Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen). Bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Vanessa Grünberg*

Guten Tag, mein Name ist Vanessa Grünberg. Ich bin gelernte Steuerfachangestellte, 29 Jahre alt, und wenn ich nicht arbeite, bin ich am liebsten mit meinem Hund im Wald unterwegs. Ich habe in der Kanzlei meine Ausbildung zur Steuerfachangestellten gemacht und gemerkt, dass mir der Bereich Lohn- und Gehaltsbuchführung am meisten liegt. Deshalb betreue seit drei Jahren überwiegend Lohnmandanten.

Welche Eigenschaften sind für diesen Bereich aus meiner Sicht besonders wichtig? Ich glaube, es ist das Bewusstsein für die hohe Verantwortung, die ich trage. Denn mit meiner Arbeit sorge ich dafür, dass

• Mitarbeiter pünktlich ihr Gehalt bekommen,
• die Abrechnung stimmt und
• wir dem Arbeitgeber den Rücken freihalten bei all dem Bescheinigungswesen, den Dokumentationspflichten und Prüfungen.

Ich bin eine bekennende Frühaufsteherin und starte deshalb zwischen 7:30 Uhr und 8:00 Uhr als eine der Ersten in der Kanzlei.

Lohnabrechnungen und mehr

Die Lohnabrechnungen von Maler Fleck stehen heute als Erstes auf dem Plan. Das Geschäft von Herrn Fleck läuft gut, deshalb stellt er zu seinen neun Mitarbeitern gerade zwei neue Mitarbeiter ein: einen Maler als Vollzeitkraft und einen Minijobber. Das bedeutet für mich, diese beiden Mitarbeiter im Programm anzulegen und beim Finanzamt und bei der Krankenkasse anzumelden. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es dabei unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten. In diesem Fall ist es einmal die Meldung ans Finanzamt und die Krankenkasse und für den Minijobber die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft.

Anja Mauer, die Mitarbeiterin von Maler Fleck, die sich um die Bürotätigkeiten kümmert, wird als Festangestellte wie jeden Monat mit dem gleichen Gehalt abgerechnet. Für die anderen acht überprüfe und berücksichtige ich die Überstunden und die Reisekosten. Letzteres ist manchmal gar nicht so ohne, da wird gern mal ein Beleg vergessen oder der Kundenname, sodass ich nachfragen muss, um die Mehraufwendungen für Verpflegung abzurechnen. Jonas Teiler, einer der Maler, hat sich während der Arbeit verletzt. Neben der Krankmeldung kümmere ich mich auch um die Meldung bei der Berufsgenossenschaft und kläre mit der Krankenkasse die Lohnfortzahlung.

Wenn dann alles fertig ist, werden die Meldungen für Lohnsteuer, Krankenkasse mit den entsprechenden Zahlungsträgern erstellt.

Auslandsaufenthalt für einen Mitarbeiter

Für das Dentallabor Weingarten stelle ich noch A1-Bescheinigungen für zwei der Mitarbeiterinnen aus. In Wien findet die WID Internationale Dentalausstellung statt, die sie mit ihrer Chefin besuchen werden. Einigen unserer Mandanten war anfangs nicht klar, dass bei jedem Auslandsaufenthalt eines Mitarbeiters – und wenn er auch noch so kurz ist – innerhalb der EU, EWR und Schweiz die A1-Bescheinigung zu beantragen und vom Arbeitnehmer mitzuführen ist. Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. Jetzt werden die Kontrollen gerade in Frankreich und Österreich immer schärfer. Da habe ich persönliche Aufklärungsarbeit geleistet und alle Mandanten nach und nach abtelefoniert, um sie vor möglichen Bußgeldern zu bewahren.

Sozialversicherungsprüfung

Am Nachmittag findet für die Firma Max Maschinenbau eine Sozialversicherungsprüfung statt. Die Prüferin kommt dafür zu uns in die Kanzlei, und ich kümmere mich darum, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen, beantworte Fragen und bespreche das Ergebnis. Nach drei Stunden ist die Prüferin fertig, alles ist in Ordnung, und ich kann unserem Mandanten die gute Nachricht überbringen.

Sie sehen, meine Tage sind immer sehr abwechslungsreich. Und weil ich dieses Thema noch weiter vertiefen will, mache ich ab Herbst die Weiterbildung zur Fachassistentin Lohn und Gehalt.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉

Was macht eigentlich ein / eine Mitarbeiter/in Rechnungswesen Finanzbuchhaltung?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Lotse-Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer*

Ich bin Nicole Sommer, 32 Jahre alt, verheiratet, zwei Kinder (4 und 6) und arbeite seit vier Jahren in der Kanzlei und mache Buchführung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse für 30 Mandanten.

