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Viel zu tun? Checkliste für die laufenden Aufgaben einer Unternehmensleitung

Als Einzelunternehmer stehen Sie täglich vor der Herausforderung, zwei sehr anspruchsvolle Rollen zu meistern: Sie sind einerseits Experten in Ihrem Fachgebiet, die mit Leidenschaft und Fachwissen ihr Geschäft vorantreiben. Andererseits sind Sie auch Manager Ihres eigenen Unternehmens, verantwortlich für die Organisation, Planung und strategische Ausrichtung. Diese Doppelfunktion erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, Organisationstalent und nicht zuletzt eine klare Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens.

In dieser Doppelrolle sind Sie gefordert, den Überblick über eine Vielzahl von Aufgaben zu behalten, die das Unternehmertum mit sich bringt. Von der Buchhaltung über Personalmanagement bis hin zur strategischen Planung – die Liste der Verantwortlichkeiten ist lang und vielseitig. Um Ihnen dabei zu helfen, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, haben wir eine Checkliste für das Jahr zusammengestellt. Diese soll Ihnen als Leitfaden dienen, um die vielfältigen Aufgaben strukturiert und effizient anzugehen. Denken Sie daran, diese Liste an Ihre individuellen Bedürfnisse und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Nun zu den Aufgaben und Tipps, die Ihnen helfen werden, das Jahr erfolgreich zu gestalten:

1. Der Papierkram-Tanz:

  • Altbelege, die nicht mehr benötigt werden? Es ist Zeit, sich von ihnen zu verabschieden. Schaffen Sie Ordnung!

2. Das Personal-Puzzle:

  • Beachten Sie die neuen Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung.
  • Der Mindestlohn hat sich geändert? Ein wichtiger Punkt für Ihre Gehaltsabrechnungen.
  • Überprüfen Sie Ihre Minijob-Verträge und passen Sie sie bei Bedarf an.
  • Entscheiden Sie weise bei der U1-Erstattung.

3. Externe Anfragen mit Finesse managen:

  • Haben Sie Änderungen im Transparenzregister eingetragen?
  • Ein Treffen mit dem Versicherungsmakler steht an – Zeit für einen Check der Deckungssummen.
  • Ist ein Relaunch Ihrer Homepage geplant? Jetzt könnte der richtige Zeitpunkt sein.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen zukunftsfähig bleibt. Was können Sie loslassen, was sollten Sie neu angehen?
  • Bereiten Sie sich auf anstehende Audits vor.

4. Der Banken-Dialog:

  • Halten Sie sich an die Kreditvorgaben Ihrer Bank.
  • Reichen Sie Ihre Planungsrechnung rechtzeitig ein.
  • Der Jahresabschluss steht an – halten Sie die Fristen ein.
  • Achten Sie auf auslaufende Kredite und deren Verlängerung.

5. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:

  • Gesellschafterbeschlüsse des vergangenen Jahres? Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater sie hat.
  • Neue Verträge? Ihr Steuerberater freut sich über die zeitnahe Zusendung .
  • Teilen Sie Ihre Prognosen für das kommende Jahr.
  • Gewinnveränderungen zum Vorjahr? Überprüfen Sie, ob Vorauszahlungen angepasst werden müssen.
  • Denken Sie an die Meldung über Anteilstausch.

Und hier sind drei Tipps, um all das zu meistern:

1. Kluges Delegieren: Sie sind der Kapitän Ihres Schiffes, aber Sie müssen nicht alle Aufgaben alleine bewältigen. Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams und delegieren Sie Aufgaben, wo es sinnvoll ist. Tools wie Trello oder Meistertask können dabei helfen, den Überblick zu behalten.

2. Effektives Zeitmanagement: Planen Sie Ihre Woche strategisch. Widmen Sie bestimmte Zeiten spezifischen Aufgaben, um fokussiert und effizient zu bleiben.

3. Digitalisierung als Verbündeter: Setzen Sie auf digitale Lösungen, um Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Von der Buchhaltung bis zum Kundenmanagement gibt es zahlreiche Tools, die Ihnen den Alltag erleichtern können.

Abschließend möchten wir Ihnen sagen: Sie leisten Hervorragendes! Nehmen Sie sich auch die Zeit, Ihre Erfolge zu würdigen. Sie haben es sich verdient.

Qual der Wahl – Erwerb einer zu vermietenden Immobilie privat oder über Vermögensverwaltungs-GmbH?

Wenn wir als Berater die letzten Gespräche mit Mandanten Revue passieren lassen und uns überlegen, welches Thema eine von Ihnen oft gestellte Beratungsanfrage war, dann war das Thema, ob eine Immobilie über eine Vermögensverwaltungs-GmbH (Immobilien-GmbH) oder besser privat
erworben werden soll, sicherlich ganz vorne mit dabei.

Wie so oft im Steuerrecht war dann die Antwort: Es kommt darauf an.

Ob privat oder GmbH, der Erwerbsvorgang unterscheidet sich nicht, denn in beiden Fällen müssen Sie zum Notar, und auch in beiden Fällen müssen Sie die gleiche Grunderwerbsteuer bezahlen.

