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Ist das Steuer, oder kann das weg? – Was müssen Sie wie lange aufbewahren?

22. April 2025 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Diese Fragen stellen sich nahezu jedem jedes Jahr. Und das auch zu Recht, denn mit zunehmender Digitalisierung hat man

  1. immer weniger Papier und
  2. immer mehr digital verfügbar.

Dazu kommt: Aufräumen kann Spaß machen und kann auch die Seele befreien. Das, oder so ähnlich, sagen jedenfalls die Feng-Shui-Berater. Doch was kann wirklich weg?

Zunächst mal die Fakten:

  1. Belege (Papier oder digital) sind seit dem Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren (Jahre 2017–2024).
  2. Manche Geschäftspapiere sind sogar nur sechs Jahre aufzubewahren.
  3. Bilanzen sind (eigentlich) laut Gesetz zehn Jahre in Papierform vorzuhalten (2015–2024). Hierbei gilt (noch), dass diese vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen sind. Die Unterschrift hat eigenhändig auf Papier zu erfolgen (auch wenn die gelebte Praxis inzwischen manchmal anders aussieht). Eine eingescannte Unterschrift ist nicht zulässig, wohl aber eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wenn Sie vollständig digitalisiert sind, dann gilt Folgendes:

  1. Papierbelege können sofort weg, wenn sie digitalisiert wurden und wenn Sie eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen haben.
  2. Bilanzen müssen eigentlich noch in Papierform aufbewahrt werden, was allerdings fraglich erscheint, da jeder außenstehende Stakeholder die Bilanzen nur noch in digitaler Form möchte:
  3. das Finanzamt mit der E-Bilanz
  4. die Bank mit dem digitalen Finanzbericht
  5. Bundesanzeiger

Vielleicht fragen Sie sich, wie geht das „vollständig digitalisiert“? Was müsste man dazu tun? Im Grunde nicht sehr viel: Hier eine allgemeine Kurzanleitung dazu:

  1. Für Ausgangsrechnungen benutzen Sie bitte ein Fakturierungsprogramm und nicht Excel oder Word. Dann könnten Sie die Datei in die Buchhaltungssoftware einspielen. Bis einschließlich 2026 oder 2027 können Sie noch Papierrechnungen an B2B-Kunden versenden. Diese scannen Sie dann doch noch ein und leiten das in die Fibu weiter.
  2. Die Eingangsrechnungen werden in den nächsten Jahren sowieso zunehmend und spätestens ab 2028 nur noch digital als E-Rechnung bei Ihnen eingehen. Hier lassen Sie sich eine automatische Weiterleitung in die Buchhaltungssoftware bzw. das Portal dazu einrichten.
  3. Kassenbelege können Sie mit dem Smartphone und einer Scan-App digitalisieren und in die Buchhaltung weiterleiten.
  4. Bitte denken Sie an die Verfahrensdokumentation, welche Sie dazu erstellen müssen.

Natürlich gibt es bei jedem Unternehmen Besonderheiten, die eine individuelle Lösung benötigen. Hierzu können Sie uns ansprechen. Wir beraten Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.

Abschließend noch ein wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie bei der Digitalisierung, dass hierbei die revisionssichere Archivierung nicht vergessen wird. Allein das Abspeichern auf dem PC ist nicht ausreichend. Sie müssen auch dafür Sorge tragen, dass keine Daten verloren gehen können, zum Beispiel durch eine zusätzliche Speicherung außer Haus.

Palim-palim – eine Flasche Pommes bitte! – Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025

15. April 2025 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Wer kennt ihn nicht? Diesen Sketch von Didi Hallervorden. Wenn er ihn heute neu schreiben würde, müsste er eine zweite Person als Geist mit dem Kunden den Laden betreten lassen.

Es ist – wen wundert’s – die Finanzverwaltung, die als virtuelle Person mit in den Laden kommt. Vorerst jedoch nur deren Schatten. Wie das passiert? Bitte lesen Sie weiter, wenn Sie elektronische Kassensysteme einsetzen. Wenn nicht, blättern Sie weiter. Aber wenn doch …

Wenn Sie eine elektronische Kasse oder ein elektronisches Kassensystem wie zum Beispiel das Taxameter im Taxi, Wegstreckenzäher oder Waagen mit Kassenfunktion etc. einsetzen, müssen Sie handeln.

Seit 2023 ist die TSE, die „Technische Sicherheitseinrichtung“ bei elektronischen Kassen zur Pflicht geworden. Nun, im nächsten Schritt, möchte die Finanzverwaltung wissen, welche Systeme eingesetzt werden, wie alt diese sind, ihre mögliche Vernetzung und die verwendeten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE).

Aus diesem Grund wurde nun die Meldepflicht scharf geschalten. Diese besteht für Inbetriebnahme, Änderungen und die Stilllegung der Kasse. Das ist der Schatten, der nun mit im Laden ist.

Seit dem 1. Januar 2025 haben Sie nun die Möglichkeit – oder sollen wir sagen: Pflicht –, diese Angaben über ELSTER zu melden. Alternativ natürlich über die Software der Steuerkanzlei, welche über eine entsprechende Schnittstelle (ERiC) verfügen muss.

Konkret bedeutet dies:

  1. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
  2. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen.
  3. Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Achtung! Vor Meldung der Außerbetriebnahme müssen Sie natürlich deren Anschaffung gemeldet haben.

Wie immer gilt: Bitte rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben oder unsere Unterstützung benötigen. Wir beraten Sie gern.

