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Steuernachzahlungen vermeiden und Prozesse optimieren

Die Verfahrensdokumentation macht es möglich

Von der Pflicht zur Kür. Die 7 wichtigsten Fragen und Antworten haben wir für Sie zusammengestellt

  1. Verfahrensdokumentation – was ist das?
  2. Warum benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?
  3. Was kann Ihnen passieren, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
  4. Welchen Inhalt muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation haben?
  5. Wie unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation?
  6. Welchen weiteren Nutzen hat die Verfahrensdokumentation noch?
  7. Wie sieht der weitere Ablauf aus?

Thermopapierbelege aufbewahren?

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co.
Eine der Fragen greifen wir hier auf.

Muss ich wirklich jeden Thermopapierbeleg (z.B. Tanken, Buchhandlung, Restaurant) kopieren, aufkleben und aufbewahren?

Im Prinzip ja. Die Aufbewahrungspflicht für Belege betrifft grundsätzlich das Originalformat.

Unser Tipp: Es gibt in den neuen Vorschriften der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ endlich eine Möglichkeit, die Papierbelege (und zwar alle, nicht nur die Thermobelege) nach dem Scannen zu entsorgen. In der „Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen“ müssen Sie dafür Ihren „Beleg-Prozess“ dokumentieren.

Und zum Scannen unterwegs gibt es verschiedene Apps für Ihr Handy – so brauchen Sie den Beleg nicht einmal mehr nach Hause zu tragen. Wir empfehlen dazu die DATEV App Upload mobil, da sie die Belege direkt in Unternehmen Online hochlädt.

Gut zu wissen: Diese Verfahrensanweisung beinhaltet auch den Umgang mit mobilen Belegen, also Belege, die per Handy-App fotografiert und digitalisiert werden.

Bei der Erstellung dieser Verfahrensanweisung gibt es zwar einiges zu regeln – immerhin hat die Mustervorlage 27 Seiten. Doch der Grundaufwand lohnt sich, wenn dauerhaft die Ablage der Papierbelege wegfällt.

Gerhard Ehinger, unser Experte für Verfahrensdokumentationen, zeigt Ihnen individuell wie Sie von der Umsetzung profitieren.

Sein Profi-Tipp: Fehlt bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD kann es zu erheblichen Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. Ein weiterer wichtiger Grund, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

7 Arbeitszeitmodelle im Vergleich

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit geraumer Zeit im Wandel. Durch die Corona-Krise hat diese Entwicklung an Geschwindigkeit hinzugewonnen. In besonderem Maße gilt das für die Gestaltung der Arbeitszeit. Ein fester Arbeitstag von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr gehört mittlerweile zur Ausnahme.

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Damit Sie hier den Überblick nicht verlieren, stellen wir Ihnen die wichtigsten Modelle kurz vor:

1. Gleitzeit

Die Gleitzeit gehört zu den Klassikern und hat für die Beteiligten fast nur Vorteile. Hier können Mitarbeitende bis zu einem gewissen Rahmen selbst über die Arbeitszeiten bestimmen. Sie als Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber setzen den Rahmen, in dem Sie die Kernarbeitszeit festlegen, in der Anwesenheitspflicht besteht. Außerdem werden Rahmenarbeitszeiten bestimmt, wann frühestens mit der Arbeit begonnen wird und bis wann ein Arbeitstag spätestens dauern kann. Ein Arbeitszeitkonto verzeichnet bei der Gleitzeit die genauen Zeiten.

Ihren Mitarbeitenden ermöglichen Sie eine freiere Gestaltung der Zeit, und Sie übertragen diesen mehr Eigenverantwortung. Für Sie selbst kann mehr Organisation erforderlich sein, wenn Sie
sicherstellen müssen, dass der Arbeitsplatz zu einer bestimmten Zeit besetzt ist.

2. Homeoffice

Gerade in den Zeiten der Corona-Krise hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Es ermöglicht, einen Teil der Arbeit außerhalb des Büros zu erledigen. Die Verlegung des Arbeitsplatzes kann auf bestimmte Tage pro Woche beschränkt werden. Die genaue Regelung sollten Sie mit Ihren Mitarbeitenden individuell treffen. Dies gilt auch für die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit während des Homeoffice.