Auch bei anderen Steuerarten wie der Umsatzsteuer oder Erbschaftsteuer gibt es keine (nennenswerten) Unterschiede.

Zwei große Unterschiede gibt es allerdings:

Der eine ist schnell erklärt. Das sind die Kosten. Bei einer GmbH müssen Sie einen Jahresabschluss (Bilanz mit Anhang) erstellen und diesen im Bundesanzeiger offenlegen. Auch ist eine Meldung im

Transparenzregister notwendig. Das Finanzamt verlangt zudem eine Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung.

Bei einer Immobilie im Privatvermögen ist eine Anlage V abzugeben. Eventuell eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben, wenn umsatzsteuerpflichtig vermietet wird. Das war es dann auch schon.

Sie müssen jetzt kein Mathe-Genie sein, um zu erkennen, dass es hier große Honorardifferenzen gibt.

Der zweite Unterschied ist die Ertragsteuer.

Bei der Immobilie im Privatvermögen fällt auf den Überschuss (Zahlungseingang minus Zahlungsausgang – die tatsächliche Geldbewegung ist entscheidend) Einkommensteuer in Höhe Ihres persönlichen Grenzsteuersatzes an. Dieser kann bei Ansatz der „Reichensteuer“ bis zu 45 % zuzüglich SolZ und Kirchensteuer betragen.

Allerdings sind Überschüsse aus späteren Immobilienverkäufen außerhalb der Zehnjahresfrist (Datum des Notarvertrags ist maßgebend) steuerfrei.

Eine Kapitalgesellschaft, insbesondere die GmbH, ist kraft Rechtsform immer ein Gewerbebetrieb und zur doppelten Buchführung verpflichtet. Zahlungsein- und -ausgänge sind hierbei irrelevant. Der so ermittelte Gewinn ist körperschaftsteuer- und gewerbesteuerpflichtig.

Soweit die Gesellschaft jedoch nur eigenen Grundbesitz und eigenes Kapitalvermögen verwaltet, unterliegt sie der erweiterten Kürzung des Gewerbeertrags und bleibt im Ergebnis gewerbesteuerfrei.

Damit verbleibt im Idealfall nur die Körperschaftsteuer mit dem Solidaritätszuschlag als Ertragsteuerbelastung. Das wären dann gerade mal 15,83 %. Im Vergleich zur Immobilie im Privatvermögen ergibt sich also eine deutlich höhere Nettorendite, mit der dann schneller weiteres Kapital für neue Immobilienzukäufe angespart werden kann.

Immobilienverkäufe sind dann aber im Gegensatz zum Privatvermögen steuerpflichtig. Es sei denn, es existiert eine Holding-Struktur und es wird nicht die Immobilie verkauft, sondern die Holding verkauft gleich eine ganze Tochtergesellschaft mit den darin bilanzierten Immobilien. Dieser Gewinn wäre dann zu 95 % steuerfrei, jedoch nur bis zur Ausschüttung an den oder die Gesellschafter.

Alternativ zur Holding könnte der steuerpflichtige Gewinn auch in eine sogenannte 6b-Rücklage eingestellt und auf eine neue Immobilie übertragen werden. Im Ergebnis könnte somit auch hier im Einzelfall (Beratung erforderlich!) der Gewinn steuerfrei gestellt werden.

Wenn Sie als Gesellschafter Gewinnausschüttungen tätigen, dann unterliegen diese der Abgeltungssteuer mit 26,38 %. Bei einer Vollausschüttung beträgt dann der Gesamtsteuersatz 38,03 %. Im Fall von Ausschüttungen schmilzt der Vorteil der GmbH dann sehr schnell.

Erwerb im Privatvermögen oder durch eine GmbH? – die entscheidenden Fragen

Es kommt also insbesondere auf folgende Kriterien an, ob Sie die Immobilie besser im Privatvermögen oder durch eine GmbH erwerben wollen:

» Wie viele Immobilien sollen angeschafft werden? – Denken Sie an die Kosten einer GmbH!

» Wäre die GmbH ausschließlich vermögensverwaltend tätig? – Hier ist Vorsicht geboten!

» Kann die GmbH den ganzen Gewinn thesaurieren? – Nur dann lohnt es sich richtig!

» Können Sie mit einer GmbH umgehen? – Die GmbH müssen Sie wie eine fremde Person behandeln!

Gerne beraten wir Sie, was wirklich zu Ihnen passt. Denn die richtige Entscheidung ist hier nicht leicht zu treffen.

Spielregeln für ein besseres Miteinander

Aktives Erwartungsmanagement – unter diesem Stichwort haben wir uns bei unserem letzten delfi-net Treffen in Frankfurt mit 20 weiteren Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht und diskutiert, wie wir im Team klar und offen kommunizieren, so dass wir tolle Arbeit für unsere Mandanten leisten und selbst Freude bei der Zusammenarbeit haben. Ein zentraler Satz, der den Tag begleitet hat:

Bei solchen Treffen tut es immer wieder gut zu hören, dass wir schon vieles richtig machen. Und gleichzeitig nehmen wir gerne neue Impulse und Anregungen für die Kanzlei mit, die wir dann direkt umsetzen.

