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FAQ – Wie bekomme ich Daten aus meinen Programmen direkt zum Steuerberater?

Moderner Beleg-Vierkampf

Fotografieren, ausdrucken, kopieren, scannen, hochladen – Anstrengend.

Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit diversen Programmen?
• Fakturierung
• Online-Banking
• Warenwirtschaftssystem
• eigenes Buchhaltungssystem (z. B. eine Handwerks- oder eine Arztsoftware)
• Zeiterfassungssysteme (deren Daten werden für die Lohnbuchhaltung gebraucht)
• …
Um nur die wichtigsten zu nennen.

Kann Ihr Steuerberater direkt mit diesen Daten arbeiten?
Antwort: Ja, das geht. Jedenfalls in sehr vielen Fällen.

Unser Tipp: Ihre Software hat Schnittstellen – so können die Daten (meist in einer einzigen Datei) ausgegeben werden, um beim Steuerberater direkt wieder eingespielt zu werden. Entscheidend ist dabei das Format. Eine CSV-Datei kann fast jedes Programm ausgeben und auch wieder einspielen. Dabei braucht es allerdings noch ein „human interface“, also einen Menschen, der einmal definiert, welche Daten aus der Exportdatei wo im Zielprogramm ankommen sollen. Das kann entweder jemand in der Kanzlei oder ein EDV-Spezialist sein.

Die Kosten zu Beginn rentieren sich schnell, wenn nachher alles automatisch läuft.
Eine Reihe von Programmen hat auch komfortablere Standard-Schnittstellen zu den Programmen von uns Steuerberatern, die nicht so aufwendig eingerichtet werden müssen.

Sprechen Sie uns darauf an, und wir machen zusammen mit Ihnen einen „Schnittstellen-Check“. Denn die direkte Weitergabe spart Ihnen Zeit und vermeidet den Vierkampf.

Digitales Funkrauschen – wie Sie die Kommunikationskanäle sinnvoll bedienen

Auf wie vielen Kanälen sind Sie unterwegs? Mal eben telefonieren – mit oder ohne Video, ein paar Mails schreiben, per WhatsApp chatten. Heutzutage gehen wir ganz selbstverständlich mit dieser Medienvielfalt um. Doch im Berufsleben ist nicht immer jeder Kanal für alle Inhalte passend. Spätestens wenn Sie die vierte Mail mit Betreff AW:AW:AW:AW: bekommen, wäre dieser Sachverhalt vermutlich einfacher mit einem Telefonat erledigt gewesen.

Welches Medium passt also wofür am besten?

1. E-Mail: das digitale Massenmedium

Die E-Mail-Kommunikation zählt nach wie vor zu den beliebtesten Kommunikationsmitteln. Allein in Deutschland werden über 2 Mrd. E-Mails täglich versendet. Davon sind zwar 55 % Spam und ein weiterer Teil irrelevant – denken Sie nur an die Mails, bei denen Sie „nur“ im CC stehen. Gleichzeitig ist mit jeder Mail für den Empfänger eine Aktion verbunden (und sei es nur das Überfliegen und Löschen). Es lohnt sich also bereits vor dem Schreiben der Mail zu überlegen, ob das wirklich der beste Kanal ist.

E-Mails zum asynchronen Informationsaustausch
Asynchron werden die Kanäle bezeichnet, bei denen Sender und Empfänger die Informationen zeitversetzt bearbeiten. Wenn Sie also keine unmittelbare Antwort auf Ihre Nachricht erwarten, ist die EMail eine gute Wahl. Und wenn Ihr Anliegen leicht verständlich ist, können Sie es auch nutzen, um Fragen zu stellen oder um die Erledigung von Aufgaben zu bitten, die nicht eilig sind. Auch für den Informationsaustausch mit größeren Gruppen und Marketingaktionen eignen sich E-Mails gut.