Erfolgsfaktor Unternehmensplanung – Machen Sie das Beste aus Ihrem Unternehmen

4. März 2025 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Je härter die Zeiten, desto wichtiger ist es, den Unternehmenskurs festzulegen und den Erfolg konkret zu planen. Konnten es sich früher Unternehmer noch leisten, „aus dem Bauch“ heraus, d.h. nur mit dem Blick auf den aktuellen Kontostand die Finanzen zu regeln, kann das heutzutage fatale Folgen haben. Wenn sicher geglaubte Aufträge plötzlich storniert werden oder das übliche Saisongeschäft ausbleibt, geraten sogar solvente Unternehmen inzwischen ganz leicht ins Trudeln, weil so schnell kein Ausgleich geschaffen werden kann oder der Geduldsfaden der Gläubiger reißt.

Bauen Sie deshalb vor und planen Sie vorausschauend. Kalkulieren Sie dabei sowohl positive wie auch negative Szenarien mit ein, dann werden Sie nicht so leicht überrascht und können sich rechtzeitig Handlungsalternativen überlegen.

Doch auch für florierende Unternehmen lohnt es sich, das Jahr 2025 zu planen. Denn wer plant, steigert – fast zwangsläufig – den Erfolg. Ein Unternehmen ohne Planung zu führen, ist wie ein Auto mit angezogener Handbremse zu fahren – Sie erreichen nie die volle Leistung.

Die Messlatte – erreichen Sie Ihr bestes Leistungsniveau

Ein Vergleich mit dem Sport zeigt das anschaulich:  

Leistungssportler wie Hochspringer trainieren und verbessern ständig ihre Techniken. Sie trainieren nach einem genau vorgegebenen Trainingsplan, lassen sich von ihrem Coach Schwachpunkte aufzeigen und arbeiten gezielt an ihren Stärken. Und sie haben immer ein Ziel direkt vor Augen: die Latte, die sie überspringen wollen. Zwischenzeitlich werden bei den Männern Höhen bis zu 2,40 m übersprungen.

In einem Experiment unter Wettkampfbedingungen wurde getestet, welche Höhe die Springer springen, wenn die Hochsprunglatte fehlt. Das bemerkenswerte Ergebnis war, dass die Leistungen ohne das „Ziel“ um bis zu 20 % unter den Ergebnissen mit Ziel lagen.

Das bedeutet, dass sie ohne Messlatte nicht einmal das normale Leistungsniveau erreichen.

Übertragen auf Ihr Unternehmen bedeutet das, dass Sie mit einer realistischen Unternehmensplanung überhaupt erst Ihr wahres Leistungspotential ausschöpfen und ohne schlichtweg unter Ihren Möglichkeiten bleiben.

Ziele SMART formulieren

Entscheidend dabei ist, die Ziele SMART zu formulieren. Diese fünf Buchstaben stehen für

S wie Spezifisch: Formulieren Sie konkret und schriftlich
M wie Messbar: Legen Sie Erfolgs-Kennzahlen fest, an denen Sie sich messen können
A wie Abgestimmt: Beziehen Sie Ihr Umfeld mit ein
R wie Realistisch: Prüfen Sie, ob das Ziel auch erreichbar ist
T wie Terminiert: Legen Sie einen Termin fest, bis wann Sie das Ziel erreicht haben wollen

Es genügt also nicht, für 2025 die Parole auszurufen: wenn wir den Umsatz halten, sind wir zufrieden. Es geht darum, konkret zu überlegen, was Sie in punkto Umsatz, Gewinn, Liquidität und Kosten erzielen wollen und können. Und dafür entsprechende Messlatten, also Kennzahlen festzulegen und regelmäßig zu überprüfen.

Die Liquidität, der Forderungsbestand und die kalkulatorischen Kosten sind auf alle Fälle immer lohnenswerte Ziele, die Sie planen, beobachten und steuern sollten. Und im regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich sehen Sie, ob Sie die Messlatte übersprungen haben oder Maßnahmen zur Gegensteuerung ergreifen müssen.

Als „Unternehmenscoach“ können wir Sie dafür natürlich mit dem Basis-Zahlenwerk versorgen. Aber viel wichtiger: auch bei Planungs- und Prognoseberechnungen werfen wir mit Ihnen einen Blick in die Zukunft und entwerfen Alternativen.

Sprechen Sie uns einfach an. Gern unterstützen wir Sie bei Ihrem Kurs 2025.

Der Countdown zur E-Rechnungspflicht: In 5-4-3-2-1 starten Sie perfekt ins neue Jahr

28. Januar 2025 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Der Countdown zum Jahreswechsel läuft – und diesmal zählen wir nicht nur die Sekunden bis Mitternacht, sondern auch die Schritte, die Sie jetzt angehen sollten, um Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Damit Sie 2025 ohne böse Überraschungen beginnen können, begleiten wir Sie mit unserer 5-Punkte-Countdown-Checkliste und zählen – wie es sich gehört – von 5 bis 1 runter:

5. E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten

Ab dem 01.01.2025 sind Sie als in Deutschland ansässiges Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Dafür benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, über die Sie E-Rechnungen empfangen können.

Praxistipp:

  • Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse wie rechnung@ihrunternehmen.de ein. So stellen Sie sicher, dass alle E-Rechnungen an einem Ort eingehen und von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet werden können.
  • Klären Sie intern, wer Zugriff auf dieses Postfach benötigt, und informieren Sie Ihren IT-Dienstleister über die Einrichtung.