Passenderweise sind wir gleich zu zweit dort gewesen: Steuerberaterin Sabine Steinhäuser mit ihrer angestellten Steuerberaterin Claudia Zösch, die von Anfang an ein wichtiger Bestandteil der Kanzlei ist. Im Bild in der Mitte steht Angela Hamatschek, eine der delfi-net Anstifterinnnen – das delfi-net Steuerberaternetzwerk ist eine Gemeinschaft gleichgesinnter Steuerberaterinnen und Steuerberater, die offenen Austausch pflegen und ihre Kanzlei zukunftsorientiert weiterentwickeln.

2404 dn Treffen Spielregeln Mitarbeiter

Und wie beteilige ich meine Kinder an meinem Immobilienvermögen?

Sie verfügen über Immobilienvermögen und denken nun darüber nach, wie Sie möglichst steuergünstig Ihre Kinder beteiligen? Dann unterstützen wir Sie gern.

Hier die zwei wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt:

  1. Die Rechtsform

Zunächst stellt sich die Frage der Rechtsform. Die Familiengesellschaft kann als Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR), Kommanditgesellschaft (KG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) geführt werden.

Befinden sich Ihre Immobilien bereits in einer vermögensverwaltenden GmbH, besteht kein Handlungsbedarf. An dieser Stelle können Sie Ihre Kinder beteiligen. Die bei minderjährigen Kindern bestehenden Stolperfallen werden wir Ihnen später aufzeigen.

Sind die Immobilien jedoch noch im Privatvermögen, fällt bei der Übertragung in eine GmbH zusätzlich Grunderwerbsteuer an. Übertragen Sie die Grundstücke aber in eine GbR oder KG, an der nur Ihre Kinder und Ihr Ehepartner beteiligt sind, wird keine Grunderwerbsteuer ausgelöst.

Ein großer Nachteil der GbR ist die volle Haftung. Aus diesem Grund ist es sehr schwierig, minderjährige Kinder zu beteiligen. In diesen Fällen ist eine familiengerichtliche Genehmigung erforderlich, die selten gewährt wird. Außerdem haben Ihre minderjährigen Kinder ein Sonderkündigungsrecht bei Volljährigkeit.

Für alle Gesellschaftsformen gilt, dass Sie über den Gesellschaftsvertrag abweichende Regelungen treffen können, wie z.B.:

  • Abweichungen zwischen Beteiligung und Stimmrechten
  • Veränderung der Gewinnverteilung
  • individuelle Regelung der Geschäftsführung
  • Ausschluss bestimmter Familienmitglieder
  • Einschränkung des Entnahmerechts, um somit den Vermögensaufbau zu gewährleisten

  • Minderjährige Kinder

Um minderjährige Kinder beteiligen zu können, ist einiges zu beachten. Grundsätzlich werden Kinder von ihren Eltern vertreten. Dies gilt nicht, wenn Geschäfte zwischen Kind und Elternteil getätigt werden. In diesen Fällen wird ein Ergänzungspfleger benötigt. Ist das Geschäft aber lediglich rechtlich vorteilhaft, so dürfen die Eltern ihr Kind vertreten. Bei der Schenkung von Kommanditanteilen wird hiervon ausgegangen. Eine familiengerichtliche Genehmigung wird trotzdem in den meisten Fällen erforderlich sein.

Zusammengefasst kommen wir auf folgendes Ergebnis:

  1. Durch die Beteiligung Ihrer minderjährigen Kinder an Ihrem Vermögen können steuerpflichtige Einkünfte verlagert und hierdurch kann die Einkommensteuerbelastung vermindert werden.
  2. Der Erbschaftsteuerfreibetrag kann frühzeitig und hierdurch öfter genutzt werden, da dieser alle zehn Jahre neu zur Verfügung steht.
  3. Durch die Wahl einer haftungsbeschränkten Gesellschaftsform kann die Bestellung eines Ergänzungspflegers vermieden werden. Allerdings benötigen Sie für bestimmte Geschäfte die Genehmigung des Familiengerichts.
  4. Im Gesellschaftsvertrag können Sie Regelungen zu Stimmrecht, Geschäftsführung und Vermögensaufbau gestalten.

Wenn Sie hier konkrete Maßnahmen planen, sprechen Sie uns frühzeitig an. Wir beraten Sie gern.

Verstecktes Gewürz in der Steuersuppe: Entschlüsseln Sie den Progressionsvorbehalt

Wenn es um Steuererleichterungen geht, wird gern auch mal über die Abschaffung des Progressionsvorbehalts diskutiert und bereits 2022 hat die Bundesregierung die Abschaffung der kalten Progression beschlossen.

Doch was verbirgt sich hinter dem Progressionsvorbehalt? 

Stellen Sie sich vor, Sie gehen in ein Restaurant und bestellen verschiedene Gerichte. Einige davon sind gratis, weil das Restaurant eine besondere Aktion hat. Am Ende der Mahlzeit stellt der Kellner Ihre Rechnung aus. Obwohl die Gratisgerichte nichts kosten, werden sie zur Bestimmung der Trinkgeldhöhe berücksichtigt – je mehr Sie “bestellt” haben, desto höher ist das Trinkgeld. Ähnlich funktioniert der Progressionsvorbehalt in der Steuerwelt.