Digitale Einbahnstraße
E-Mails sind eher Informations- als Kommunikationsmittel und daher digitale Einbahnstraßen. Sie eignen sich nicht für die Pflege Ihrer persönlichen Beziehungen und führen bei ausufernder Nutzung zu sinkender Produktivität. Denken Sie an das Pingpongspiel von Terminvereinbarungen oder den Versuch, einen komplexen Sachverhalt zu erklären, der dann missverstanden wird und erst mit mehreren Rückfragen – wieder per Mail – aufgeklärt wird. Hier ist auf beiden Seiten Frust vorprogrammiert.

Hier lohnt sich der Griff zum „Hörer“.

2. Telefon: Treten Sie in den Dialog

Wo die schriftliche Kommunikation an ihre Grenzen stößt, spielt das Telefongespräch seine Stärken aus. Kaum eine andere Kommunikationsform ist so effektiv wie der persönliche Dialog.

Nutzen Sie den persönlichen Draht
Wenn Sie Fragen zu konkreten Sachverhalten klären, in Gedankenaustausch treten oder einen Konflikt besänftigen möchten: Die Kommunikation per Telefon ist neben dem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht das wirksamste Mittel. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist es sinnvoll, sich regelmäßig mit Mitarbeitern und Kunden in Telefonaten auszutauschen, um den persönlichen Draht nicht zu verlieren und die gemeinsame Vertrauensbasis zu pflegen.

Die Generationen Y und Z
Menschen, die mit dem Smartphone aufgewachsen sind, sind es eher gewohnt, zu chatten als zu telefonieren – dazu gleich mehr in Punkt 3.

Verzichten sollten Sie dennoch nicht auf den Telefonanruf, wenn es das Thema erfordert. Wundern Sie sich allerdings nicht, wenn das Telefonat weggedrückt wird. Für die Jüngeren ist das normal und nicht unhöflich gemeint. Sollen an einem Gespräch mehr als zwei Personen
teilnehmen, erfordert die Einrichtung einer Telefonkonferenz ein wenig Organisation vorab – eine Kalendereinladung per E-Mail ist dann die sichere Wahl, bzw. mit einem Tool wie Doodle ersparen Sie sich das bereits beschriebene Pingpongspiel.

3. Chat: schnelles und zwangloses Miteinander

Im Unterschied zur E-Mail-Kommunikation sind Chat-Nachrichten das perfekte Medium für die schnelle Frage zwischendurch. Viele kennen das: Wir sitzen vor einer E-Mail und feilen minutenlang an der Formulierung, bevor wir „Senden“ klicken. Ganz anders beim Chat:
Hier schreiben wir unverkrampft direkt los. Zeitraubende Formalitäten sind weniger wichtig, solange der Umgangston freundlich ist. Das macht Chat schnell und effizient.

Schnelle Interaktion
Chat und Instant-Messaging eignen sich hervorragend für schnelle Frage-und-Antwort-Dialoge zu ganz konkreten Fragestellungen.
Sie benötigen zeitnahes Feedback zu einer Ihrer Aufgaben, können Ihre Mitarbeiterin oder Kollegen aber nicht anrufen, weil sie sich gerade in einer Konferenz befindet? Auch der Chat ist ein asynchrones Medium, d.h., der oder die andere antwortet, wenn es zeitlich für sie passt. Doch wenn der andere gerade online ist, ist die Antwort meist eine Frage von Sekunden. Mit Emojis bekommen die Nachrichten einen persönlichen Touch und sind damit für das lockere menschliche Miteinander besser geeignet als steife E-Mail-Nachrichten.

Disziplin und Ordnung
Gruppen-Chats und Dialoge zu komplexen Themen können schnell ausarten. Tools wie Slack oder MS Teams können schnell zu Produktivitätseinbußen führen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wann der Punkt erreicht ist, den Chat einzustellen und zum persönlichen Gespräch
überzugehen. Überlegen Sie deshalb, wie Sie Disziplin und Ordnung in ihre Chat-Kommunikation bringen, und legen Sie Regeln fest. Als Erstes gehört dazu das Festlegen der Kanäle mit den dazugehörigen Beteiligten, z.B. ein Firmenkanal für alle, Kanäle für jede Abteilung, Kanäle für Projektteams usw. – vergessen Sie nicht den Spaßkanal für die gute Laune. Und zweitens sind auch hier konkrete Chat-Zeiten sinnvoll, damit die Mitarbeiter ungestört ihre Aufgaben abarbeiten können.

