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Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation

Tipps, wie Sie in Verbindung bleiben

Gut und effizient mit dem Team und den Kollegen zu kommunizieren war schon immer eine Herkulesaufgabe. Wenn nun ein Teil des Teams persönlich anwesend ist, während der andere Teil der Kollegen vom Homeoffice aus tätig wird, scheint eine gute und effiziente Kommunikation auf den ersten Blick nicht möglich.

Ein schon vor Corona beliebter Kommunikationsweg sind E-Mails. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Die E-Mail ist schnell, unabhängig von der unmittelbaren Erreichbarkeit des Kommunikationspartners, und sie dokumentiert die Inhalte der Kommunikation. Der große Nachteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass Sie „zugemüllt“ werden, da zig E-Mails mit gegenseitigen Antworten ausgetauscht und Sie gerne in „Cc“ gesetzt werden. Da kann man schon mal schnell den Überblick verlieren! Besonders heikel wird es, wenn E-Mails mit kritischen oder missverständlichen Inhalten versendet werden. Die Gefahr, dass durch eine solche E-Mail die Beziehung nachhaltig gestört wird, ist hier besonders groß.

Wenn es E-Mails schon vor dem Telefon gegeben hätte, würden viele sagen: „Wow, mit der Erfindung des Telefons kann ich mit dem anderen sogar reden!“ Wird es kritisch, greifen Sie zum Telefonhörer, um mit dem Mitarbeiter persönlich die Angelegenheit zu besprechen.

Was ist kritisch? Mehr, als man auf den ersten Blick vermutet.
Beispielsweise:
• Kritik an den Ergebnissen bzw. dem Verhalten des Gegenübers
• persönliche Einschätzungen Ihrerseits zu Situationen
• Vermutungen über Vorkommnisse
• wenn gegensätzliche Interessen bestehen

Am nächsten kommen Sie einer persönlichen Besprechung mit einer Videokonferenz. Die Auswahl an dafür notwendiger Software ist hier riesig, wie z.B. MS Teams, Zoom, Go-to-Meeting, Blizz.

Egal, welche Software Sie einsetzen. Vor der Nutzung sollten Sie und auch Ihre Mitarbeiter folgende Fragen klären:
• Wie platziere ich sinnvoll die Kamera, damit ich nicht unvorteilhaft im Bild bin?
• Welchen Hintergrund sehen meine Gesprächspartner? Wie kann mittels der Software der Hintergrund gestaltet werden?
• Wie versende ich Einladungen/Termine, damit mein Gesprächspartner mit ein/zwei Klicks an der Videokonferenz teilnehmen kann?
• Welche Einstellungen kann ich vornehmen, damit die Videokonferenz die passende Lautstärke hat?
• Wie teile ich Dokumente?
• Wie kann ich – falls erlaubt und gewünscht – die Videokonferenz aufzeichnen?

Es ist also notwendig, vorab alle Beteiligten mit den Grundlagen vertraut zu machen, um die Akzeptanz für die Technik zu gewährleisten. Sind die Grundlagen gelegt, kann die Videokonferenz starten. Nehmen mehr als zwei Teilnehmer an der Konferenz teil, ist es sinnvoll, einen Moderator festzulegen. Dieser steuert den Ablauf der Besprechung, wie z.B. die Reihenfolge der Beiträge der Teilnehmer, Vorgangsweise bei der Präsentation von Ergebnissen (Fragen dazwischen oder am Ende gesammelt) etc.

Und ganz wichtig: ausreden lassen. Durcheinanderreden ist bereits in persönlichen Meetings störend, in Videokonferenzen ist dies ein echtes „No-Go“!

Ganz gleich, ob Ihr Teammeeting per Video oder in Präsenz stattfindet. Die Einhaltung einiger Regeln führt zu einem Mehrwert Ihrer Besprechungen. Diese sind:
1. Besprechungen durchführen, wenn diese notwendig sind (und nicht, weil es im Terminkalender steht).
2. Machen Sie nur Betroffene auch zu Beteiligten.
3. Zeitdisziplin: Besprechungen starten und enden immer pünktlich.
4. Inhaltsdisziplin: Jede Besprechung hat eine Agenda, und diese kennen die Teilnehmenden bereits im Vorfeld.
5. Prozessdisziplin: Der Moderator trägt die Verantwortung für den Ablauf, aber jeder Einzelne ist für das Ergebnis und für die Atmosphäre mitverantwortlich.
6. Störungen haben Vorrang, doch Nebenthemen werden verschoben.
7. Ergebnisdisziplin: Nach einer Besprechung gibt es ein Protokoll, auf das alle zugreifen können.
8. Umsetzungsdisziplin: Eine To-do-Liste hält fest: Wer macht was bis wann?

Auch wenn der virtuelle Kontakt mit hoher Frequenz und ausgeprägter Professionalität gelebt wird: Der persönliche Kontakt ist für ein „Wir“- und „Team“-Gefühl unersetzbar. Planen Sie daher regelmäßige Teamevents als Ausgleich zum wenigen persönlichen Kontakt. Gemeinsame kleine Aktivitäten wie „After-Work-Absacker“, Frühstück, Mittagessen oder auch der Jahreszeit angepasste sportliche Minievents wie Bowling, Spaziergänge, Radtouren etc. sind nur einige der Optionen.