Kurz gesagt: Der Progressionsvorbehalt ist eine Regelung im Einkommensteuergesetz. Er betrifft zwei Arten von Einkünften:

  1. Bestimmte inländische Ersatzleistungen wie z.B. Arbeitslosengeld.
  2. Verschiedene Arten von Auslandseinkünften.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht: “Was bedeutet das für mich?” Ganz einfach: Wenn Sie solche Einkünfte haben, werden diese zwar nicht direkt besteuert, aber sie beeinflussen den Steuersatz, der auf Ihr übriges Einkommen angewendet wird.

Hier ein leicht verständliches Beispiel:

Angenommen, Sie verdienen insgesamt 30.000 Euro, davon sind 10.000 Euro steuerfreie Einkünfte. Normalerweise würden Sie auf 20.000 Euro Einkommen einen Steuersatz von 9,8 % zahlen, also 1.960 Euro. Durch den Progressionsvorbehalt wird aber der höhere Steuersatz von 15,7 % (wie für 30.000 Euro Einkommen) angewendet, was zu einer Steuer von 3.140 Euro führt. Das bedeutet, durch den Progressionsvorbehalt zahlen Sie 1.180 Euro mehr Steuern.

Und noch etwas Spannendes: Wenn Sie negative Einkünfte haben, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen, können diese Ihren Steuersatz sogar senken – bis auf Null. Aber Achtung, das gilt nicht für alle Arten von Verlusten.

Wir hoffen, diese Erklärung war bekömmlich und so angenehm wie ein Abendessen in Ihrem Lieblingsrestaurant.

“Bereit für die Zukunft” – Lesetipp

Stellen Sie sich vor, heute ist der 31.12.2033 und Bargeld ist ab morgen Geschichte. Der DEURO, der digitale Euro, tritt in Kraft, und ganz Deutschland feiert mit Motto-Partys unter dem Motto „Wir werfen das Geld aus dem Fenster“, bei denen Geldscheine als Konfetti dienen. Wie fühlen Sie sich dabei? Sind Sie bereit, in dieser neuen Realität zu feiern, oder hängen Sie nostalgischen Erinnerungen an das Bargeld nach?

Willkommen in der Welt von Jane McGonigal, die uns in ihrem Buch “Bereit für die Zukunft” dazu ermuntert, die Zukunft nicht nur gedanklich zu entwerfen, sondern aktiv mitzugestalten. Ihr Ansatz des spielerischen Denkens eröffnet uns ein Universum der Möglichkeiten. Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Spielfigur vor: Wie würden Sie agieren, wenn die Regeln des Spiels sich ständig verändern? Die Zukunft, so McGonigal, ist weniger unvorstellbar, als wir denken. Indem wir unser Gehirn trainieren, Szenarien durchzuspielen und “Was wäre wenn”-Fragen zu stellen, erweitern wir unseren Horizont. Was wäre, wenn Steuerzahlungen freiwillig wären oder der individuelle Besitz eines Autos verboten?

Heute in 10 Jahren

McGonigal empfiehlt, sich 10 Jahre in die Zukunft zu denken. Denn zehn Jahre reichen aus, um die Gesellschaft und sein eigenes Leben drastisch zu verändern.

Mit anderen Worten: Dinge, die sich heute noch in der Experimentierphase befinden, können in nur zehn Jahren allgegenwärtig sein und die Welt verändern. Ein gesellschaftlicher Wandel, der heute unwahrscheinlich oder unvorstellbar erscheint, kann sich in zehn Jahren durchgesetzt haben.

Das hängt mit einem psychologischen Phänomen zusammen, der »Zeitgeräumigkeit«. Es entspannt und beflügelt uns, wenn wir glauben, dass wir genug Zeit haben, um wirklich etwas zu bewegen – unsere Optionen abzuwägen, einen Plan zu fassen und die Zukunft zu gestalten, so, wie wir sie wollen. Dieses Gefühl der Zeitgeräumigkeit kommt nicht auf, wenn wir nur in Tagen oder Wochen denken.

Die helle und die dunkle Vorstellungskraft

McGonigal ermutigt uns, sowohl helle als auch dunkle Zukunftsszenarien zu entwerfen.

  • Die helle Vorstellungskraft stellt die Frage: Was könnte Gutes passieren? Sie schafft Zuversicht, dass die Zukunft besser wird.
  • Die dunkle Vorstellungskraft stellt die Frage: Was könnte Schlechtes passieren? Sie macht uns bereit, uns künftigen Herausforderungen zu stellen.

Beide Perspektiven sind essenziell, um uns auf alle Eventualitäten vorzubereiten und macht uns resilienter für potenzielle Krisen.

Werden Sie zum Drehbuchautor Ihrer eigenen Zukunft

Wenn Sie eine mentale Zeitreise in die zehn Jahre entfernte Zukunft unternehmen, wechselt Ihr Gehirn die Perspektive. Das ist keine Metapher, sondern eine Tatsache. Wissenschaftler beschreiben diesen Wechsel als ein Umschalten von der ersten in die dritte Person Singular.