4. Software bereitstellen – E-Rechnungen lesen und verarbeiten

Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, die maschinell verarbeitet wird und für den Menschen nicht ohne Weiteres lesbar ist. Um diese Rechnungen einsehen und prüfen zu können, benötigen Sie entsprechende Software.

Praxistipp:

  • Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XML-Format visualisieren kann.
  • Softwarelösungen wie DATEV, Lexware oder ADDISON bieten bereits entsprechende Funktionen.
  • Falls Sie keine spezielle Software nutzen, gibt es XML-Viewer, die Ihnen beim Anzeigen der E-Rechnungen helfen.

3. Revisionssichere Archivierung sicherstellen

Gesetzlich vorgeschrieben ist die revisionssichere Aufbewahrung der E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form. Einfache Ablagen auf dem Computer oder im E-Mail-Postfach reichen hier nicht aus.

Praxistipp:

  • Prüfen Sie Ihre aktuelle Archivierungslösung auf Revisionssicherheit.
  • Überlegen Sie, ob Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
  • Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister oder uns über passende Lösungen.

2. Schnittstellen zur Kanzlei einrichten

Für die Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug benötigen wir als Ihre Kanzlei Zugang zu Ihren E-Rechnungen.

Praxistipp:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Software eine Schnittstelle zu unserer Kanzleisoftware hat oder dass Sie E-Rechnungen einfach exportieren können.
  • Durch nahtlose Datenübertragung wird Doppelarbeit vermieden, und Fehlerquellen werden reduziert.

1. Unterstützung einholen – gemeinsam ins neue Jahr starten

Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber Sie sind nicht allein.

Praxistipp:

  • Kontaktieren Sie uns frühzeitig, um offene Fragen zu klären.
  • Nutzen Sie unsere Expertise, um die Umstellung reibungslos zu gestalten.
  • So können Sie beruhigt ins neue Jahr starten und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Lassen Sie uns gemeinsam den Countdown bis zum Jahreswechsel nutzen, um Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Geschafft

Mit diesen fünf Schritten starten Sie nicht nur stressfrei, sondern auch bestens gerüstet ins Jahr 2025. Wir stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite.

Weihnachten und die (steuerlichen) Tücken des Schenkens

19. November 2024 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Die Nikoläuse stehen in den Regalen der Supermärkte und die ersten Adventsmärkte öffnen ihre Tore. Zeit also, Ausschau nach schönen Weihnachtsgeschenken zu halten. Damit Ihre Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeitende steuerlich absetzbar sind, sollten Sie im Vorfeld Folgendes beachten:

  • Wenn Sie ein Geschenk zu einem persönlichen Ereignis machen, so spricht man von einer Aufmerksamkeit. Als persönliches Ereignis wird z.B. eine Hochzeit, ein Geburtstag, ein Dienstjubiläum oder die Geburt eines Kindes angesehen. Der Wert des Geschenks kann bei Arbeitnehmern bis zu 60 € betragen, ohne dass Steuer und Sozialversicherung anfallen. Bei Geschäftsfreunden sind es ab 2024 netto 50 € (2023 waren es 35 €).

Auch wenn jeder das Weihnachtsfest individuell feiert – ein persönliches Ereignis ist Weihnachten nicht. Somit fallen die Weihnachtsgeschenke nicht unter die Aufmerksamkeiten.

  • Soll das Weihnachtsgeschenk an die Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, so sollten Sie eine Sachzuwendung machen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Zuwendung den Wert von 44 € brutto nicht übersteigt und eine Sachleistung erfolgt. Hierzu zählt übrigens auch ein nicht umtauschbarer Warengutschein oder eine Bargeldauszahlung an den Mitarbeiter mit der Auflage, diesen auf eine bestimmte Weise zu verwenden.
  • Weihnachtsgeschenke für Geschäftsfreunde zählen nicht zu den Sachzuwendungen. Hier sieht es wesentlich unkomfortabler aus. Ihre Geschäftsfreunde müssen die Geschenke, die keine Aufmerksamkeiten sind, selbst versteuern. Dies gilt nicht, wenn Ihre Geschenke maximal einen Wert von 10 € netto (sog. Streuartikel) haben. Fallen Ihre Geschenke großzügiger aus, so können Sie die Pauschalsteuer von 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) für Ihre Geschäftsfreunde übernehmen. Aber Achtung: Übersteigen Ihre Geschenke den Wert von 50 € netto, sind weder die Geschenke noch die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Der Spaß an Weihnachtspräsenten für Geschäftsfreunde und Mitarbeiter wird also durch den Gesetzgeber ganz schön eingebremst.

Die Alternative: „Gutes tun“

Sie können die Steuerfallen vermeiden und das Geld für die Weihnachtspräsente an eine gemeinnützige Organisation spenden. Die Spende ist sicher abzugsfähig, und Sie helfen damit einem guten Zweck. Wenn Sie dann noch Ihre Geschäftsfreunde zum Geburtstag mit einer Aufmerksamkeit erfreuen, werden Sie Begeisterung auslösen.

Cost-Income-Ratio (CIR): Ein Indikator für die betriebliche Effizienz

12. November 2024 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Die Cost-Income-Ratio (CIR) ist eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl, die insbesondere verwendet wird, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu bewerten. Sie gibt an, welcher Anteil der Einnahmen des Unternehmens durch betriebliche Aufwendungen aufgezehrt wird. Mit anderen Worten: Sie misst das Verhältnis zwischen den operativen Kosten und den Erträgen.