Da Störungen durch Kollegen, Kunden und Chef geringer sind, arbeiten die meisten Mitarbeitenden deutlich produktiver. Außerdem entfällt der Weg zur Arbeit. Erforderlich vor dem Start ins Homeoffice ist eine Vereinbarung, um dem Datenschutz gerecht zu werden. Außerdem ist im Homeoffice neben der Selbstorganisation ein gutes Stück Selbstdisziplin gefragt.
Auch die sozialen Kontakte sind deutlich reduzierter, was von den Mitarbeitenden häufig als belastend empfunden wird.

3. Jobsharing

Hier gibt es verschiedene Varianten. Zwei oder mehrere Mitarbeitende teilen sich einen einzelnen Arbeitsplatz. Zwei Mitarbeitende können jeweils exakt die Hälfte der Stunden arbeiten. Jobsplitting nennt sich die Regelung, da sich die Mitarbeitenden sämtliche Aufgaben zu gleichen Teilen unabhängig voneinander teilen.

Von Vorteil sind die Individualität und die flexible Einteilung der Arbeitszeit. Erforderlich sind ständige Absprachen im Team. Nur wenn die Beteiligten jederzeit über Aufgaben, Fortschritte und laufende Projekte informiert sind, lässt sich gemeinsam das Ziel erreichen.

4. Teilzeitarbeit

Gerade die Teilzeitarbeit bietet viele Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. Sie können etwa anbieten, dass sich die vereinbarte Arbeitszeit auf die gesamte Woche verteilt. Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, ob beispielsweise täglich stundenweise gearbeitet wird oder ob an zwei oder drei Tagen in der Woche ganztägig.

Für Mitarbeitende bietet diese Form der Beschäftigung viele Freiheiten, da Sie die Zeiten auf die Person zuschneiden können. Der Organisationsaufwand liegt auf Ihrer Seite. Sie müssen den
Überblick behalten, wer wann anwesend ist, um die Arbeitsplätze besetzt zu halten.

5. Abrufarbeit

Abrufarbeit ist eine Form der Teilzeitarbeit. Diese liegt vor, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden arbeitsvertraglich vereinbaren, dass diese ihre Arbeit entsprechend dem Arbeitsanfall erbringen. Die Vergütung erfolgt in der Regel nach Stundenlohn.

Der Vorteil liegt hier bei Ihnen, da die Mitarbeitenden nur bei Arbeitsanfall gerufen werden. Grundvoraussetzung ist hier eine vertragliche Vereinbarung. Aufgrund der Besonderheit müssen darin die wöchentliche Arbeitszeit, ein Ausgleichszeitraum und der Abruf der Arbeitsleistung vereinbart werden. Auch erfordert die Abrufarbeit eine hohe Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden.

6. Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es grundsätzlich keine festgelegten Arbeitszeiten, an denen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Stattdessen legen Sie klare Ziele und Aufgaben fest, deren Ergebnisse die Mitarbeitenden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erbringen müssen. Geeignet ist die Vertrauensarbeitszeit vor allem in der Projektarbeit und da, wo Mitarbeitende über eine hohe Selbstständigkeit verfügen.

Für die Mitarbeitenden beschert die Vertrauensarbeitszeit ein Höchstmaß an Flexibilität. Sie als Arbeitgeber schenken hier viel Vertrauen und übertragen Eigenverantwortung auf Ihre Mitarbeitenden. Die Vertrauensarbeitszeit erfordert ein großes Maß an Kommunikation. Ihre Zielvorgaben müssen fair und realistisch sein, sonst kommt es zur Überlastung.

7. Jahresarbeitszeit

Dies ist ein relativ neues Arbeitszeitmodell. Statt einer festgelegten wöchentlichen und monatlichen Stundenzahl ermitteln Sie anhand der durchschnittlichen Wochenarbeitsstundenzahl,
wie viele Stunden im Jahr die Mitarbeitenden leisten müssen. Ihre Mitarbeitenden können von Tag zu Tag, von Woche zu Woche ihr Pensum nach ihren Wünschen ausrichten. Solange sie das Gesamtpensum erfüllen, bleibt trotz der Schwankungen die Bezahlung konstant. Sie als Arbeitgeber können saisonale Schwankungen ausgleichen und Kündigungen bei Auftragsrückgang vermeiden.

Nachteilig ist die erforderliche lange Vorausplanung. Auch kann es bei Stoßzeiten zu hohen Belastungen bei den Mitarbeitenden kommen.