In der ersten Person tauchen Sie ganz in Ihre Gedanken und Gefühle ein. In der dritten Person entkommen Sie Ihrem Ich und haben eine objektivere und weitere Sicht.


Übung: Nehmen Sie sich dreißig Sekunden. Stellen Sie sich vor, wie Sie morgen früh aufwachen. Wie sieht das Zimmer aus, wer liegt neben Ihnen, was haben Sie an, was sehen Sie wenn Sie aus dem Fenster schauen. Malen Sie sich die Szene so detailliert aus wie möglich.

Dann in 1 Jahr – Dann in 10 Jahren

Nachdem Sie diese neue Erinnerung angelegt haben, passiert etwas Verblüffendes: Was für Ihr Gehirn früher unvorstellbar war, ist nun vorstellbar.

Mithilfe dieser »Erinnerung an die Zukunft« können Sie die Planung und Vorbereitung der Zukunft viel effektiver angehen.

Wissenschaftler sprechen hier von episodischem Zukunftsdenken, kurz EZD. Dabei handelt es sich um die Fähigkeit, in die Zukunft zu springen und ein künftiges Ereignis vorzuerleben.

Im Buch werden 10 Zukunftsszenarien unterschiedlichster Art präsentiert, mit denen Sie Ihr eigenes Zukunftsgehirn trainieren können. Einer unserer Favoriten ist der Tag des Dankeschön: Jedes Jahr erhalten Sie an diesem Tag zweitausend Euro vom Staat – natürlich steuerfrei. Die Hälfte ist für Sie. Die andere Hälfte müssen Sie in den nächsten vierundzwanzig Stunden verschenken, sonst verfällt die komplette Summe. An wen werden Sie spenden?

Fazit: Jane McGonigal zeigt uns, dass wir die Zukunft aktiv gestalten können – mit Kreativität, Flexibilität und einer spielerischen Herangehensweise. In einer Welt, die sich rasant verändert, sind es genau diese Eigenschaften, die uns helfen werden, kommende Herausforderungen nicht nur zu überstehen, sondern aus ihnen gestärkt hervorzugehen.

Podcast-Tipp: Die Leseoptimistin Episode 76 zu diesem Buch. delfi-net Moderatorin Angela Hamatschek bespricht 14-tägig mit einem anderen Leser Managementbücher, dabei tauschen sie ihre Aha-Momente beim Lesen und die Tipps, die sie aus dem Buch ziehen, untereinander aus.

Kenne deine Zahlen: die Umschlagshäufigkeit der Forderungen oder DSO?

Aktuell sollten Sie einen Blick auf die Zahlungsmoral Ihrer Kunden werfen. Gerade, wenn es der Wirtschaft schlechter zu gehen scheint, schleichen sich hier schnell längere Zahlungsziele ein.

Die Formel

              Umsatz                                             =  Umschlagshäufigkeit der ForderungenForderungsbestand (Durchschnitt)

Ist die Zahl, die bei Ihren Unternehmen herauskommt, hoch, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihre Kunden Ihre Rechnungen schnell bezahlen. Eine niedrigere Zahl zeigt, dass sich Ihre Kunden lange Zeit lassen.

Achtung: In Ihrer Buchhaltung werden die Umsatzerlöse netto ohne USt ausgewiesen, die Forderungen jedoch brutto mit USt. Bereinigen die diese Zahlen entsprechend für ein unverfälschtes Ergebnis.

Beispiel: Bei einer Umschlagshäufigkeit über 12 zahlen Ihre Kunden durchschnittlich (erst) nach 4 Wochen. Dies hat eine direkte Auswirkung auf Ihr Bankkonto!

Unser Tipp: Ermitteln Sie alternativ den „DSO“ = Days of Sales Outstanding.

Auf Deutsch: Die Debitorenlaufzeit – also die Anzahl der Tage, zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung. Wir finden den Wert einfacher einzuschätzen, da er konkreter ist.

Die Formel

Forderungsbestand (Durchschnitt) * 360 Tage = DSO/ Debitorenlaufzeit
Umsatzerlöse

Unser Tipps:

  • Vereinbaren Sie mit Ihren Kunden klare Zahlungsziele und fordern Sie besonders am Anfang der Kundenbeziehung diese Ziele auch konsequent ein.
  • Arbeiten Sie mit Anzahlungen – insbesondere, wenn Sie mit Material in die Vorfinanzierung gehen müssen.
  • Nutzen Sie für Ihre Fakturierung eine Software, die Sie bei der Beobachtung der Zahlungen aktiv unterstützt.

Die Wiederauferstehung der Zeiterfassungspflicht – und welche digitalen Helferlein Sie nutzen können

Seit Beginn des Jahres gilt die neue Zeiterfassungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz. Viele Unternehmen denken derzeit aktiv über 4 Tage Woche, Vertrauensarbeitszeit und „New Work“ insgesamt nach.