4. Videokonferenz: ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Die Kommunikation per Video ist ein hervorragendes Mittel, um sowohl die persönliche Beziehung auszubauen als auch zielgerichtet Informationen auszutauschen. Wir sehen unser Gegenüber, erkennen am Gesichtsausdruck, wie es dem oder der anderen gerade geht, und minimieren so das Risiko von Missverständnissen. Und das Ganze auch noch zeit- und umweltschonend. An- und Abreisezeiten entfallen, wir verzichten auf Auto, Bus und Bahn und treffen uns entspannt zum vereinbarten Zeitpunkt.

Dialog mit Bildschirm teilen
Die letzten Monate haben es gezeigt: Fast alle Besprechungen, die wir bis jetzt mit persönlicher Anwesenheit durchgeführt haben, lassen sich in gleicher Qualität als Videokonferenz durchführen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht schafft Verbindlichkeit und stärkt die Beziehung. Mit der Funktion „Bildschirm teilen“ stellen wir sicher, dass alle Teilnehmer vom Gleichen reden, können Funktionen und Ergebnisse zeigen oder mit einem virtuellen Whiteboard auch gemeinsam Ideen entwickeln und Lösungen visualisieren.

Unternehmen können damit erheblich Reisekosten einsparen und Arbeitszeiten effektiver nutzen. Eine Investition in Videokonferenztechnik ist daher auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Quality Time für die besonderen Anlässe
Mit diesen vier digitalen Kanälen lässt sich der Großteil der Unternehmenskommunikation abdecken. Heißt das, Sie verzichten komplett auf persönliche Treffen? Sicher nicht, doch betrachten Sie diese Treffen als Quality Time. Strategiegespräche mit Ihren Kunden, Entwicklungsgespräche mit den Mitarbeitern, das Sommerfest für und mit dem Team sind besondere Anlässe, die dann auch bewusst zelebriert werden.

3 Tipps für eine BP-konforme Rechnung

Nach getaner Arbeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Unterlaufen Ihnen hierbei Fehler, so kann es zu Reklamationen, verspäteten Zahlungseingängen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen kommen. Beachten Sie folgende drei Tipps, um negative Konsequenzen zu vermeiden – weitere vier Tipps erfahren Sie im nächsten Beitrag:

1. Rechnung GoBD-konform erstellen
Die verwendete Software zur Rechnungsschreibung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese von der Finanzverwaltung nicht bemängelt werden. So muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr veränderbar und mit einer fortlaufenden
Rechnungsnummer versehen sind.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit den Office-Programmen Excel oder Word, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu enormen Hinzuschätzungen führen.

Unser Tipp:
Stellen Sie Ihre Fakturierung auf professionelle Programme um, wie z.B. Lexoffice oder „Unternehmen online“ von der DATEV. Diese sind auch für kleine Betriebe geeignet und bieten sogar die Möglichkeit, Unterlagen GoBD-konform zu speichern. So können Sie in der Zukunft Ihren Papierverbrauch reduzieren.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf papierlose Prozesse.

2. Pflichtangaben vollständig erfassen
Zu den Pflichtangaben in einer Rechnung gehören gemäß § 14 UstG:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Leistungszeitpunkt
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
  • Entgeltminderungen
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Hinweise auf bestehende Steuerbefreiungen und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG

Sind die Angaben nicht vollständig, besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht gewährt. Daher ist es für Ihre Kunden wichtig, dass sämtliche Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind.

Achten Sie auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordern Sie bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Sie bezahlen. Andernfalls wird Ihnen das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.