Fazit:

Flexible Arbeitszeitmodelle schaffen Anreize, um qualifizierte Mitarbeitende an Ihr Unternehmen zu binden und neue Talente von der Berufswahl zu überzeugen.

Für die flexible Arbeitszeit spricht:
• bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• mehr Flexibilität
• weniger Stress
• mehr Motivation
• individuelle Gestaltung

Dagegen spricht:
• höherer Verwaltungsaufwand und damit Kosten
• Verantwortung und Management
• Abgrenzung und Vermischung

Rechnungen per Mail – Tipps zur Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich? Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann geht der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Sie sind up to Date und nutzen DATEV Unternehmen online. Hier laden Sie die Original Belege innerhalb von 10 Tagen einfach über Upload Mail in die revisionssichere DATEV Cloud. So erfüllen Sie erstens die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung der Belege und haben zweitens die Rechnung immer schnell zur Hand.

Der Profi-Tipp: Mit der Belegsuche von DATEV Unternehmen online – Menüpunkt Startseite Belege – finden Sie schnell und einfach alle Belege in der Cloud wieder. Der Dateiname spielt dabei keine Rolle, mühsames Umbenennen der Dateien entfällt. Einfach ein Stichwort eingeben, die Volltextsuche durchforstet alle Dateiinhalte und zeigt den passenden Beleg an – schnell und ohne großen Zeitaufwand.

Diese Belegablage über DATEV Unternehmen online empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen. So ist alles einfach, sicher und schnell abgelegt und wiedergefunden.

Achtung: Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat. Haben Sie die Rechnung also in digitaler Form erhalten, sind Sie verpflichtet, diese digitale Rechnung aufzubewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, gilt das auch für den Mailtext – im Zweifel zehn Jahre.

90% unserer Mandanten arbeiten digital und genießen die Vorteile der papierlosen Zusammenarbeit. Sie haben Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online?
Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

Frühjahrsputz im Büro – auch digital sinnvoll

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
    
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.

Arbeit bleibt Arbeit – 3 Irrtümer zum Thema „New Work“

New Work oder Arbeit 4.0 – um diese „Buzzwords“ kommen wir heute nicht herum.

Die Arbeit verändert sich – ganz was Neues ;-)).

Die Frage: Lassen sich die oft zitierte Flexibilität über Zeit und Raum, die flachen Hierarchien und die Sinnhaftigkeit gepaart mit Spaß an der Arbeit tatsächlich von den hippen Webworkern in Berlin auf bodenständige Branchen in der „Provinz“ übertragen?

Ein Thema, das uns sicher noch in den nächsten Jahren beschäftigen wird.

Bevor wir aber hier wolkige Theorien absondern – lassen Sie uns mal etwas geraderücken:

# Irrtum 1: Arbeit wird zum Wellnessaufenthalt 

Von der Massage am Arbeitsplatz bis zum unverzichtbaren Tischkicker. In den Headoffices der Start-ups und in den Firmenzentralen der Big Companies wie Apple, Google und Co. sieht es eher aus wie in der Seniorengruppe eines Kindergartens.

Das sollte uns aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass gerade diese Firmen bleiben, was sie sind: klar gewinnorientiert. Am Ende des Tages muss das Ergebnis stimmen.

Aber: Wichtiger als Dauerspaß ist eine gute Zusammenarbeit im Betrieb. Dazu gehören eine transparente Entscheidungsfindung, eine gute Gesprächskultur und eine offene Fehlerkultur.

# Irrtum 2: Arbeiten immer und von überall

Die technischen Möglichkeiten erlauben es uns, die Arbeit von festen Zeiten zu entkoppeln und Ort und Zeit individuell festzulegen – zumindest für die Büroarbeiter unter Ihnen. Denn auch wenn die Heizung schon online gewartet werden kann – der Einbau passiert immer noch vor Ort.

Also Büroarbeit im Café und die Buchhaltung abends nach 22:00 Uhr zu Hause?

Diese Work-Life-Balance kann schnell zum Work-Life-Blending werden.
Noch nie gehört? Dann lassen Sie als selbstständiger Unternehmer einfach mal die letzte Woche Revue passieren – Sie machen das schon ;-)). Eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben gibt es bei den meisten Selbstständigen eher nicht.

Das war noch nie gut. Und auch wenn es jetzt durch die neuen Kommunikationskanäle noch einfacher wird – das ist auch heute nicht gut.