Die Formel:

Cost-Income-Ratio (CIR) = Betriebskosten
Gesamterträge × 100

Die CIR zeigt an, wie viel von jedem Euro Umsatz Sie für Kosten aufwenden. Eine niedrigere CIR bedeutet, dass Sie Ihre Kosten gut im Griff haben und einen größeren Teil Ihrer Erträge als Gewinn behalten.

Hier ein Überblick für Sie, um Ihre Unternehmenseffizienz einzuschätzen:

  • Eine CIR unter 50 % gilt in der Regel als sehr gut, da weniger als die Hälfte der Erträge zur Deckung der Kosten verwendet wird. Dies zeigt eine hohe Effizienz.
  • Eine CIR zwischen 50 % und 60 % ist typisch für viele gut geführte Unternehmen.
  • Eine CIR über 60 % kann auf Effizienzprobleme hinweisen. Bei Werten über 70 % wird es oft kritisch, da das Unternehmen dann nur wenig Spielraum für Gewinne hat.

Tipps zur Verbesserung der CIR:

  1. Kostenoptimierung: Durch die Reduzierung operativer Kosten, etwa durch Prozessoptimierung, Digitalisierung oder Outsourcing, können Sie Ihren CIR verbessern.
  2. Ertragserhöhung: Unternehmen können auch durch eine Steigerung der Erträge, beispielsweise durch den Ausbau von Dienstleistungen oder die Erschließung neuer Märkte, die CIR senken.
  3. Technologieeinsatz: Investitionen in Technologien, die die Effizienz steigern, wie Automatisierung und künstliche Intelligenz, können ebenfalls helfen, die CIR zu reduzieren.

Fazit: Die Cost-Income-Ratio ist eine zentrale Kennzahl zur Beurteilung der operativen Effizienz Ihres Unternehmens. Ein bewusster Umgang mit Kosten und Erträgen ist entscheidend, um eine gesunde CIR zu erreichen und die langfristige Rentabilität zu sichern.

Eine wichtige Rolle spielt diese Kennzahl auch beim Kauf bzw. Verkauf von Unternehmen.

„Wer sein Unternehmen liebt, der plant: Tipps zur Nachfolgeregelung“

5. November 2024 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Vielleicht denken Sie, die Unternehmensnachfolge ist ein Thema für später, je nachdem, wie alt Sie sind, vielleicht in zehn oder 20 Jahren? Doch auch hier gilt: Der Frühaufsteher sieht den schönsten Sonnenaufgang – und der kluge Unternehmer plant seine Nachfolge, bevor der Stress beginnt.

Laut aktuellen Schätzungen des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn stehen in Deutschland im Zeitraum von 2022 bis 2026 jährlich etwa 38.000 Unternehmen zur Übergabe an einen Nachfolger an.

Dabei finden nicht alle zur Übergabe anstehenden Unternehmen tatsächlich einen Nachfolger. Laut einer Studie von deutschland-startet.de planen etwa 61 % der Inhaber, die bis 2025 aus dem Geschäft ausscheiden wollen, eine Übergabe an einen Nachfolger. Die übrigen 39 % rechnen damit, den Betrieb zu schließen oder haben noch keine konkreten Pläne.

Die Suche nach geeigneten Nachfolgern stellt dabei eine große Herausforderung dar. Etwa 70 % der mittelständischen Unternehmen sehen hier ein Problem. Dies führt dazu, dass die Zahl der unfreiwilligen Unternehmensstilllegungen voraussichtlich zunehmen wird. Umso wichtiger ist es, dieses Thema auf die Tagesordnung zu setzen – unabhängig davon, wann Sie tatsächlich die Übergabe planen.

Frühzeitig planen

Warum ist das wichtig? Sie stellen dadurch sicher,

  • dass Sie ausreichend Zeit haben, um einen geeigneten Nachfolger zu finden,
  • dass kein Unternehmenswert mindernder Investitionsstau entsteht,
  • dass wichtige Entscheidungen nicht unter Zeitdruck getroffen werden müssen,
  • dass der Nachfolger sich – im Idealfall noch übergangsweise vom Seniorchef begleitet – gründlich mit der Firma (und ihren Kunden) vertraut machen kann.

Es geht dabei um so viel: aus Unternehmenssicht um die Sicherung des Fortbestands, Know-hows und der Arbeitsplätze, aus Unternehmersicht um die Sicherung des persönlichen Lebenswerks. Und wer seine Nachfolge frühzeitig regelt, kann die Weichen in seinem Sinn stellen – auch für seine Erben.

Daumenregel: Die Nachfolgephase dauert genauso lang wie die Gründungsphase

Drei bis fünf Jahre dauert es in der Regel, bis die Existenzgründungsphase überstanden ist und alles wie geplant läuft. Und genau das ist auch der Zeitraum, den Sie einplanen sollten, wenn Sie Ihr Unternehmen übergeben oder verkaufen wollen. Je weniger Druck und Zwang dahinterstehen, desto sorgfältiger können Sie die Vorbereitungen und die Auswahl eines geeigneten Nachfolgers treffen.

Es gibt zwar keinen objektiv „richtigen“ Zeitpunkt für eine Unternehmensübergabe. Aber je besser das Unternehmen läuft, desto attraktiver ist es natürlich für einen Nachfolger.

