Wer in seinem Betrieb mit Bargeld zu tun hat, steht seitens des Finanzamtes unter Generalverdacht der „Einnahmenverkürzung“ und damit der Steuerhinterziehung. Daher schraubt die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kasse“ immer höher.

Ab dem 01.01.2020 zündet der Fiskus nun die nächste Stufe im Kampf gegen das Schwarzgeld. Im Fokus: die elektronischen Kassensysteme.

Folgende verschärfte Anforderungen muss Ihr elektronisches Kassensystem zukünftig erfüllen:

1. ein Schutzmodul – eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier gibt es drei Bestandteile:

Erstens, das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass (Kassen-)Eingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Zweitens, das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Drittens, die digitale Schnittste

Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfzwecke gewährleisten.

Jedes zertifizierte Kassensystem bzw. Sicherheitsmodul verfügt über eine individuelle Seriennummer. Jedem Geschäftsvorfall und anderem Vorgang wird u.a. eine eigene Transaktionsnummer zugewiesen. Die Transaktionsnummern sind so beschaffen, dass Lücken erkennbar sind. Des Weiteren wird für jeden Vorgang ein Prüfwert generiert sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes erfasst.

Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Informationstechnik (BSI). Hierfür sorgt Ihr Kassenaufsteller.

1. eine Belegausgabeverpflichtung

Ab 2020 gilt erstmals eine grundsätzliche Belegausgabeverpflichtung, allerdings nur bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems – egal, ob die Kunden den Beleg mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Details finden Sie in dieser Ausgabe in einem weiteren Artikel und erfahren Sie von Ihrem steuerlichen Berater.

1. Mitteilungspflichten über Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme von Aufzeichnungssystemen

Ab 01.01.2020 müssen sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Hierzu soll ein amtliches Formular genutzt werden, das es aber noch nicht gibt.

 Achtung:

• Alle vor 2020 angeschafften Systeme müssen bis 31.01.2020 gemeldet werden.
• Beim Neukauf einer Registrierkasse ab dem 01.01.2020 brauchen Sie einen Zertifizierungsnachweis.

Eine Übergangsregelung verschafft Ihnen Luft bis 31.12.2022.

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die grundlegenden Aufzeichnungsanforderungen erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit den oben genannten Funktionen aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Im Umkehrschluss müssen Kassensysteme, die mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, bereits ab 01.01.2020 über eine solche verfügen. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

PC-Kassensysteme sind von der Ausnahmeregelung nicht umfasst und dürfen damit ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung ab 01.01.2020 nicht mehr eingesetzt werden.

Kassensysteme, die nicht nachrüstbar sind und vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen entsorgt und durch ein neues System ersetzt werden.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller und/ oder mit Ihrem Steuerberater auf, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mit Umsatzzuschätzungen von nicht selten zehn bis 15 Prozent durch den Prüfer konfrontiert werden, weil Ihr System nicht „ordnungsgemäß“ ist.