3. frühzeitige Rechnungsstellung
Eine Pflichtangabe in den Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme des Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme
kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung und Inbetriebnahme. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigt werden müssen.

ACHTUNG: Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen. Dies gilt, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurde oder der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist.

Steuernachzahlungen vermeiden und Prozesse optimieren

Die Verfahrensdokumentation macht es möglich

Von der Pflicht zur Kür. Die 7 wichtigsten Fragen und Antworten haben wir für Sie zusammengestellt

  1. Verfahrensdokumentation – was ist das?
  2. Warum benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?
  3. Was kann Ihnen passieren, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
  4. Welchen Inhalt muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation haben?
  5. Wie unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation?
  6. Welchen weiteren Nutzen hat die Verfahrensdokumentation noch?
  7. Wie sieht der weitere Ablauf aus?

Thermopapierbelege aufbewahren?

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co.
Eine der Fragen greifen wir hier auf.

Muss ich wirklich jeden Thermopapierbeleg (z.B. Tanken, Buchhandlung, Restaurant) kopieren, aufkleben und aufbewahren?

Im Prinzip ja. Die Aufbewahrungspflicht für Belege betrifft grundsätzlich das Originalformat.

Unser Tipp: Es gibt in den neuen Vorschriften der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ endlich eine Möglichkeit, die Papierbelege (und zwar alle, nicht nur die Thermobelege) nach dem Scannen zu entsorgen. In der „Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen“ müssen Sie dafür Ihren „Beleg-Prozess“ dokumentieren.

Und zum Scannen unterwegs gibt es verschiedene Apps für Ihr Handy – so brauchen Sie den Beleg nicht einmal mehr nach Hause zu tragen. Wir empfehlen dazu die DATEV App Upload mobil, da sie die Belege direkt in Unternehmen Online hochlädt.

Gut zu wissen: Diese Verfahrensanweisung beinhaltet auch den Umgang mit mobilen Belegen, also Belege, die per Handy-App fotografiert und digitalisiert werden.

Bei der Erstellung dieser Verfahrensanweisung gibt es zwar einiges zu regeln – immerhin hat die Mustervorlage 27 Seiten. Doch der Grundaufwand lohnt sich, wenn dauerhaft die Ablage der Papierbelege wegfällt.

Gerhard Ehinger, unser Experte für Verfahrensdokumentationen, zeigt Ihnen individuell wie Sie von der Umsetzung profitieren.

Sein Profi-Tipp: Fehlt bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD kann es zu erheblichen Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. Ein weiterer wichtiger Grund, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

7 Arbeitszeitmodelle im Vergleich

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit geraumer Zeit im Wandel. Durch die Corona-Krise hat diese Entwicklung an Geschwindigkeit hinzugewonnen. In besonderem Maße gilt das für die Gestaltung der Arbeitszeit. Ein fester Arbeitstag von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr gehört mittlerweile zur Ausnahme.

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Damit Sie hier den Überblick nicht verlieren, stellen wir Ihnen die wichtigsten Modelle kurz vor:

1. Gleitzeit

Die Gleitzeit gehört zu den Klassikern und hat für die Beteiligten fast nur Vorteile. Hier können Mitarbeitende bis zu einem gewissen Rahmen selbst über die Arbeitszeiten bestimmen. Sie als Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber setzen den Rahmen, in dem Sie die Kernarbeitszeit festlegen, in der Anwesenheitspflicht besteht. Außerdem werden Rahmenarbeitszeiten bestimmt, wann frühestens mit der Arbeit begonnen wird und bis wann ein Arbeitstag spätestens dauern kann. Ein Arbeitszeitkonto verzeichnet bei der Gleitzeit die genauen Zeiten.

Ihren Mitarbeitenden ermöglichen Sie eine freiere Gestaltung der Zeit, und Sie übertragen diesen mehr Eigenverantwortung. Für Sie selbst kann mehr Organisation erforderlich sein, wenn Sie
sicherstellen müssen, dass der Arbeitsplatz zu einer bestimmten Zeit besetzt ist.