Der Grund für die Einführung: Die Mitarbeitenden sollen vor Überarbeitung geschützt werden.

Wir geben Ihnen die Basis-Informationen und nennen Tools, mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern.

Zeiterfassung konkret

  • Wer ist betroffen?

Alle Arbeitgeber – ausnahmslos. Sie sind also persönlich dafür verantwortlich, dass die Arbeitszeit aller Ihrer Mitarbeiter gesetzeskonform dokumentiert wird.

                Wichtige Ausnahme: „Echte“ leitende Mitarbeiter sind von der Pflicht befreit. Das gilt für Sie
                zum Beispiel als Geschäftsführer Ihrer eigenen GmbH.

  • Welche Arbeitszeitvorgaben gelten?
    Die maximal zulässige Arbeitszeit beträgt täglich 8 Stunden, Sonderregelungen gibt es zum Beispiel nach dem Jugend- und Mutterschutzgesetz.
  • Was genau muss aufgezeichnet werden?
    Der Beginn und das Ende der Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers muss incl. Pausen und Überstunden aufgezeichnet werden. Eine „Inhaltsangabe“ – also die konkreten Tätigkeiten der Mitarbeitenden müssen nicht genannt werden.
  • Wer muss aufzeichnen?

Verantwortlich sind Sie als Arbeitgeber.

Tipp: Verfassen Sie eine Richtlinie bzw. eine Betriebsvereinbarung, in der Sie klar regeln, dass Ihre Mitarbeiter täglich der Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen. Es reicht nämlich nicht, wenn Sie die Zeiterfassung zur Verfügung stellen. Sie sind verpflichtet die Erfassung auch zu überprüfen. Allein der Nachweis dieser Verpflichtung ist gewöhnungsbedürftig.

Tipp: Schreiben Sie in Ihre Vereinbarung auch gleich die Prüfungsroutine und wer sie ausführt. Ein „virtueller Haken“ schadet nicht.

Was passiert, wenn nichts passiert? Die Sanktionen.

Kommen Sie Ihrer Pflicht als Arbeitgeber an dieser Stelle nicht nach, wird ein Bußgeld i. H. v. max. 15.000 € oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr fällig. Die Kontrolle erfolgt über die Arbeitsschutzbehörde.

Beim ersten „Auffallen“ scheint die Behörde noch relativ „entspannt“ und fordert Sie kurzfristig auf, die Zeiterfassung einzurichten – das gilt allerdings nicht bei Branchen mit „Schuldvermutung“ wie etwa der Bau- oder der Gastronomiebranche.

Digitale Helferlein

Grundsätzlich muss die Zeiterfassungspflicht nicht digital erfolgen. Aber wer will schon jeden Abend alle Zettel einsammeln?

Um das für Sie passende Zeiterfassungstool zu finden, sollten Sie sich folgende 4 Fragen stellen:

  • Was muss das Tool auf jeden Fall können? Die Must-Haves
    Reicht Ihnen die Mindestfunktion: Arbeitsanfang und Ende? Oder wollen Sie für sich mehr wissen? Brauchen Sie etwa mehr Informationen für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung? Wie die Zahl der Überstunden oder auch Informationen zum Arbeitsinhalt – in der Handwerksbranche also den konkreten Kundenauftrag. Bei dieser Gelegenheit lohnt es sich auch, über eine „größere“ HR-Software mit umfassenden Funktionen wie digitaler Personalakte und Co nachzudenken.
  • Muss das Tool mobil über eine Handy-App nutzbar sein?
    Insbesondere im Handwerk und in allen Branchen, bei denen Außendienst eine Rolle spielt, sollten Sie nach einer Lösung mit App schauen. Viele Unternehmen nutzen Systeme, die ausschließlich per App funktionieren. Der Vorteil einer App: Die „Hürde“ der Eingabe „später“ am Schreibtisch wird ausgeschaltet.
    Achtung: Dafür muss ein Diensthandy bzw. die Einwilligung Ihres Mitarbeiters vorliegen, die App auf dem privaten Handy zu nutzen.
  • Gibt es für meine Branche eine Speziallösung?
    Für viele Branchen, in denen die Arbeitszeit schon immer eine Rolle spielt, gibt es bereits seit längerem individuelle Lösungen.
  • Ist die Lösung mit der Software meines Steuerberaters kompatibel?

Wenn Sie zwecks der Lohnabrechnung Daten an uns liefern wollen, ist es sinnvoll eine App zu nutzen, die die Daten direkt in unser System einspeist.

Das Angebot für Zeiterfassungsapps ist groß. Hier eine kleine Auswahl:

  • Toggltoggl.com/track/ kostenloses Tool bei bis zu 5 Mitarbeitern
  • Crewmeistercrewmeister.com umfassende Funktionen und mobile App. Daten per Excel exportierbar. Branchen unabhängig.
  • Clockin www.clockin.de Handwerksanwendung, bewusst einfach in der Anwendung. Auch für Gastronomie oder Physiotherapiepraxen.
  • Goodtime – www.goodtimerecording.com/de/ sehr günstiges Basistool für alle Branchen. Export möglich.
  • Clockodo – https://www.clockodo.com – geeignet für kleine und mittelständische

Unternehmen.

