Steuerberater wechseln leicht gemacht

Steuerberater Casting

Das 7-stufige Auswahlverfahren mit dem Sie die passende Kanzlei finden

1. Empfehlung
Erkundigen Sie sich bei Unternehmern und Unternehmerinnen, bei Bekannten und in ihren Netzwerken, wer seinen eigenen Steuerberater / Steuerberaterin empfehlen kann. Und fragen Sie ruhig auch konkret nach, warum. Denn was dem einen wichtig ist (z.B. die Kanzlei ist um die Ecke), spielt für andere keine Rolle. Fragen Sie deshalb auch eher Menschen, die vom Typ her ähnlich sind wie Sie. Das kann ein Indiz dafür sein, dass auch die Sympathie gleich von vornherein passt.

2. Google- bzw. Web—Check
Machen Sie ruhig zusätzlich noch den Google-Check bzw. wenn Sie keine Empfehlung haben werden Sie googeln und schauen Sie sich die Webseite der empfohlenen Kanzlei an und möglicherweise finden Sie noch zwei bis drei andere Kanzleien, die in die engere Auswahl kommen. Welche Webseite spricht Sie an? Haben Sie gleich ein gutes Gefühl, wenn Sie die Bilder der Mitarbeiter sehen? Wird schon hier auf Branchen, Themen oder Besonderheiten Bezug genommen, die Sie ansprechen? Lassen Sie sich ruhig von Ihrem Bauchgefühl leiten.

3. Der Erstkontakt
Erreichen Sie sofort jemanden in der Kanzlei oder werden kurzfristig zurückgerufen, wenn Sie außerhalb der Öffnungszeiten eine Nachricht hinterlassen haben? Reaktionsgeschwindigkeit ist ein Zeichen von Interesse und Wertschätzung und lässt möglicherweise auch Rückschlüsse auf das spätere Rückrufverhalten und Erreichbarkeit zu. Wenn das erste Telefonat / Mail dann freundlich und zuvorkommend verlaufen ist, geht es in den „Recall“.

4. Die Vorbereitungsphase
Wie ist die Vorbereitungsphase – wir hoffen, es gab eine – dazu gelaufen? Wissen Sie was Sie mitbringen sollen? Haben Sie ein paar Tage vorher noch einmal ein Begrüßungsmail bekommen mit kurzer Anfahrtsbeschreibung und Parkplatzsituation? Wurden Sie schon zu den Eckdaten Ihres Unternehmens befragt, so dass sich auch der Steuerberater auf das Gespräch vorbereiten kann?
Diese Punkte zeigen, wie ernst es Ihr Gegenüber meint. Das bedeutet natürlich auch für Sie, sich Fragen zurechtzulegen und am besten als Gesprächscheckliste bzw. Notizen dabei zu haben.

5. Das Kennenlerngespräch
Jetzt sind Sie vor Ort. Und der erste Eindruck, das Bauchgefühl, der Nasenfaktor, die Chemie – wie immer Sie es nennen wollen, ist wichtig. Denn die fachliche Qualität ist oft nicht so leicht zu beurteilen, das „Drumherum“ sehr wohl.
Hört Ihnen der Steuerberater aufmerksam zu? Stellt er / sie interessiert Fragen? Kennt er Ihre Branche oder hat schon Erfahrungen mit Ihren spezifischen Anforderungen?

6. Der Digital-Check
Die digitale und papierlose Zusammenarbeit ist die Zukunft. Daran geht kein Weg vorbei und „das geht auch nicht mehr weg“. Auch das Finanzamt rüstet digital immer mehr auf und da sollte die Kanzlei Ihrer Wahl nicht zurückstehen.
Wenn Sie also einen neuen Steuerberater suchen oder sogar wechseln, machen Sie das zukunftsorientiert. Der oder die Neue sollte digital aufgestellt sein und auch keine Scheu vor Cloud-Lösungen und Online-Zusammenarbeit haben.
Dann werden Sie mit dieser Kanzlei auch die nächsten 10 Jahre noch bestens zusammenarbeiten.

7. Angebot, Honorar und Vertragsabschluss
„Das Gesetz der Wirtschaft verbietet es für wenig Geld viel Wert zu erhalten*“. Diese Kurzfassung des Zitats von John Ruskin bringt es auf den Punkt: Der Preis spielt zwar eine Rolle, doch entscheidend ist der Nutzen und Mehrwert, den Sie erhalten.

Ein guter Berater / eine gute Beraterin mit top ausgebildeten Mitarbeitern hält Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können und / oder mehr Zeit für die Familie haben. Und berät Sie zeitnah und vorausschauend, so dass Sie gute Entscheidungsgrundlagen haben, um Ihr Unternehmen zukunftsorientiert zu steuern und ihre finanziellen Ziele zu erreichen.