Schon gar nicht für Ihre Mitarbeiter, die sich eben genau gegen eine Selbstständigkeit entschieden haben. Genau deshalb, weil sie den Büroschlüssel irgendwann einfach rumdrehen wollen, um ihr Privatleben zu genießen.

Aber: Zwischen striktem 9 to 5 und der totalen Flexibilität werden auch in „normalen“ Unternehmen schon viele individuelle Modelle gelebt – Homeoffice oder an die Situation der Mitarbeiter angepasste Arbeitszeitmodelle gibt es schon länger –, Corona hat diese Entwicklung noch einmal kräftig angestoßen.

Entscheidend bleibt: Wie gehen wir mit dieser neuen Freiheit um? Wie gestalten wir die Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsergebnisse termingerecht, in notwendiger Qualität und effizient erarbeitet werden?

# Irrtum 3: Sinnvolle Arbeit rettet mindestens die Welt 

Die Generationen Y und Z – also die nach 1980 Geborenen – suchen nach dem Sinn hinter ihrer Arbeit. Unterhalb von „Wir lösen eines der größten Probleme der Menschheit (Hunger, Krieg, Klima …)“ geht gar nichts mehr …

Dieser überhöhte Anspruch führt auf der anderen Seite dazu, dass „ganz normale“ Jobs fast schon diskriminiert werden.

Ganz ehrlich: Arbeit bleibt Arbeit – auch wenn wir gerade nicht die Welt retten, sondern eben „nur“ einem Kunden mit einer Handwerkerleistung oder einem Versicherungsvertrag das Leben leichter und/oder schöner machen.

Aber: Das Warum hinter der Arbeit ist wichtig. Es geht eben nicht nur darum, sich immer wieder Gedanken darüber zu machen, was wir den ganzen Tag so treiben und wie wir das am besten schaffen.

Es geht um die Frage, warum die Mitarbeiter genau bei Ihnen arbeiten wollen. Und die Antwort ist eben nicht nur das Gehalt.

Fazit: Ja, unsere Arbeitswelt wird sich verändern. Wir sollten aber nicht hippen Trends hinterherlaufen, sondern uns auf das besinnen, was das Wichtigste für unsere Mitarbeiter bei der Arbeit ist: ein guter Chef, der gemeinsam mit seinen Mitarbeitern Antworten auf die Frage findet: Warum(„Vision“) werden wir wie (Art der Zusammenarbeit intern und extern) was (welche Dienstleistungen) in der Zukunft arbeiten?

Daran müssen Sie sich jetzt messen lassen …

Zahlen nur noch bargeldlos?

Macht bargeldlos wirklich glücklich? Ein paar Gedanken dazu.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung bei bargeldintensiven Betrieben wurden schon seit einiger Zeit verschärft. Zuletzt hatten wir berichtet, dass die Kassen aufgerüstet werden müssen mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung. Die Frist hierzu per 30.09.2020 wurde durch Probleme bei der Umsetzung bei den Kassenherstellern verlängert auf den 31.03.2021.

Zudem hatten wir auch berichtet, dass gerade für Bargeldgeschäfte betroffene Unternehmen eine Verfahrensdokumentation (VD) bereithalten müssen. Hier sind die einzelnen Länder unterschiedlich weit in der Anforderung dieser VD bei Betriebsprüfungen.

Der Bargeldverkehr ist in den Augen der Finanzverwaltung anfällig für eine Steuerhinterziehung. Deshalb besteht dann die Gefahr, dass ehrliche mit den unehrlichen Steuerbürgern vermengt werden, da selbst bei den kleinsten Unstimmigkeiten hohe Unsicherheitszuschläge erfolgen. Was wäre also, wenn es das Bargeld zukünftig nicht mehr geben würde? Ist das überhaupt ein denkbares Szenario? Wäre das aus Unternehmersicht sogar wünschenswert? Wir haben hier mal recherchiert.