Videolust statt Reisefrust

Wie Sie Videokonferenzen auch künftig sinnvoll nutzen können

In vielen Betrieben hat das verordnete Homeoffice zu neuen Kommunikationsformen geführt. Teambesprechungen und Kundenanfragen wurden mithilfe von Videokonferenzsystemen gelöst. Die körperliche Distanz konnte so ein Stück weit aufgehoben werden.

Langsam kehren die Mitarbeiter wieder in die Büros zurück, persönliche Kundengespräche sind – wenn auch unter Auflagen – wieder möglich. Und natürlich ist jeder froh, dass es wieder ein persönliches Miteinander gibt. Doch Homeoffice und Kommunikation mit Videokonferenzen haben auch ihre guten Seiten – und das können Sie sich auch in Zukunft zunutze machen:

  • Alle Mitarbeiter sind und bleiben einsatzfähig, auch wenn sie nicht ins Büro kommen können – auch wenn es nur wenige Tage betrifft, weil beispielsweise Schneechaos herrscht und der Verkehr zusammenbricht.
  • Teilzeitmitarbeiter können besser ins Team eingebunden werden, indem sie sich bei Teambesprechungen dazuschalten können.
  • Zeitbudget und Nerven werden geschont – für manche Besprechungstermine ist die An- und Abreisezeit genauso oder gar länger als die Besprechung selbst.
  • Die Umwelt dankt es uns – weniger Verkehrsaufkommen, Staus vermeiden und keine Parkprobleme. Wir können alle unseren Beitrag zur Klimastabilisierung leisten.

Möglicherweise denken Sie jetzt: Aber wieso braucht es dazu Videokonferenzen? Da braucht es extra Technik, und wenn das Internet schwächelt, ist man auch schnell genervt. Da ist es doch einfacher, zu telefonieren – das haben wir immer schon so gemacht.

Die Videokonferenz bietet gegenüber dem Telefonat zwei große Vorteile:

  1. Sie sehen Körpersprache und Mimik Ihres Gegenübers. Auch wenn es manchmal aus technischen Gründen ruckelt, wird eine engere Bindung erzeugt als nur über die Stimme.
  2. Sie können Ihren Bildschirm teilen: die Besprechungspunkte in einer Teamsitzung, in der Sie für alle sichtbar die Ergebnisse festhalten. Das Angebot für den Kunden, das Sie live kommentieren. Oder Sie entwickeln gemeinsam eine Idee mithilfe von Mindmap-Lösungen. (Mindmaps sind grafisch orientierte Themensammlungen, die ausgehend von einem Hauptpunkt die Unterpunkte als Zweige mit Verästelungen darstellen.)

Diese zwei Punkte sorgen dafür, dass die Teilnehmer den Inhalten besser folgen können und konzentrierter an der Sache arbeiten.

Natürlich gibt es dabei ein paar Spielregeln zu beachten – je nachdem, ob Sie eine Teambesprechung mit vielen Teilnehmern oder ein Eins-zu-eins-Gespräch mit einem Kunden führen. Hier die wichtigsten Spielregeln, gleich so formuliert, dass Sie diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen können:

  • Bitte stellen Sie alle Störquellen und Ablenkungen aus, wie Telefon/Handy, Mailprogramm und andere Anwendungen wie Facebook, Instagram & Co. Denken Sie eventuell auch daran, Alexa auszuschalten, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
  • Nutzen Sie einen eigenen Raum oder eine ruhige Ecke, um Umweltgeräusche zu minimieren.
  • Wenn Sie von zu Hause arbeiten, bitten Sie Ihre Familienmitglieder, während der Besprechung ungestört zu sein.
  • Ein aufgeräumter Schreibtisch minimiert weitere Ablenkungen und hilft bei der Fokussierung auf das Thema.
  • Sie erhalten einen Tag vorher von uns den Zugangslink und die Besprechungspunkte. Wenn Sie noch weitere Themen haben, schicken Sie uns diese bitte vorweg.
  • Wir sind 10 Minuten vorher bereits im Meeting-Raum. Sie können gern dazukommen, wenn Sie die Technik noch mal kurz justieren möchten. Oder Sie versorgen sich in aller Ruhe mit Getränken und öffnen die Dateien, mit denen wir dann arbeiten werden.
  • Wir teilen unseren Bildschirm mit Ihnen, sodass wir gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Bei Bedarf können wir die Rollen auch tauschen, sodass Ihr Bildschirm übertragen wird.
  • Je nach Bedarf legen wir Pausen ein, hier stimmen wir uns kurzfristig während der Besprechung ab.

Diese Spielregeln mit einem Erläuterungstext und weitere Spielregeln für Teambesprechungen können Sie gern bei uns anfordern.

Natürlich ist eine Videokonferenz kein vollwertiger Ersatz dafür, mit Mitarbeitern und Kunden an einem Tisch zu sitzen. Doch stellt sie in Zukunft eine sinnvolle Ergänzung dar. Nutzen Sie die Chancen, die darin stecken, um Reisezeiten zu minimieren und bei Bedarf das Homeoffice öfter zu nutzen.