Entsprechend den Ratingkriterien von Banken sollte die Nachfolge bis zum 55. Lebensjahr geklärt sein. Leider sehen viele Unternehmer in diesem Alter noch keine Notwendigkeit, weil sie sich in der Blüte ihres Lebens befinden und den Gedanken an Nachfolge noch in weiter Ferne sehen. Ab 50 Jahren sollte dennoch beim Unternehmer feststehen, ob eine familieninterne Nachfolge möglich ist oder später ein Verkauf ansteht. Dann können innerhalb von drei bis fünf Jahren verbindliche Entscheidungen getroffen, Regeln und Projektplan vereinbart und ein angemessener Zeitpunkt zur Einarbeitung berücksichtigt werden.

Übergabegrund: „unerwartet“

Frühzeitige Planung hilft auch vorzubeugen, falls der Firmenchef oder die Chefin einen Unfall hat, schwer erkrankt oder stirbt – ein Schicksal, das einen Unternehmer in jedem Alter treffen kann. Dass in einem solchen Fall unerwarteter Geschäftsunfähigkeit die Kinder, die Ehefrau oder die Verwandtschaft „es schon richten“ werden, ist ein Irrtum. Denn eine automatische (geschäftliche) Vertretung aufgrund von Ehe oder Verwandtschaft kennt das deutsche Recht nicht.

Keine automatische Vertretung

Niemand vertritt „automatisch“ einen anderen, der seine Belange selbst nicht mehr wahrnehmen kann: In einem solchen Fall bestimmt das Betreuungsgericht einen – vertrauten oder auch fremden – Betreuer. GmbH-Geschäftsführer oder Prokuristen eines Handelsgewerbes verlieren mit Eintreten der Geschäftsunfähigkeit ihre Organstellung bzw. ihre Prokura. Bei erlaubnispflichtigen Gewerben kann der Gewerbebetrieb infolge Geschäftsunfähigkeit untersagt werden.

Unternehmer verdrängen offensichtlich die latente Gefahr unvorhersehbarer Ereignisse in der Geschäftsführung. Es wird geschätzt, dass nur gut die Hälfte aller Unternehmer in Deutschland überhaupt eine geregelte Stellvertretung hat. Ganz trübe sieht es hier mit der Nachfolgeplanung aus. So zeigen Erhebungen, dass nur gut ein Viertel der Firmenchefs die Nachfolge geregelt hat (z.B. durch Testament oder Erbvertrag). Unternehmerischer Weitblick sieht anders aus.

Notfallplanung

Seien Sie für den Fall der Fälle vorbereitet und prüfen Sie folgende Punkte kritisch:

Rechtliche Absicherung

  • Besteht ein Ehevertrag?
  • Was passiert im Falle einer Scheidung?
  • Wurde ein Testament/Erbvertrag gemacht?
  • Wenn ja, entspricht der Inhalt noch den gewünschten Zielen der aktuellen Lebenssituation?
    Was steht im Gesellschaftsvertrag?
  • Ist die Erbregelung im Gesellschaftsvertrag mit Testament oder Erbvertrag abgestimmt?

Unternehmerische Absicherung

  • Existiert ein Betriebshandbuch?
  • Sind Stellvertretungen geregelt?
  • Existieren Vollmachten?
  • mit anderen Worten: Läuft der „Laden“ auch ohne Sie?

Finanzielle Absicherung

  • Lebensversicherungen
  • Altersversorgung des Seniors
  • finanzielle Absicherung der Familie im Notfall (z.B. Berufsunfähigkeitsschutz)

Überlassen Sie hier nichts dem Zufall. Gern erstellen wir mit Ihnen gemeinsam Ihren individuellen „Erste-Hilfe-Ordner“ bzw. „Notfallordner“.

Fazit: Vorausschauend handeln lohnt sich

  • Planen Sie drei bis fünf Jahre Vorlaufzeit ein, um alle Aspekte ausführlich abzuwägen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
  • Formulieren Sie schriftlich für sich und Ihre Familie die Ziele, die Sie mit der Übergabe verfolgen. Erstellen Sie dazu einen Projektplan unter folgenden fünf Aspekten: personenbezogen/rechtlich/betriebswirtschaftlich/steuerlich/finanziell.
  • Machen Sie zusätzlich einen Notfallplan, um bei unerwarteten Ereignissen gewappnet zu sein.

Gern unterstützen wir Sie dabei.

Unternehmerische Resilienz: Wie Sie Ihr Unternehmen fit machen, um auch bei Gegenwind Kurs zu halten

29. Oktober 2024 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Willkommen im Abenteuer „Unternehmertum“! Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist ein Schiff auf hoher See. Die Sonne scheint, die Segel sind gesetzt, und Sie steuern auf eine paradiesische Insel zu. Doch plötzlich ziehen dunkle Wolken auf, der Wind dreht, und Ihr Schiff gerät ins Schlingern. Was jetzt? Anker werfen und abwarten? Oder lieber auf volle Fahrt setzen und das Steuer fest in der Hand halten? Die Antwort liegt in Ihrer unternehmerischen Resilienz – der Fähigkeit, auch bei stürmischen Bedingungen Kurs zu halten.

Schon wieder so ein Buzzword? Was bedeutet unternehmerische Resilienz?

Gute Frage! Resilienz ist das Zauberwort, das Sie vor dem Kentern bewahrt. Es geht darum, wie gut Ihr Unternehmen mit den unvermeidlichen Stürmen des Geschäftslebens umgeht. Sehen Sie Resilienz als eine Art „Schwimmring“: Wenn die Wellen hochschlagen, hält sie Ihr Unternehmen über Wasser, bis sich die Lage beruhigt. Im Klartext: Resiliente Unternehmen sind flexibel, anpassungsfähig und wissen, wie man auch aus Krisen noch Kapital schlägt – im Idealfall in Form eines neuen Geschäftsmodells oder einer verbesserten Strategie.