Denkbar ist es durchaus. Das wollen uns die Schweden jedenfalls gerade vormachen. Sie planen die Einführung der digitalen E-Krone. Auch bei uns wird inzwischen sogar beim Bäcker sehr oft die EC-Karte gezückt . Findet hier ein Umdenken statt? Welche Interessengruppen gibt es dazu, und was ist deren Meinung? Hier ein kleiner Überblick:

Für die Abschaffung sind:
• der Staat, da er so Kriminalität (Bekämpfung des Waffen- und Drogenhandels, illegale Prostitution …) und Steuerhinterziehung wesentlich einfacher bekämpfen kann
• die Banken wegen der Kosten, die mit der Produktion, Verteilung und Aufbewahrung zusammenhängen (letztendlich zahlt diese aber der Verbraucher mit)
• manche Unternehmer, da dann die Angestellten nicht in die Kasse greifen könnten

Gegen die Abschaffung spricht:
• beim Thema Kriminalitätsbekämpfung: Die Verbrechen verlagern sich auf die lukrativere Cyberkriminalität. Der herkömmliche Bankraub ist am Aussterben.
• beim Sparverhalten: Beim Pleitegehen von Banken wären unter Umständen alle Spareinlagen weg. Das Geld unter dem Kopfkissen oder in der Schublade zu Hause wäre in diesem Fall noch da, vorausgesetzt der Einbrecher hat es nicht. Das Vertrauen der Sparer in die Banken und den digitalen Zahlungsverkehr ist in vielen Köpfen nicht vorhanden.
• beim Thema Steuerhinterziehung: Durch die verschärften Anforderungen und Sorgfaltspflichten kann sich der steuerehrliche Bürger, wenn er diese beachtet, abgrenzen und Zuschätzungen vermeiden.
• Und beim Datenschutz? Jeder Kauf, den wir tätigen, wäre automatisch in mindestens einer Datenbank gespeichert. Wollen wir das? Verlieren wir hier nicht noch ein Stück Freiheit?

Fazit:
Unserer Meinung nach wird es das Bargeld in Deutschland die nächsten Jahre weiterhin geben. Allerdings hat Corona gezeigt, dass es jeder Unternehmer selbst in der Hand hat, ob er seine Waren nur noch bargeldlos anbieten möchte oder nicht.

Fakt ist, dass der digitale Zahlungsverkehr stark zunimmt. Bargeldintensive Betriebe, die gewissenhaft mit der Thematik umgehen, werden steuerlich auch wenige Probleme bei Betriebsprüfungen bekommen.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Auch Sie haben während der Krise einfach mal gemacht? Homeoffice, Videokonferenz, Chat?

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet? Schließlich hatten Sie gerade in den letzten Monaten andere Themen auf dem Zettel.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise. Und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es 3 Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal ob direkt in der PDF zum Beispiel auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der nächste sein.

Stufe 1: Einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer

bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und

zum Beispiel für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber

zum Beispiel bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. SIe ersetzt

allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift

angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.

Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur

von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflowgestaltung enthalten – Sie können fest legen wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloudlösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Keine Installation und Wartung zusätzlicher Software.

Anbieter – Beispiele – ohne Vollständigkeitsgarantie natürlich:

  • FP Sign  (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Kunden interessant, die ohnehin Adobe-Kunden sind.

Meist ist es kein Problem eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.

Videolust statt Reisefrust

Wie Sie Videokonferenzen auch künftig sinnvoll nutzen können

In vielen Betrieben hat das verordnete Homeoffice zu neuen Kommunikationsformen geführt. Teambesprechungen und Kundenanfragen wurden mithilfe von Videokonferenzsystemen gelöst. Die körperliche Distanz konnte so ein Stück weit aufgehoben werden.

Langsam kehren die Mitarbeiter wieder in die Büros zurück, persönliche Kundengespräche sind – wenn auch unter Auflagen – wieder möglich. Und natürlich ist jeder froh, dass es wieder ein persönliches Miteinander gibt. Doch Homeoffice und Kommunikation mit Videokonferenzen haben auch ihre guten Seiten – und das können Sie sich auch in Zukunft zunutze machen:

  • Alle Mitarbeiter sind und bleiben einsatzfähig, auch wenn sie nicht ins Büro kommen können – auch wenn es nur wenige Tage betrifft, weil beispielsweise Schneechaos herrscht und der Verkehr zusammenbricht.
  • Teilzeitmitarbeiter können besser ins Team eingebunden werden, indem sie sich bei Teambesprechungen dazuschalten können.
  • Zeitbudget und Nerven werden geschont – für manche Besprechungstermine ist die An- und Abreisezeit genauso oder gar länger als die Besprechung selbst.
  • Die Umwelt dankt es uns – weniger Verkehrsaufkommen, Staus vermeiden und keine Parkprobleme. Wir können alle unseren Beitrag zur Klimastabilisierung leisten.