2. Homeoffice

Gerade in den Zeiten der Corona-Krise hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Es ermöglicht, einen Teil der Arbeit außerhalb des Büros zu erledigen. Die Verlegung des Arbeitsplatzes kann auf bestimmte Tage pro Woche beschränkt werden. Die genaue Regelung sollten Sie mit Ihren Mitarbeitenden individuell treffen. Dies gilt auch für die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit während des Homeoffice.

Da Störungen durch Kollegen, Kunden und Chef geringer sind, arbeiten die meisten Mitarbeitenden deutlich produktiver. Außerdem entfällt der Weg zur Arbeit. Erforderlich vor dem Start ins Homeoffice ist eine Vereinbarung, um dem Datenschutz gerecht zu werden. Außerdem ist im Homeoffice neben der Selbstorganisation ein gutes Stück Selbstdisziplin gefragt.
Auch die sozialen Kontakte sind deutlich reduzierter, was von den Mitarbeitenden häufig als belastend empfunden wird.

3. Jobsharing

Hier gibt es verschiedene Varianten. Zwei oder mehrere Mitarbeitende teilen sich einen einzelnen Arbeitsplatz. Zwei Mitarbeitende können jeweils exakt die Hälfte der Stunden arbeiten. Jobsplitting nennt sich die Regelung, da sich die Mitarbeitenden sämtliche Aufgaben zu gleichen Teilen unabhängig voneinander teilen.

Von Vorteil sind die Individualität und die flexible Einteilung der Arbeitszeit. Erforderlich sind ständige Absprachen im Team. Nur wenn die Beteiligten jederzeit über Aufgaben, Fortschritte und laufende Projekte informiert sind, lässt sich gemeinsam das Ziel erreichen.

4. Teilzeitarbeit

Gerade die Teilzeitarbeit bietet viele Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. Sie können etwa anbieten, dass sich die vereinbarte Arbeitszeit auf die gesamte Woche verteilt. Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, ob beispielsweise täglich stundenweise gearbeitet wird oder ob an zwei oder drei Tagen in der Woche ganztägig.

Für Mitarbeitende bietet diese Form der Beschäftigung viele Freiheiten, da Sie die Zeiten auf die Person zuschneiden können. Der Organisationsaufwand liegt auf Ihrer Seite. Sie müssen den
Überblick behalten, wer wann anwesend ist, um die Arbeitsplätze besetzt zu halten.

5. Abrufarbeit

Abrufarbeit ist eine Form der Teilzeitarbeit. Diese liegt vor, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden arbeitsvertraglich vereinbaren, dass diese ihre Arbeit entsprechend dem Arbeitsanfall erbringen. Die Vergütung erfolgt in der Regel nach Stundenlohn.

Der Vorteil liegt hier bei Ihnen, da die Mitarbeitenden nur bei Arbeitsanfall gerufen werden. Grundvoraussetzung ist hier eine vertragliche Vereinbarung. Aufgrund der Besonderheit müssen darin die wöchentliche Arbeitszeit, ein Ausgleichszeitraum und der Abruf der Arbeitsleistung vereinbart werden. Auch erfordert die Abrufarbeit eine hohe Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden.

6. Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es grundsätzlich keine festgelegten Arbeitszeiten, an denen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Stattdessen legen Sie klare Ziele und Aufgaben fest, deren Ergebnisse die Mitarbeitenden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erbringen müssen. Geeignet ist die Vertrauensarbeitszeit vor allem in der Projektarbeit und da, wo Mitarbeitende über eine hohe Selbstständigkeit verfügen.

Für die Mitarbeitenden beschert die Vertrauensarbeitszeit ein Höchstmaß an Flexibilität. Sie als Arbeitgeber schenken hier viel Vertrauen und übertragen Eigenverantwortung auf Ihre Mitarbeitenden. Die Vertrauensarbeitszeit erfordert ein großes Maß an Kommunikation. Ihre Zielvorgaben müssen fair und realistisch sein, sonst kommt es zur Überlastung.