Ihr Steuerberater als strategischer Lotse

Jetzt, wo wir geklärt haben, was Resilienz ist, stellt sich die Frage: Wie können Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, auch in stürmischen Zeiten stabil zu bleiben? Hier kommen wir Steuerberater ins Spiel – nicht als Rettungsschwimmer, sondern als Ihr persönlicher Lotse, der Ihnen hilft, sicher durch wilde Gewässer zu navigieren.

Natürlich sind wir für die grundlegenden Aufgaben wie Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen da – das ist unser Kerngeschäft. Doch wenn es darum geht, Ihr Unternehmen strategisch auf Kurs zu halten, können Sie uns als zusätzlichen Lotsen engagieren. Wir begleiten Sie auf Ihrer Reise, geben Ihnen Ratschläge und helfen Ihnen dabei, die besten Routen zu wählen, um Gefahren zu umschiffen.

Dabei ist eines klar: Die Verantwortung für den Kurs und die Entscheidungen liegt letztlich bei Ihnen als Unternehmer. Unser Job ist es, Sie mit unserem Fachwissen zu unterstützen und Ihnen eine fundierte Beratung anzubieten. Diese Beratungsleistung geht über die klassische Grundlagenarbeit hinaus und ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Wie bei jedem guten Lotsenservice gilt: Qualität hat ihren Preis, aber der ist es wert, um sicher durch unruhige Gewässer zu steuern.

Wie können wir Sie unterstützen?

  1. Finanzielle Schwimmwesten: Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, dafür zu sorgen, dass Sie finanziell auf der sicheren Seite sind. Stellen Sie sich uns als Ihre Schwimmwesten vor – wir helfen Ihnen, Ihre Liquidität so zu managen, dass Sie in stürmischen Zeiten nicht baden gehen. Durch kluge Planung und regelmäßige Überprüfung Ihrer Finanzen bleiben Sie immer über Wasser.
  2. Das Anti-Kater-Pflaster des Unternehmertums – Risikomanagement: Wer schon mal einen Tag nach der großen Party im Büro saß, weiß: Vorsorge ist besser als Nachsorge. Dasselbe gilt für Ihr Unternehmen. Wir helfen Ihnen, Risiken zu identifizieren und vorab Vorkehrungen zu treffen, damit Sie nicht von einer unangenehmen Überraschung getroffen werden. Seien es wirtschaftliche Flauten, plötzliche Kostensteigerungen oder neue gesetzliche Regelungen – mit uns als Berater sind Sie auf alles vorbereitet.
  3. Steueroptimierung – Ihr Notgroschen für schlechte Zeiten: Niemand zahlt gerne Steuern, aber wenn Sie das Ganze richtig angehen, können Sie Ihr Geld dort einsetzen, wo es wirklich gebraucht wird – nämlich als Puffer für schlechtere Zeiten. Wir sorgen dafür, dass Sie Ihre Steuern so effizient wie möglich gestalten und dadurch mehr finanziellen Spielraum haben. Denn wer will schon sein hart verdientes Geld den Finanzhaien überlassen, wenn man damit sein Unternehmen sicher durch den nächsten Sturm bringen kann?
  4. Investieren wie ein Kapitän – strategisch und mit Weitsicht: Denken Sie an uns als Ihren persönlichen Lotsen, der Sie sicher durch die Untiefen des Markts navigiert. Gemeinsam mit Ihnen planen wir Investitionen, die Ihr Unternehmen nicht nur schön im Hafen aussehen lassen, sondern auch in den stürmischen Weiten der Wirtschaft bestehen können. Eine ausgewogene Investitionsstrategie ist dabei der Schlüssel – zu viel Risiko könnte das Schiff kentern lassen, zu wenig, und Sie kommen nie aus dem Hafen heraus.
  5. Krisenmanagement – planen Sie den Rettungsring, bevor Sie ihn brauchen: Wenn alles schiefgeht und das Wasser steigt, dann heißt es: Nerven bewahren! Mit einem guten Krisenmanagementplan, den wir gemeinsam erarbeiten, sind Sie vorbereitet, bevor der erste Tropfen das Deck erreicht. Wir stehen Ihnen zur Seite, damit Sie auch in stürmischen Zeiten den Kopf über Wasser halten und Ihr Unternehmen sicher durch jede Krise steuern können.

Fazit

Kurz gesagt, unternehmerische Resilienz ist Ihre Versicherung gegen die Unwägbarkeiten der Geschäftswelt. Mit der richtigen Planung, kluger Beratung und einem Schuss Gelassenheit können Sie auch in stürmischen Zeiten Kurs halten.

Und vergessen Sie nicht: Ihr Steuerberater ist nicht nur der, der die Zahlen jongliert – er ist Ihr Co-Kapitän, der Ihnen hilft, Ihr Unternehmen sicher durch jedes Gewässer zu navigieren. Also, Segel setzen und volle Fahrt voraus! Gern segeln wir mit Ihnen auf allen sieben Weltmeeren.

Inventur: Zählen, Wiegen, Messen – der Tanz der Zahlen zum Jahresende

22. Oktober 2024 LotseAngela HamatschekLeave a comment

Sie sind Unternehmer und ermitteln Ihren Gewinn über eine Einnahmenüberschussrechnung? Dann können Sie den Artikel überspringen. Er hat für Sie keine Relevanz.

