Seit Beginn des Jahres gilt die neue Zeiterfassungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz. Viele Unternehmen denken derzeit aktiv über 4 Tage Woche, Vertrauensarbeitszeit und „New Work“ insgesamt nach.

Der Grund für die Einführung: Die Mitarbeitenden sollen vor Überarbeitung geschützt werden.

Wir geben Ihnen die Basis-Informationen und nennen Tools, mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern.

Zeiterfassung konkret

• Wer ist betroffen?

Alle Arbeitgeber – ausnahmslos. Sie sind also persönlich dafür verantwortlich, dass die Arbeitszeit aller Ihrer Mitarbeiter gesetzeskonform dokumentiert wird.

                Wichtige Ausnahme: „Echte“ leitende Mitarbeiter sind von der Pflicht befreit. Das gilt für Sie
                zum Beispiel als Geschäftsführer Ihrer eigenen GmbH.

• Welche Arbeitszeitvorgaben gelten?
  Die maximal zulässige Arbeitszeit beträgt täglich 8 Stunden, Sonderregelungen gibt es zum Beispiel nach dem Jugend- und Mutterschutzgesetz.
• Was genau muss aufgezeichnet werden?
  Der Beginn und das Ende der Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers muss incl. Pausen und Überstunden aufgezeichnet werden. Eine „Inhaltsangabe“ – also die konkreten Tätigkeiten der Mitarbeitenden müssen nicht genannt werden.
• Wer muss aufzeichnen?

Verantwortlich sind Sie als Arbeitgeber.

Tipp: Verfassen Sie eine Richtlinie bzw. eine Betriebsvereinbarung, in der Sie klar regeln, dass Ihre Mitarbeiter täglich der Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen. Es reicht nämlich nicht, wenn Sie die Zeiterfassung zur Verfügung stellen. Sie sind verpflichtet die Erfassung auch zu überprüfen. Allein der Nachweis dieser Verpflichtung ist gewöhnungsbedürftig.

Tipp: Schreiben Sie in Ihre Vereinbarung auch gleich die Prüfungsroutine und wer sie ausführt. Ein „virtueller Haken“ schadet nicht.

Was passiert, wenn nichts passiert? Die Sanktionen.

Kommen Sie Ihrer Pflicht als Arbeitgeber an dieser Stelle nicht nach, wird ein Bußgeld i. H. v. max. 15.000 € oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr fällig. Die Kontrolle erfolgt über die Arbeitsschutzbehörde.

Beim ersten „Auffallen“ scheint die Behörde noch relativ „entspannt“ und fordert Sie kurzfristig auf, die Zeiterfassung einzurichten – das gilt allerdings nicht bei Branchen mit „Schuldvermutung“ wie etwa der Bau- oder der Gastronomiebranche.

Digitale Helferlein

Grundsätzlich muss die Zeiterfassungspflicht nicht digital erfolgen. Aber wer will schon jeden Abend alle Zettel einsammeln?

Um das für Sie passende Zeiterfassungstool zu finden, sollten Sie sich folgende 4 Fragen stellen:

• Was muss das Tool auf jeden Fall können? Die Must-Haves
  Reicht Ihnen die Mindestfunktion: Arbeitsanfang und Ende? Oder wollen Sie für sich mehr wissen? Brauchen Sie etwa mehr Informationen für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung? Wie die Zahl der Überstunden oder auch Informationen zum Arbeitsinhalt – in der Handwerksbranche also den konkreten Kundenauftrag. Bei dieser Gelegenheit lohnt es sich auch, über eine „größere“ HR-Software mit umfassenden Funktionen wie digitaler Personalakte und Co nachzudenken.
• Muss das Tool mobil über eine Handy-App nutzbar sein?
  Insbesondere im Handwerk und in allen Branchen, bei denen Außendienst eine Rolle spielt, sollten Sie nach einer Lösung mit App schauen. Viele Unternehmen nutzen Systeme, die ausschließlich per App funktionieren. Der Vorteil einer App: Die „Hürde“ der Eingabe „später“ am Schreibtisch wird ausgeschaltet.
  Achtung: Dafür muss ein Diensthandy bzw. die Einwilligung Ihres Mitarbeiters vorliegen, die App auf dem privaten Handy zu nutzen.
• Gibt es für meine Branche eine Speziallösung?
  Für viele Branchen, in denen die Arbeitszeit schon immer eine Rolle spielt, gibt es bereits seit längerem individuelle Lösungen.
• Ist die Lösung mit der Software meines Steuerberaters kompatibel?

Wenn Sie zwecks der Lohnabrechnung Daten an uns liefern wollen, ist es sinnvoll eine App zu nutzen, die die Daten direkt in unser System einspeist.

Das Angebot für Zeiterfassungsapps ist groß. Hier eine kleine Auswahl:

• Toggl – toggl.com/track/ kostenloses Tool bei bis zu 5 Mitarbeitern
• Crewmeister – crewmeister.com umfassende Funktionen und mobile App. Daten per Excel exportierbar. Branchen unabhängig.
• Clockin – www.clockin.de Handwerksanwendung, bewusst einfach in der Anwendung. Auch für Gastronomie oder Physiotherapiepraxen.
• Goodtime – www.goodtimerecording.com/de/ sehr günstiges Basistool für alle Branchen. Export möglich.
• Clockodo – https://www.clockodo.com – geeignet für kleine und mittelständische

Unternehmen.

Fazit: Zeiterfassung als notwendiges Übel oder Start für eine moderne Personalarbeit

Wie so oft schießt die Gesetzgebung mit der Zeiterfassung für alle über das Ziel hinaus. Wenn die Arbeitszeit in Ihrem Betrieb eine zentrale Rolle spielt, lohnt es sich bei dieser Gelegenheit die „Personalverwaltung“ insgesamt zu modernisieren – und dabei Automationseffekte mitzunehmen.