Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co.
Eine der Fragen greifen wir hier auf.
Muss ich wirklich jeden Thermopapierbeleg (z.B. Tanken, Buchhandlung, Restaurant) kopieren, aufkleben und aufbewahren?
Im Prinzip ja. Die Aufbewahrungspflicht für Belege betrifft grundsätzlich das Originalformat.
Unser Tipp: Es gibt in den neuen Vorschriften der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ endlich eine Möglichkeit, die Papierbelege (und zwar alle, nicht nur die Thermobelege) nach dem Scannen zu entsorgen. In der „Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen“ müssen Sie dafür Ihren „Beleg-Prozess“ dokumentieren.
Und zum Scannen unterwegs gibt es verschiedene Apps für Ihr Handy – so brauchen Sie den Beleg nicht einmal mehr nach Hause zu tragen. Wir empfehlen dazu die DATEV App Upload mobil, da sie die Belege direkt in Unternehmen Online hochlädt.
Gut zu wissen: Diese Verfahrensanweisung beinhaltet auch den Umgang mit mobilen Belegen, also Belege, die per Handy-App fotografiert und digitalisiert werden.
Bei der Erstellung dieser Verfahrensanweisung gibt es zwar einiges zu regeln – immerhin hat die Mustervorlage 27 Seiten. Doch der Grundaufwand lohnt sich, wenn dauerhaft die Ablage der Papierbelege wegfällt.
Gerhard Ehinger, unser Experte für Verfahrensdokumentationen, zeigt Ihnen individuell wie Sie von der Umsetzung profitieren.
Sein Profi-Tipp: Fehlt bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD kann es zu erheblichen Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. Ein weiterer wichtiger Grund, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.
Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.