Als bilanzierender Unternehmer hingegen sind Sie einmal im Jahr zur Aufnahme der Inventur verpflichtet. Der ermittelte Bestand wird als Aktivposten in Ihrer Bilanz ausgewiesen.

Was ist eine Inventur? – der Grundtakt

Inventur bedeutet die mengenmäßige Bestandsaufnahme aller aktiven und aller passiven Wirtschaftsgüter Ihres Unternehmens. Dabei sind die einzelnen Wirtschaftsgüter zu bewerten.

So die offizielle Definition. In der Praxis werden bereits alle Wirtschaftsgüter bis auf den Warenbestand im Rahmen der Finanzbuchführung erfasst. Sie können Ihre Bestandsaufnahme auf den Warenbestand beschränken.

Wie funktioniert die Bestandsaufnahme der Waren? – die Schrittfolge

Die Erfassung Ihrer Waren hat durch körperliche Bestandsaufnahme zu erfolgen, also durch Messen, Zählen, Wiegen.

Dieser präzise „Tanz der Zahlen“ sollte idealerweise am Bilanzstichtag durchgeführt werden, in der Regel also am 31. Dezember, es sei denn, Sie haben ein abweichendes Wirtschaftsjahr. Unter „zeitnah“ versteht der Gesetzgeber in der Regel eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag.

Welche Inventurerleichterungen gibt es? – Tanzvariationen

Gruppenbewertung

Die Bewertung von gleichartigen Waren, die sich in der Lagerhaltung vermischen, ist einzeln nicht möglich. Hierzu zählen z.B. gleichartige Massengüter (z.B. Kies, Sand, Steine bei Baustoffhändlern oder Mehl bei Bäckereien) oder flüssige Waren (z.B. Chemikalien, Heizöl, Diesel). Insbesondere wenn die Einkaufspreise schwanken, ist eine Einzelbewertung nicht möglich. Daher dürfen Sie in diesen Fällen die Waren mit den durchschnittlichen Einkaufspreisen bewerten.

Verbrauchsfolgeverfahren

Diese Verfahren können Sie wie die Gruppenbewertung bei gleichartigen Waren anwenden. Nach dem Handelsrecht stehen Ihnen zwei Methoden zur Verfügung:

Fifo-Verfahren = first in – first out

Wie der Name schon verrät, wird hier davon ausgegangen, dass die jeweils ältesten Bestände zuerst verbraucht bzw. veräußert werden. Der Jahresbestand umfasst folglich die zeitlich letzten Zugänge und wird dementsprechend mit aktuellen Preisen angesetzt.

Lifo-Verfahren = last in – first out

Hier wird davon ausgegangen, dass die jeweils zuletzt erfolgten Zugänge zuerst wieder verbraucht bzw. veräußert werden. Der Jahresendbestand umfasst bei dieser Methode die zeitlich gesehen ältesten Preise und führt bei steigenden Preisen zu stillen Reserven.

Steuerrechtlich ist neben der Gruppenbewertung lediglich das Lifo-Verfahren zulässig. Aber auch für das Lifo-Verfahren gibt es Einschränkungen: Es ist nicht anwendbar bei leicht verderblichen Waren, Saisonbetrieben ohne Vorräte aus dem Vorjahr und bei Vorräten mit hohen Anschaffungskosten (z.B. Pkws eines Kfz-Händlers).

Permanente Inventur

Sie verfügen über ein Warenwirtschaftsprogramm, mit dem Sie jederzeit die Bestände ermitteln können, und Sie erfassen die Bestandsveränderungen in Ihrer Buchführung? Dann können Sie den buchmäßigen Bestand verwenden. Allerdings dürfen Sie nicht völlig auf die körperliche Bestandsaufnahme verzichten. Sie können aber den Zeitpunkt frei wählen.

Zeitverschobene Inventur

Sie dürfen für Ihre Inventur auch einen Stichtag wählen, der um bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag liegt. Der Wert kann allerdings nicht in die Bilanz aufgenommen werden. Vielmehr müssen Sie den Bestand wertmäßig bis zum Bilanzstichtag fortschreiben oder zurückrechnen.

Können durch Schwund, Verdunsten, Verderb usw. unkontrollierbare Abgänge eintreten, sind weder eine permanente noch eine zeitverschobene Inventur zulässig.

Die fünf häufigsten Inventurirrtümer – Stolperfallen auf der Tanzfläche

  1. Inventurfehler können lediglich zu Hinzuschätzungen der Bestände führen

Eine nicht ordnungsgemäße Inventur führt dazu, dass Ihre ansonsten nicht zu beanstandende Buchführung komplett verworfen werden kann. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung müssen Sie dann mit der Schätzung des Jahresgewinns durch das Finanzamt rechnen.

Sind Sie aufgrund Ihrer Unternehmensgröße wirtschaftsprüfungspflichtig, so wird Ihr Wirtschaftsprüfer die Inventur genau unter die Lupe nehmen.

  • Die Inventurarbeiten müssen zum Stichtag 31. Dezember des Jahres erfolgen

Nein, wie bereits oben dargestellt können Sie den Stichtag verschieben.

  • Die Vorlage der Inventurliste als Ergebnis der Inventur genügt der Dokumentationspflicht

Nicht nur das Endprodukt der Inventur zählt. Auch Organisation, Durchführung und Kontrolle der Inventur sind zu protokollieren und zu dokumentieren.