Wenn Sie den oder die richtige gefunden haben und das Casting abgeschlossen ist, wird das „Geschäft“ natürlich ordnungsgemäß besiegelt. Kaufen Sie nicht die Katze im Sack und lassen Sie sich im Vorfeld ein Angebot erstellen. Auch wenn sich die Rahmendaten während des Jahres ändern können, z.B. wenn Sie stark und unerwartet wachsen und dann entsprechend angepasst werden kann – Sie sollten wissen, mit welchem Honorar Sie zu rechnen haben.
Sinnvollerweise wird das Ganze dann in Form eines Vertrages von beiden Seiten unterschrieben.

Mit diesen 7 Stufen sind Sie bestens gerüstet, um für sich den besten Steuerberater zu finden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei.

FAQs zum Steuerberaterwechsel

Wird die Betriebsprüfung hellhörig, wenn ich den Steuerberater wechsle?

Diese Befürchtung wird immer wieder von Mandanten geäußert. Doch das fällt unter die Rubrik “Mythos”. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine Betriebsprüfung bekommen, hat nichts damit zu tun ob und wann Sie den Steuerberater wechseln.

Gibt es bei meinem alten Steuerberater eine Kündigungsfrist?

Nach der gesetzlichen Regelung des § 627 BGB kann der Steuerberatungsvertrag jederzeit, mit sofortiger Wirkung, ohne Einhaltung einer Frist und ohne Kündigungsgrund gekündigt werden. Im Einzelfall kann eine Kündigungsfrist wirksam sein. Wir prüfen das gerne für Sie.

Kann ich während des Jahres den Steuerberater wechseln?

Grundsätzlich können Sie den Steuerberater jederzeit wechseln. Allerdings sollte der Zeitpunkt sinnvoll gewählt werden. Ein Wechsel während der Erstellung der Bilanz oder der Steuererklärungen ist zu vermeiden, da Doppelkosten entstehen können. Für bereits begonnene Arbeiten kann der Steuerberater ein Teilhonorar verlangen. Bei der laufenden Finanz- und Lohnbuchhaltung ist ein Wechsel zum Ende des Monats kein Problem. Gerne setzen wir uns mit Ihrem alten Steuerberater in Verbindung und erfassen die erforderlichen Schritte, die für einen reibungslosen Übergang erforderlich sind.

Wie erfolgt die Übergabe meiner Unterlagen?

Auf Wunsch fordern wir die Übergabe Ihrer Unterlagen und Dokumente bei Ihrem alten Steuerberater an. Dies geschieht meist elektronisch.

Übrigens gehen Haftungsansprüche gegen den alten Steuerberater – z.B. weil er nicht fristgerecht gehandelt hat und Ihnen dadurch Geld verloren gegangen ist – durch den Steuerberaterwechsel nicht verloren. War dies der Grund für Ihren Wechsel oder werden solche Fehler erst durch uns entdeckt, werden wir Ihnen bei der Prüfung solcher Ansprüche gerne behilflich sein. Die Ansprüche verjähren erst nach drei Jahren.

Muss mein alter Steuerberater die Unterlagen einfach so herausgeben?

Ja. Der Steuerberater ist gegenüber dem Mandanten zur Herausgabe verpflichtet. Zudem muss er eine reibungslose Übergabe der Unterlagen ermöglichen. Sollten jedoch noch offene Forderungen gegenüber dem Steuerberater bestehen, darf er die Unterlagen behalten, bis diese beglichen sind.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Um uns schnell und reibungslos in das neue Mandat einarbeiten zu können, benötigen wir folgende Unterlagen:

Gesamte Buchhaltung des laufenden Jahres (im pdf-Format und im GdPdU-Format oder als einlesbare csv-Datei)
Bilanzen der letzten 3 Jahre (Erläuterungen zum Jahresabschluss im pdf-Format)
Darstellung der persönlichen Vermögenslage
Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Summen- und Saldenlisten des letzten Stichtags
Belege und Bankauszüge
Aufstellung des ANlagevermögens
Aufstellung der offenen Posten bei Lieferanten sowie Kunden
GDPdU-Datenträger der letzten 3 Veranlagungszeiträume
Lohn-Archiv-CD oder letzte Lohnauswertungen
Einkommensteuererklärung und Bescheide des letzten Veranlagungszeitraums

Falls ein Handelsregister-Auszug oder ein Firmenbuch vorhanden sind, muss beides ebenso übergeben werden. Auch die Steuernummer und sämtliche Zugangsdaten für die Online-Konten beim Finanzamt werden benötigt. Die Daten und Bescheide können problemlos über Datenschnittstellen der jeweils verwendeten Softwarelösungen ausgetauscht werden.

Was ist gegenüber dem Finanzamt zu tun?

Das Finanzamt muss über den Steuerberater-Wechsel informiert werden. Die Vollmachten gegenüber Ihrem bisherigen Steuerberater müssen widerrufen und neue Vollmachten gegenüber uns ausgestellt werden. Hierbei sind wir Ihnen selbstverständlich gerne behilflich.