7. Jahresarbeitszeit

Dies ist ein relativ neues Arbeitszeitmodell. Statt einer festgelegten wöchentlichen und monatlichen Stundenzahl ermitteln Sie anhand der durchschnittlichen Wochenarbeitsstundenzahl,
wie viele Stunden im Jahr die Mitarbeitenden leisten müssen. Ihre Mitarbeitenden können von Tag zu Tag, von Woche zu Woche ihr Pensum nach ihren Wünschen ausrichten. Solange sie das Gesamtpensum erfüllen, bleibt trotz der Schwankungen die Bezahlung konstant. Sie als Arbeitgeber können saisonale Schwankungen ausgleichen und Kündigungen bei Auftragsrückgang vermeiden.

Nachteilig ist die erforderliche lange Vorausplanung. Auch kann es bei Stoßzeiten zu hohen Belastungen bei den Mitarbeitenden kommen.

Fazit:

Flexible Arbeitszeitmodelle schaffen Anreize, um qualifizierte Mitarbeitende an Ihr Unternehmen zu binden und neue Talente von der Berufswahl zu überzeugen.

Für die flexible Arbeitszeit spricht:
• bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• mehr Flexibilität
• weniger Stress
• mehr Motivation
• individuelle Gestaltung

Dagegen spricht:
• höherer Verwaltungsaufwand und damit Kosten
• Verantwortung und Management
• Abgrenzung und Vermischung

Rechnungen per Mail – Tipps zur Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich? Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann geht der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Sie sind up to Date und nutzen DATEV Unternehmen online. Hier laden Sie die Original Belege innerhalb von 10 Tagen einfach über Upload Mail in die revisionssichere DATEV Cloud. So erfüllen Sie erstens die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung der Belege und haben zweitens die Rechnung immer schnell zur Hand.

Der Profi-Tipp: Mit der Belegsuche von DATEV Unternehmen online – Menüpunkt Startseite Belege – finden Sie schnell und einfach alle Belege in der Cloud wieder. Der Dateiname spielt dabei keine Rolle, mühsames Umbenennen der Dateien entfällt. Einfach ein Stichwort eingeben, die Volltextsuche durchforstet alle Dateiinhalte und zeigt den passenden Beleg an – schnell und ohne großen Zeitaufwand.

Diese Belegablage über DATEV Unternehmen online empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen. So ist alles einfach, sicher und schnell abgelegt und wiedergefunden.

Achtung: Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat. Haben Sie die Rechnung also in digitaler Form erhalten, sind Sie verpflichtet, diese digitale Rechnung aufzubewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, gilt das auch für den Mailtext – im Zweifel zehn Jahre.

90% unserer Mandanten arbeiten digital und genießen die Vorteile der papierlosen Zusammenarbeit. Sie haben Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online?
Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

Frühjahrsputz im Büro – auch digital sinnvoll

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
    
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.

Arbeit bleibt Arbeit – 3 Irrtümer zum Thema „New Work“

New Work oder Arbeit 4.0 – um diese „Buzzwords“ kommen wir heute nicht herum.

Die Arbeit verändert sich – ganz was Neues ;-)).

Die Frage: Lassen sich die oft zitierte Flexibilität über Zeit und Raum, die flachen Hierarchien und die Sinnhaftigkeit gepaart mit Spaß an der Arbeit tatsächlich von den hippen Webworkern in Berlin auf bodenständige Branchen in der „Provinz“ übertragen?

Ein Thema, das uns sicher noch in den nächsten Jahren beschäftigen wird.

Bevor wir aber hier wolkige Theorien absondern – lassen Sie uns mal etwas geraderücken:

# Irrtum 1: Arbeit wird zum Wellnessaufenthalt 

Von der Massage am Arbeitsplatz bis zum unverzichtbaren Tischkicker. In den Headoffices der Start-ups und in den Firmenzentralen der Big Companies wie Apple, Google und Co. sieht es eher aus wie in der Seniorengruppe eines Kindergartens.

