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Digitales Funkrauschen – wie Sie die Kommunikationskanäle sinnvoll bedienen

Auf wie vielen Kanälen sind Sie unterwegs? Mal eben telefonieren – mit oder ohne Video, ein paar Mails schreiben, per WhatsApp chatten. Heutzutage gehen wir ganz selbstverständlich mit dieser Medienvielfalt um. Doch im Berufsleben ist nicht immer jeder Kanal für alle Inhalte passend. Spätestens wenn Sie die vierte Mail mit Betreff AW:AW:AW:AW: bekommen, wäre dieser Sachverhalt vermutlich einfacher mit einem Telefonat erledigt gewesen.

Welches Medium passt also wofür am besten?

1. E-Mail: das digitale Massenmedium

Die E-Mail-Kommunikation zählt nach wie vor zu den beliebtesten Kommunikationsmitteln. Allein in Deutschland werden über 2 Mrd. E-Mails täglich versendet. Davon sind zwar 55 % Spam und ein weiterer Teil irrelevant – denken Sie nur an die Mails, bei denen Sie „nur“ im CC stehen. Gleichzeitig ist mit jeder Mail für den Empfänger eine Aktion verbunden (und sei es nur das Überfliegen und Löschen). Es lohnt sich also bereits vor dem Schreiben der Mail zu überlegen, ob das wirklich der beste Kanal ist.

E-Mails zum asynchronen Informationsaustausch
Asynchron werden die Kanäle bezeichnet, bei denen Sender und Empfänger die Informationen zeitversetzt bearbeiten. Wenn Sie also keine unmittelbare Antwort auf Ihre Nachricht erwarten, ist die EMail eine gute Wahl. Und wenn Ihr Anliegen leicht verständlich ist, können Sie es auch nutzen, um Fragen zu stellen oder um die Erledigung von Aufgaben zu bitten, die nicht eilig sind. Auch für den Informationsaustausch mit größeren Gruppen und Marketingaktionen eignen sich E-Mails gut.

Digitale Einbahnstraße
E-Mails sind eher Informations- als Kommunikationsmittel und daher digitale Einbahnstraßen. Sie eignen sich nicht für die Pflege Ihrer persönlichen Beziehungen und führen bei ausufernder Nutzung zu sinkender Produktivität. Denken Sie an das Pingpongspiel von Terminvereinbarungen oder den Versuch, einen komplexen Sachverhalt zu erklären, der dann missverstanden wird und erst mit mehreren Rückfragen – wieder per Mail – aufgeklärt wird. Hier ist auf beiden Seiten Frust vorprogrammiert.

Hier lohnt sich der Griff zum „Hörer“.

2. Telefon: Treten Sie in den Dialog

Wo die schriftliche Kommunikation an ihre Grenzen stößt, spielt das Telefongespräch seine Stärken aus. Kaum eine andere Kommunikationsform ist so effektiv wie der persönliche Dialog.

Nutzen Sie den persönlichen Draht
Wenn Sie Fragen zu konkreten Sachverhalten klären, in Gedankenaustausch treten oder einen Konflikt besänftigen möchten: Die Kommunikation per Telefon ist neben dem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht das wirksamste Mittel. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist es sinnvoll, sich regelmäßig mit Mitarbeitern und Kunden in Telefonaten auszutauschen, um den persönlichen Draht nicht zu verlieren und die gemeinsame Vertrauensbasis zu pflegen.

Die Generationen Y und Z
Menschen, die mit dem Smartphone aufgewachsen sind, sind es eher gewohnt, zu chatten als zu telefonieren – dazu gleich mehr in Punkt 3.

Verzichten sollten Sie dennoch nicht auf den Telefonanruf, wenn es das Thema erfordert. Wundern Sie sich allerdings nicht, wenn das Telefonat weggedrückt wird. Für die Jüngeren ist das normal und nicht unhöflich gemeint. Sollen an einem Gespräch mehr als zwei Personen
teilnehmen, erfordert die Einrichtung einer Telefonkonferenz ein wenig Organisation vorab – eine Kalendereinladung per E-Mail ist dann die sichere Wahl, bzw. mit einem Tool wie Doodle ersparen Sie sich das bereits beschriebene Pingpongspiel.