Möglicherweise denken Sie jetzt: Aber wieso braucht es dazu Videokonferenzen? Da braucht es extra Technik, und wenn das Internet schwächelt, ist man auch schnell genervt. Da ist es doch einfacher, zu telefonieren – das haben wir immer schon so gemacht.

Die Videokonferenz bietet gegenüber dem Telefonat zwei große Vorteile:

  1. Sie sehen Körpersprache und Mimik Ihres Gegenübers. Auch wenn es manchmal aus technischen Gründen ruckelt, wird eine engere Bindung erzeugt als nur über die Stimme.
  2. Sie können Ihren Bildschirm teilen: die Besprechungspunkte in einer Teamsitzung, in der Sie für alle sichtbar die Ergebnisse festhalten. Das Angebot für den Kunden, das Sie live kommentieren. Oder Sie entwickeln gemeinsam eine Idee mithilfe von Mindmap-Lösungen. (Mindmaps sind grafisch orientierte Themensammlungen, die ausgehend von einem Hauptpunkt die Unterpunkte als Zweige mit Verästelungen darstellen.)

Diese zwei Punkte sorgen dafür, dass die Teilnehmer den Inhalten besser folgen können und konzentrierter an der Sache arbeiten.

Natürlich gibt es dabei ein paar Spielregeln zu beachten – je nachdem, ob Sie eine Teambesprechung mit vielen Teilnehmern oder ein Eins-zu-eins-Gespräch mit einem Kunden führen. Hier die wichtigsten Spielregeln, gleich so formuliert, dass Sie diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen können:

  • Bitte stellen Sie alle Störquellen und Ablenkungen aus, wie Telefon/Handy, Mailprogramm und andere Anwendungen wie Facebook, Instagram & Co. Denken Sie eventuell auch daran, Alexa auszuschalten, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
  • Nutzen Sie einen eigenen Raum oder eine ruhige Ecke, um Umweltgeräusche zu minimieren.
  • Wenn Sie von zu Hause arbeiten, bitten Sie Ihre Familienmitglieder, während der Besprechung ungestört zu sein.
  • Ein aufgeräumter Schreibtisch minimiert weitere Ablenkungen und hilft bei der Fokussierung auf das Thema.
  • Sie erhalten einen Tag vorher von uns den Zugangslink und die Besprechungspunkte. Wenn Sie noch weitere Themen haben, schicken Sie uns diese bitte vorweg.
  • Wir sind 10 Minuten vorher bereits im Meeting-Raum. Sie können gern dazukommen, wenn Sie die Technik noch mal kurz justieren möchten. Oder Sie versorgen sich in aller Ruhe mit Getränken und öffnen die Dateien, mit denen wir dann arbeiten werden.
  • Wir teilen unseren Bildschirm mit Ihnen, sodass wir gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Bei Bedarf können wir die Rollen auch tauschen, sodass Ihr Bildschirm übertragen wird.
  • Je nach Bedarf legen wir Pausen ein, hier stimmen wir uns kurzfristig während der Besprechung ab.

Diese Spielregeln mit einem Erläuterungstext und weitere Spielregeln für Teambesprechungen können Sie gern bei uns anfordern.

Natürlich ist eine Videokonferenz kein vollwertiger Ersatz dafür, mit Mitarbeitern und Kunden an einem Tisch zu sitzen. Doch stellt sie in Zukunft eine sinnvolle Ergänzung dar. Nutzen Sie die Chancen, die darin stecken, um Reisezeiten zu minimieren und bei Bedarf das Homeoffice öfter zu nutzen.

Umweltbewusst weiter

Erneut als QuB Betrieb (Qualitätsmanagement umweltbewusster Betriebe) zertifiziert bis 2022

Mit der Zertifizierung zum QuB Betrieb haben wir alle unsere Prozesse durchleuchtet, unser tägliches Handeln hinterfragt und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess hinsichtlich des betrieblichen Umweltschutzes angestoßen. Seit Februar 2015 sind wir als umweltbewusster Betrieb in den Umweltpakt Bayern aufgenommen wurde.

Wir freuen uns, dass wir erneut das Zertifikat erhalten haben und nehmen das als Ansporn, noch umweltbewusster zu handeln.

Zertifikat QuB