Das sollte uns aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass gerade diese Firmen bleiben, was sie sind: klar gewinnorientiert. Am Ende des Tages muss das Ergebnis stimmen.

Aber: Wichtiger als Dauerspaß ist eine gute Zusammenarbeit im Betrieb. Dazu gehören eine transparente Entscheidungsfindung, eine gute Gesprächskultur und eine offene Fehlerkultur.

# Irrtum 2: Arbeiten immer und von überall

Die technischen Möglichkeiten erlauben es uns, die Arbeit von festen Zeiten zu entkoppeln und Ort und Zeit individuell festzulegen – zumindest für die Büroarbeiter unter Ihnen. Denn auch wenn die Heizung schon online gewartet werden kann – der Einbau passiert immer noch vor Ort.

Also Büroarbeit im Café und die Buchhaltung abends nach 22:00 Uhr zu Hause?

Diese Work-Life-Balance kann schnell zum Work-Life-Blending werden.
Noch nie gehört? Dann lassen Sie als selbstständiger Unternehmer einfach mal die letzte Woche Revue passieren – Sie machen das schon ;-)). Eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben gibt es bei den meisten Selbstständigen eher nicht.

Das war noch nie gut. Und auch wenn es jetzt durch die neuen Kommunikationskanäle noch einfacher wird – das ist auch heute nicht gut.

Schon gar nicht für Ihre Mitarbeiter, die sich eben genau gegen eine Selbstständigkeit entschieden haben. Genau deshalb, weil sie den Büroschlüssel irgendwann einfach rumdrehen wollen, um ihr Privatleben zu genießen.

Aber: Zwischen striktem 9 to 5 und der totalen Flexibilität werden auch in „normalen“ Unternehmen schon viele individuelle Modelle gelebt – Homeoffice oder an die Situation der Mitarbeiter angepasste Arbeitszeitmodelle gibt es schon länger –, Corona hat diese Entwicklung noch einmal kräftig angestoßen.

Entscheidend bleibt: Wie gehen wir mit dieser neuen Freiheit um? Wie gestalten wir die Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsergebnisse termingerecht, in notwendiger Qualität und effizient erarbeitet werden?

# Irrtum 3: Sinnvolle Arbeit rettet mindestens die Welt 

Die Generationen Y und Z – also die nach 1980 Geborenen – suchen nach dem Sinn hinter ihrer Arbeit. Unterhalb von „Wir lösen eines der größten Probleme der Menschheit (Hunger, Krieg, Klima …)“ geht gar nichts mehr …

Dieser überhöhte Anspruch führt auf der anderen Seite dazu, dass „ganz normale“ Jobs fast schon diskriminiert werden.

Ganz ehrlich: Arbeit bleibt Arbeit – auch wenn wir gerade nicht die Welt retten, sondern eben „nur“ einem Kunden mit einer Handwerkerleistung oder einem Versicherungsvertrag das Leben leichter und/oder schöner machen.

Aber: Das Warum hinter der Arbeit ist wichtig. Es geht eben nicht nur darum, sich immer wieder Gedanken darüber zu machen, was wir den ganzen Tag so treiben und wie wir das am besten schaffen.

Es geht um die Frage, warum die Mitarbeiter genau bei Ihnen arbeiten wollen. Und die Antwort ist eben nicht nur das Gehalt.

Fazit: Ja, unsere Arbeitswelt wird sich verändern. Wir sollten aber nicht hippen Trends hinterherlaufen, sondern uns auf das besinnen, was das Wichtigste für unsere Mitarbeiter bei der Arbeit ist: ein guter Chef, der gemeinsam mit seinen Mitarbeitern Antworten auf die Frage findet: Warum(„Vision“) werden wir wie (Art der Zusammenarbeit intern und extern) was (welche Dienstleistungen) in der Zukunft arbeiten?