Fazit: Zeiterfassung als notwendiges Übel oder Start für eine moderne Personalarbeit

Wie so oft schießt die Gesetzgebung mit der Zeiterfassung für alle über das Ziel hinaus. Wenn die Arbeitszeit in Ihrem Betrieb eine zentrale Rolle spielt, lohnt es sich bei dieser Gelegenheit die „Personalverwaltung“ insgesamt zu modernisieren – und dabei Automationseffekte mitzunehmen. 

Die E-Rechnung im B2B-Bereich ab 1. Januar 2025: von der digitalen Kür zur Pflicht

Sie arbeiten bereits digital und haben die Papierbelegwelt hinter sich gelassen? Prima, dann sind Sie bestens gerüstet für den nächsten Schritt.

Sie drucken und versenden noch Papier? Dann nutzen Sie das Jahr 2024, um die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens voranzubringen.

Denn die Digitalisierung schreitet voran, und ab dem 1. Januar 2025 wird sie einen weiteren bedeutenden Meilenstein erreichen: die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland.

Was bedeutet das konkret, und wie können Sie sich darauf vorbereiten?

1. Grundlegendes zur E-Rechnungspflicht

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen an Firmenkunden elektronisch erstellen und versenden. Aber keine Angst! Das bedeutet nicht nur weniger Papierkram, sondern auch effizientere, schnellere und fehlerfreie Prozesse. Das Beste daran? Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld! Und so sieht der Zeitfahrplan aus:

  • Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Ab dem 01.01.2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. Es entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers bzw. der Empfängerin versendet werden.
  • Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen versenden.
  • Ab dem 01.01.2027 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden. (Ausnahme: EDI darf bis zum 31.12.2027 verwendet werden.)

Steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

2. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung

Jetzt fragen Sie sich sicher: „Wie mache ich das?“ Es gibt zwei gängige Formate für E-Rechnungen in Deutschland: ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist eine Kombination aus PDF und XML. Es ist sozusagen das „Swiss Army Knife“ der E-Rechnungen – einfach, praktisch und für fast jeden geeignet.

XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format. Denken Sie an XRechnung als den „James Bond“ der E-Rechnungen: smart, effizient und immer auf dem neuesten Stand der Technik.

Seit dem 27. November 2020 besteht übrigens in Deutschland bereits eine Verpflichtung zur E-Rechnung im B2G – also gegenüber staatlichen Einrichtungen. Ab 2024 wird es für viele Unternehmen darum gehen, Teile ihrer Rechnungsprozesse anzupassen.

Und wenn Sie sich sowieso mit dem Thema Rechnungen beschäftigen, nutzen Sie doch die Chance und optimieren Sie Ihren Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsprozess. Hier ein paar Tipps dazu.

3. Tipps, um den Rechnungsausgangsprozess zu optimieren

Jetzt wird’s konkret! Wie passen Sie Ihre Prozesse an?

  • Digital First: Erstellen Sie Rechnungen direkt in einem digitalen Format, anstatt sie erst zu drucken und dann zu scannen. (Und Word oder Excel sind bereits jetzt dafür ungeeignet, da sie nicht den GoBD entsprechen.) Fragen Sie beim Hersteller Ihres Rechnungsschreibungsprogramms, wie Sie ab 2025 Ihre Rechnungen E-Rechnungs-konform erstellen und versenden können.
  • automatisieren: Nutzen Sie Software-Lösungen, um Rechnungen automatisch an Ihre Kunden zu senden. Das minimiert Fehler und beschleunigt den Prozess.
  • Schnittstellen nutzen: Vernetzen Sie Ihre Buchhaltung, Ihr CRM und andere Systeme, um Daten automatisch auszutauschen.

Stolperfalle Rechnungsversand: Unternehmen, die aktuell noch nicht digital versenden, könnten mit ihren Stammdaten in die Bredouille kommen. Denn dort müssen die entsprechen E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger*innen in der Software hinterlegt sein. Prüfen Sie das rechtzeitig und beginnen Sie zeitnah mit der Stammdatenpflege.

Unternehmen, die bereits mit dem digitalen Rechnungsversand via PDF arbeiten, wissen, dass bisher das Einverständnis der Kunden für den digitalen Rechnungsversand benötigt wurde. Dies wird mit der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B wegfallen.

4. Tipps, um den Rechnungseingangsprozess zu optimieren

Und wie sieht es auf der Empfängerseite aus?

  • direkt ins System: Lassen Sie E-Rechnungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem übernehmen. Legen Sie sich dazu eine einheitliche Mailadresse an, z.B. rechnungen@firmenname.de und bitten Sie alle Lieferanten, Rechnungen ausschließlich an diese Adresse zu mailen.

    Für Rechnungen, die Ihnen in Portalen zur Verfügung gestellt werden, können Sie Tools wie getmyinvoice oder invoicefetcher nutzen.
  • automatische Prüfung: Nutzen Sie Software, die Rechnungen auf Fehler oder Inkonsistenzen prüft.
  • Workflow-Management: Stellen Sie sicher, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine weitere administrative Hürde, sondern eine Chance, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Weniger Papier, weniger Fehler, weniger Zeitaufwand – klingt das nicht traumhaft? Unsicher, wie Sie starten sollen? Sprechen Sie uns an, wir begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung. Wir freuen uns auf die papierlose Zukunft!