3. Chat: schnelles und zwangloses Miteinander

Im Unterschied zur E-Mail-Kommunikation sind Chat-Nachrichten das perfekte Medium für die schnelle Frage zwischendurch. Viele kennen das: Wir sitzen vor einer E-Mail und feilen minutenlang an der Formulierung, bevor wir „Senden“ klicken. Ganz anders beim Chat:
Hier schreiben wir unverkrampft direkt los. Zeitraubende Formalitäten sind weniger wichtig, solange der Umgangston freundlich ist. Das macht Chat schnell und effizient.

Schnelle Interaktion
Chat und Instant-Messaging eignen sich hervorragend für schnelle Frage-und-Antwort-Dialoge zu ganz konkreten Fragestellungen.
Sie benötigen zeitnahes Feedback zu einer Ihrer Aufgaben, können Ihre Mitarbeiterin oder Kollegen aber nicht anrufen, weil sie sich gerade in einer Konferenz befindet? Auch der Chat ist ein asynchrones Medium, d.h., der oder die andere antwortet, wenn es zeitlich für sie passt. Doch wenn der andere gerade online ist, ist die Antwort meist eine Frage von Sekunden. Mit Emojis bekommen die Nachrichten einen persönlichen Touch und sind damit für das lockere menschliche Miteinander besser geeignet als steife E-Mail-Nachrichten.

Disziplin und Ordnung
Gruppen-Chats und Dialoge zu komplexen Themen können schnell ausarten. Tools wie Slack oder MS Teams können schnell zu Produktivitätseinbußen führen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wann der Punkt erreicht ist, den Chat einzustellen und zum persönlichen Gespräch
überzugehen. Überlegen Sie deshalb, wie Sie Disziplin und Ordnung in ihre Chat-Kommunikation bringen, und legen Sie Regeln fest. Als Erstes gehört dazu das Festlegen der Kanäle mit den dazugehörigen Beteiligten, z.B. ein Firmenkanal für alle, Kanäle für jede Abteilung, Kanäle für Projektteams usw. – vergessen Sie nicht den Spaßkanal für die gute Laune. Und zweitens sind auch hier konkrete Chat-Zeiten sinnvoll, damit die Mitarbeiter ungestört ihre Aufgaben abarbeiten können.

4. Videokonferenz: ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Die Kommunikation per Video ist ein hervorragendes Mittel, um sowohl die persönliche Beziehung auszubauen als auch zielgerichtet Informationen auszutauschen. Wir sehen unser Gegenüber, erkennen am Gesichtsausdruck, wie es dem oder der anderen gerade geht, und minimieren so das Risiko von Missverständnissen. Und das Ganze auch noch zeit- und umweltschonend. An- und Abreisezeiten entfallen, wir verzichten auf Auto, Bus und Bahn und treffen uns entspannt zum vereinbarten Zeitpunkt.

Dialog mit Bildschirm teilen
Die letzten Monate haben es gezeigt: Fast alle Besprechungen, die wir bis jetzt mit persönlicher Anwesenheit durchgeführt haben, lassen sich in gleicher Qualität als Videokonferenz durchführen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht schafft Verbindlichkeit und stärkt die Beziehung. Mit der Funktion „Bildschirm teilen“ stellen wir sicher, dass alle Teilnehmer vom Gleichen reden, können Funktionen und Ergebnisse zeigen oder mit einem virtuellen Whiteboard auch gemeinsam Ideen entwickeln und Lösungen visualisieren.

Unternehmen können damit erheblich Reisekosten einsparen und Arbeitszeiten effektiver nutzen. Eine Investition in Videokonferenztechnik ist daher auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Quality Time für die besonderen Anlässe
Mit diesen vier digitalen Kanälen lässt sich der Großteil der Unternehmenskommunikation abdecken. Heißt das, Sie verzichten komplett auf persönliche Treffen? Sicher nicht, doch betrachten Sie diese Treffen als Quality Time. Strategiegespräche mit Ihren Kunden, Entwicklungsgespräche mit den Mitarbeitern, das Sommerfest für und mit dem Team sind besondere Anlässe, die dann auch bewusst zelebriert werden.