Daran müssen Sie sich jetzt messen lassen …

Zahlen nur noch bargeldlos?

Macht bargeldlos wirklich glücklich? Ein paar Gedanken dazu.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung bei bargeldintensiven Betrieben wurden schon seit einiger Zeit verschärft. Zuletzt hatten wir berichtet, dass die Kassen aufgerüstet werden müssen mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung. Die Frist hierzu per 30.09.2020 wurde durch Probleme bei der Umsetzung bei den Kassenherstellern verlängert auf den 31.03.2021.

Zudem hatten wir auch berichtet, dass gerade für Bargeldgeschäfte betroffene Unternehmen eine Verfahrensdokumentation (VD) bereithalten müssen. Hier sind die einzelnen Länder unterschiedlich weit in der Anforderung dieser VD bei Betriebsprüfungen.

Der Bargeldverkehr ist in den Augen der Finanzverwaltung anfällig für eine Steuerhinterziehung. Deshalb besteht dann die Gefahr, dass ehrliche mit den unehrlichen Steuerbürgern vermengt werden, da selbst bei den kleinsten Unstimmigkeiten hohe Unsicherheitszuschläge erfolgen. Was wäre also, wenn es das Bargeld zukünftig nicht mehr geben würde? Ist das überhaupt ein denkbares Szenario? Wäre das aus Unternehmersicht sogar wünschenswert? Wir haben hier mal recherchiert.


Denkbar ist es durchaus. Das wollen uns die Schweden jedenfalls gerade vormachen. Sie planen die Einführung der digitalen E-Krone. Auch bei uns wird inzwischen sogar beim Bäcker sehr oft die EC-Karte gezückt . Findet hier ein Umdenken statt? Welche Interessengruppen gibt es dazu, und was ist deren Meinung? Hier ein kleiner Überblick:

Für die Abschaffung sind:
• der Staat, da er so Kriminalität (Bekämpfung des Waffen- und Drogenhandels, illegale Prostitution …) und Steuerhinterziehung wesentlich einfacher bekämpfen kann
• die Banken wegen der Kosten, die mit der Produktion, Verteilung und Aufbewahrung zusammenhängen (letztendlich zahlt diese aber der Verbraucher mit)
• manche Unternehmer, da dann die Angestellten nicht in die Kasse greifen könnten

Gegen die Abschaffung spricht:
• beim Thema Kriminalitätsbekämpfung: Die Verbrechen verlagern sich auf die lukrativere Cyberkriminalität. Der herkömmliche Bankraub ist am Aussterben.
• beim Sparverhalten: Beim Pleitegehen von Banken wären unter Umständen alle Spareinlagen weg. Das Geld unter dem Kopfkissen oder in der Schublade zu Hause wäre in diesem Fall noch da, vorausgesetzt der Einbrecher hat es nicht. Das Vertrauen der Sparer in die Banken und den digitalen Zahlungsverkehr ist in vielen Köpfen nicht vorhanden.
• beim Thema Steuerhinterziehung: Durch die verschärften Anforderungen und Sorgfaltspflichten kann sich der steuerehrliche Bürger, wenn er diese beachtet, abgrenzen und Zuschätzungen vermeiden.
• Und beim Datenschutz? Jeder Kauf, den wir tätigen, wäre automatisch in mindestens einer Datenbank gespeichert. Wollen wir das? Verlieren wir hier nicht noch ein Stück Freiheit?

Fazit:
Unserer Meinung nach wird es das Bargeld in Deutschland die nächsten Jahre weiterhin geben. Allerdings hat Corona gezeigt, dass es jeder Unternehmer selbst in der Hand hat, ob er seine Waren nur noch bargeldlos anbieten möchte oder nicht.

Fakt ist, dass der digitale Zahlungsverkehr stark zunimmt. Bargeldintensive Betriebe, die gewissenhaft mit der Thematik umgehen, werden steuerlich auch wenige Probleme bei Betriebsprüfungen bekommen.