Ich habe die Ausbildung zur Steuerfachassistentin gleich nach dem Fachabitur gemacht. Für den Beruf habe ich mich entschieden, weil ich schon als Kind beim Treppensteigen immer die Stufen mitgezählt habe und meine Mutter meinte: „Nicki, du machst mal was mit Zahlen, das liegt dir.“ Na ja, das war vielleicht nicht der einzige Grund. Bei einem zweiwöchigen Schulpraktikum habe ich gesehen, dass es um viel mehr geht als um Zahlen. Der persönliche Umgang mit Mandanten, die Möglichkeit, anderen lästige Aufgaben abzunehmen und die Kombination Beruf und Familie in Einklang zu bringen, haben den Ausschlag gegeben.

Mein Arbeitstag beginnt um 8.30 Uhr, da sind die Kinder in der Kita und Schule untergebracht. Mein Mann ist Lehrer und kümmert sich ab mittags um die Kleinen. Ein Teil meiner Kolleginnen und Kollegen ist schon da, und der Tag beginnt mit herzlichem Hallo und der obligatorischen Tasse Kaffee.

Heute ist die Buchhaltung von Maler Fleck dran, er macht mit seinem Betrieb und seinen neun Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 730.000 €, jeden Monat schreibt er rund 20 Rechnungen an Kunden, hat ein kleines Geschäft mit Barumsätzen, und 200 Rechnungen bzw. Belege sammeln sich pro Monat an.

Zum Glück haben wir einen Großteil unserer Mandanten letztes Jahr auf die digitale Zusammenarbeit umgestellt. So habe ich alle Belege sofort am PC zur Verfügung, und das Programm macht – nach einer Lernphase – durch OCR-Erkennung gleich entsprechende Buchungsvorschläge. Natürlich haben wir bei einigen Mandanten richtig Überzeugungsarbeit leisten müssen, der Pendelordner war eben ein vertrautes und eingespieltes System, das gut funktioniert hat. Maler Fleck war sehr schnell dabei, denn erstens hat er verstanden, dass scannen statt Beleg lochen und in Ordner einsortieren sogar Zeit spart. Dafür werden der Zahlungsverkehr und die Belegsuche durch das digitale System für ihn erheblich erleichtert.

So, jetzt aber weiter mit Buchen, wobei, es sind viel mehr Kontrollaufgaben und fachlicher Qualitätscheck. Erfüllt der Beleg die Anforderungen für den Vorsteuerabzug? Ist eine Maschine angeschafft worden, die als Anlagevermögen zu verbuchen ist? Sind auf dem Beleg ausschließlich betrieblich veranlasste Ausgaben, oder ist etwas privat zu verbuchen? Besonderes Augenmerk ist bei den Anzahlungen erforderlich. Um eine aussagekräftige BWA zu erhalten, sind auch die unfertigen Leistungen gleich monatlich anzupassen. Bei GmbHs haben wir darüber hinaus eine Vielzahl gesellschaftsrechtlicher Punkte zu beachten – zum Beispiel bei Anpassung des Geschäftsführergehalts.

Und wie so oft: In der Bank finde ich Buchungen, für die die Belege fehlen. Ich sammle die Rückfragen und kläre sie dann kurz telefonisch. Die Buchhaltung ist dann soweit fertig, und Umsatzsteuer-Voranmeldung und Auswertungen werden Maler Fleck online im Portal zur Verfügung gestellt.

Da habe ich mir doch eine kurze Pause verdient, jetzt ist ja auch schon Mittag. Am Vormittag haben einige Mandanten angerufen, die ich jetzt zurückrufe. Frau Lindner fragt, ob sie ihr neues Fahrzeug besser leasen oder kaufen soll. Herr Steurer braucht eine Verdienstbescheinigung. Darum kümmere ich mich jetzt noch schnell.

Den Rest des Tages kümmere ich mich dann um die nächste Buchführung von Maria Lechner. Sie hat ein Geschäft für hochwertige Tiernahrung und betreibt neben ihrem Ladengeschäft einen Online-Shop auf Amazon. Werbung macht sie mit Facebook und Instagram, und ihr eigener Hund hat einen beliebten YouTube-Kanal, mit dem sie als Influencerin über Product Placement zusätzliche Einnahmen hat. Sie kauft in ganz Europa ein, sodass hier in Sachen Umsatzsteuer echtes Expertenwissen gefragt ist. Deshalb habe ich letztes Jahr eine eintägige Fortbildung zum Thema Umsatzsteuer International gemacht.

Und das ist der Grund, warum ich meinen Beruf so mag: die Vielfalt der Branchen und Unternehmercharaktere. Und ständig lerne ich Neues dazu. Ich hoffe, dass mir die Digitalisierung in Zukunft noch mehr Routinetätigkeiten bei der Buchführung abnimmt. Denn dann kann ich mich noch besser um die fachlichen Anliegen meiner Mandanten kümmern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