Achtung: Eine neue GbR kommt!

Die GbR ist eine der beliebtesten Gesellschaftformen. Jetzt kommt zum 1. Januar 2024 eine Modernisierung durch das MoPeG. Betroffen davon sind Sie, wenn Sie eine GbR haben, oder eine gründen wollen.

Nachfolgend ein Kurzüberblick, was dabei auf Sie zukommt.

  1. Die eingetragene eGBR ist rechtsfähig

Neu ist, dass die GbR als eGbR in ein Register eingetragen werden kann. Die zivilrechtlichen Folgen sind beispielsweise: Nur dann

  • wird sie als rechtsfähige Person anerkannt.
  • ist sie in Zivilprozessen parteifähig
  • kann sie im Grundbuch eingetragen werden,
  • ist sie Trägerin von Rechten und Pflichten
  • kann sie z.B. selbst Verträge im eigenen Namen abschließen.
  • Wird das Vermögen der GbR der Gesellschaft zugeordnet

Sie können Ihre bestehende GbR weiterführen wie bisher. Die nicht eingetragene GbR bleibt eine nicht-rechtsfähige GbR, d.h. sie wird nicht unternehmerisch tätig, sondern hat für die Gesellschafter den ausschließlichen Zweck, die Rechtsverhältnisse untereinander zu gestalten.

Und auch bei Neugründung besteht grundsätzlich keine allgemeine Eintragungspflicht für die GbR.

  • Einmal eGbR immer eGbR

Die Rückkehr der eGbR zu einer nicht registrierten GbR durch Löschung im Gesellschaftsregister ist nicht möglich. Vielmehr muss die eGbR liquidiert werden, um die Löschung im Gesellschaftsregister herbeizuführen.

Die eGbR kann nun auch Rechtsträger im Umwandlungsgesetz sein. Das kann vieles erleichtern, wenn zum Beispiel in eine GmbH umgewandelt werden soll.

  • Pflicht zur eGbR, wenn es um Eintragungen in öffentliche Register geht

Eine faktische Eintragungspflicht besteht aber dann, wenn die GbR über Rechte verfügen will, für die eine Eintragungspflicht in ein öffentliches Register besteht. Dann wird künftig die Eintragung im Gesellschaftsregister zwingend vorausgesetzt. Das können sein:

  • Wenn die GbR bei Immobilien im Grundbuch eingetragen werden soll
  • GbR als Gesellschafterin einer anderen Gesellschaft sein soll
  • Beim Gesellschafterwechsel
  • In sonstigen Fällen, wie beispielweise der Erwerb von Namensaktien einer Aktiengesellschaft (AG), oder der Eintragung im Schiffsregister.


4. Freie Ortswahl für die eGbR

Neu ist, dass die Gesellschafter der eGbR einen beliebigen Ort als Sitz im Inland vereinbaren (sog. Vertragssitz) können. Dabei muss es es sich dort nicht um den Verwaltungssitz handeln, an dem die Geschäfte tatsächlich geführt werden. Auf diese Weise kann die eGbR ihre Geschäftstätigkeit ins Ausland verlegen. Für die nicht eingetragene GbR gilt dieses Privileg nicht. Ihr Sitz muss an dem inländischen Ort sein, an dem ihre Geschäfte tatsächlich geführt werden (Verwaltungssitz).

Neu ist auch die Mitteilungspflicht im Transparenzregister der eGbR.

  • Die neue GbR und das Steuerrecht

Nach der Gesetzesbegründung zum MoPeG sind Änderungen an den ertragsteuerlichen Grundsätzen bei der Besteuerung von Personengesellschaften eigentlich nicht verbunden. Dessen ungeachtet wird in der Fachwelt gleichwohl über Auswirkungen auf die Ertragsbesteuerung durch den Wegfall der Gesamthand diskutiert. Dem Vernehmen nach sollen steuerrechtliche Anpassungen an das MoPeG erfolgen. Bisher ist jedoch noch nicht absehbar, welche Rechtsvorschriften geändert werden sollen.

Wie bei der OHG und derKG besteht nun die Möglichkeit einen Antrag zu stellen, um unwiderruflich zur Körperschaftsbesteuerung zu wechseln.

Umsatzsteuerlich ergeben sich durch das MoPeG keine Änderungen. Die Personengesellschaft ist umsatzsteuerlicher Unternehmer.

Auch bei der Grunderwerbsteuer werden Auswirkungen diskutiert, da in mehreren Vorschriften auf das Gesamthandsvermögen abgestellt wird. Inwieweit sich hierdurch (negative) Änderungen ergeben, muss abgewartet werden. Veränderungen im Gesellschaftsbestand, wenn sich Grundstücke im Gesellschaftsvermögen der Gesamthand befinden, sollten bis zur Klärung aufgeschoben werden.