  • Aufbewahrungspflichten bestehen nur für das Inventar

Nein, auch die Aufnahmebelege, Protokolle, Inventuranweisungen und Inventurkalender müssen Sie zehn Jahre aufbewahren.

  • Mitarbeiter aus der Buchhaltung und Lagerverwaltung sind für die Inventurarbeiten fachlich am besten geeignet

Das mag auf den ersten Blick das Einfachste sein. Um Manipulationen und eine zweifelhafte Selbstkontrolle zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass das Aufnahmepersonal und Aufsichtspersonen nicht aus der Lagerverwaltung oder Buchhaltung rekrutiert werden.

Pragmatisches Wochen-Controlling –

15. Oktober 2024 LotseAngela HamatschekLeave a comment

30 Minuten für Ihre Unternehmensfitness

Wie oft und wie lange beschäftigen Sie sich mit der Steuerung Ihres Unternehmens? Nutzen Sie regelmäßig die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, um den Unternehmenskurs im Blick zu behalten und bei Abweichungen rechtzeitig zu reagieren?

Oder geht es Ihnen wie den meisten kleinen und mittelständischen Betrieben, die im Alltagsgeschäft eher wie im Hamsterrad treten und für Planung und Kontrolle zu wenig Zeit finden?

Dann möchten wir Ihnen heute Hilfestellungen auf den Weg geben, wie Sie im laufenden Betrieb mit nur 30 Minuten Zeit pro Woche Ihr Unternehmen sinnvoll steuern und auf Erfolgskurs halten können.

Das Zauberwort lautet Wochen-Controlling. Es gibt Hunderte von Kennzahlen, doch in der Regel sind es eine Handvoll, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Natürlich bleibt die Jahresplanung mit vierteljährlichem Soll-Ist-Vergleich ein guter Controlling-Ansatz, vor allem, um langfristig die Ziele festzulegen und deren Erreichen zu überprüfen.

Im laufenden Betrieb geht das leicht unter, und so ist es sinnvoller, sich auf einige wesentliche Werte zu konzentrieren, bevor das Controlling komplett vernachlässigt wird.

Welche Kennzahlen das sind, hängt von Ihrer Branche und individuellen Anforderungen ab. Hier die zehn grundlegenden Kennzahlen, die für das Wochen-Controlling herangezogen werden können, aus denen Sie sich am besten Ihre Top fünf auswählen.

1. Die generelle Orientierung: Umsatz – Vergleich Vormonat/Vorjahr

2. Lohnt sich der Auftrag? Deckungsbeitrag – nach Aufträgen/Mitarbeitern

3. Der Einsatz der Mittel – Wareneinsatzquote

4. Setzen Sie Ihre Mitarbeiter gut ein? – Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz

5. Wie viel Geschäft ist noch nicht abgerechnet? – unfertige Arbeiten

6. Spielen Sie Bank für Ihre Kunden? – Forderungsbestand

7. Bleiben die guten Kunden treu? – Umsatz mit den Topkunden

8. Können Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen? – kurzfristige Liquidität

9. Können Sie Ihre Kredite tilgen? – Schuldenabbau

10. Privatentnahmen im Verhältnis zum Gewinn

Bei der Auswahl der für Sie passenden Kennzahlen steht im Vordergrund, welche Faktoren für den Erfolg Ihres Betriebs ausschlaggebend sind.

Dafür gibt es sehr effiziente und dabei noch individuelle Lösungen für die optimale Arbeitsteilung im gesamten Bereich des betrieblichen Rechnungswesens. Durch ausgefeilte Tools sind wir insbesondere auch im Bereich Controlling in der Lage, Sie sehr effektiv bei der Führung Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Wir bilden für Sie und mit Ihnen sehr plastisch und aussagekräftig die Steuerungsgrößen Ihres Unternehmens ab.

Damit haben Sie eine Grundlage für die kurzfristige, aber auch langfristige Absicherung Ihres Unternehmens.

WENIGER tun ist besser, als MEHR lassen!

Sie brauchen Unterstützung bei der Ermittlung dieser Zahlen? Sprechen Sie uns an.

Tipp: So setzen Sie Ihr Wochen-Controlling effizient um

Das Wissen um die wichtigsten Kennzahlen ist der erste Schritt – doch wie integrieren Sie das Wochen-Controlling in den ohnehin vollen Arbeitsalltag? Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, das Wochen-Controlling nachhaltig zu etablieren:

  1. Zeitslot reservieren: Blocken Sie jeden Freitag 30 Minuten in Ihrem Kalender für das Wochen-Controlling. Das schafft Routine und verhindert, dass andere Aufgaben diesen wichtigen Termin verdrängen.
  2. Auf einen Blick: Stellen Sie Ihre Top 5 auf einer Seite bzw. in einem Dokument oder auf einem Dashboard zusammen. Wichtig ist, dass die Daten einfach im Zugriff, übersichtlich und schnell erfassbar sind.
  3. Schnelle Entscheidungen treffen: Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Wochen-Controlling, um unmittelbar auf Abweichungen zu reagieren. Entwickeln sich bestimmte Kennzahlen in eine negative Richtung? Dann können SIe kurzfristig Maßnahmen einleiten, um gegenzusteuern.
  4. Kontinuität sichern: Stellen Sie sicher, dass das Wochen-Controlling nicht zur Eintagsfliege wird. Legen Sie einen festen Rhythmus fest und bewerten Sie regelmäßig, ob die gewählten Kennzahlen weiterhin relevant sind oder angepasst werden.
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