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Viel zu tun? Checkliste für die laufenden Aufgaben einer Unternehmensleitung

Als Einzelunternehmer stehen Sie täglich vor der Herausforderung, zwei sehr anspruchsvolle Rollen zu meistern: Sie sind einerseits Experten in Ihrem Fachgebiet, die mit Leidenschaft und Fachwissen ihr Geschäft vorantreiben. Andererseits sind Sie auch Manager Ihres eigenen Unternehmens, verantwortlich für die Organisation, Planung und strategische Ausrichtung. Diese Doppelfunktion erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, Organisationstalent und nicht zuletzt eine klare Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens.

In dieser Doppelrolle sind Sie gefordert, den Überblick über eine Vielzahl von Aufgaben zu behalten, die das Unternehmertum mit sich bringt. Von der Buchhaltung über Personalmanagement bis hin zur strategischen Planung – die Liste der Verantwortlichkeiten ist lang und vielseitig. Um Ihnen dabei zu helfen, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, haben wir eine Checkliste für das Jahr zusammengestellt. Diese soll Ihnen als Leitfaden dienen, um die vielfältigen Aufgaben strukturiert und effizient anzugehen. Denken Sie daran, diese Liste an Ihre individuellen Bedürfnisse und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Nun zu den Aufgaben und Tipps, die Ihnen helfen werden, das Jahr erfolgreich zu gestalten:

1. Der Papierkram-Tanz:

  • Altbelege, die nicht mehr benötigt werden? Es ist Zeit, sich von ihnen zu verabschieden. Schaffen Sie Ordnung!

2. Das Personal-Puzzle:

  • Beachten Sie die neuen Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung.
  • Der Mindestlohn hat sich geändert? Ein wichtiger Punkt für Ihre Gehaltsabrechnungen.
  • Überprüfen Sie Ihre Minijob-Verträge und passen Sie sie bei Bedarf an.
  • Entscheiden Sie weise bei der U1-Erstattung.

3. Externe Anfragen mit Finesse managen:

  • Haben Sie Änderungen im Transparenzregister eingetragen?
  • Ein Treffen mit dem Versicherungsmakler steht an – Zeit für einen Check der Deckungssummen.
  • Ist ein Relaunch Ihrer Homepage geplant? Jetzt könnte der richtige Zeitpunkt sein.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen zukunftsfähig bleibt. Was können Sie loslassen, was sollten Sie neu angehen?
  • Bereiten Sie sich auf anstehende Audits vor.

4. Der Banken-Dialog:

  • Halten Sie sich an die Kreditvorgaben Ihrer Bank.
  • Reichen Sie Ihre Planungsrechnung rechtzeitig ein.
  • Der Jahresabschluss steht an – halten Sie die Fristen ein.
  • Achten Sie auf auslaufende Kredite und deren Verlängerung.

5. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:

  • Gesellschafterbeschlüsse des vergangenen Jahres? Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater sie hat.
  • Neue Verträge? Ihr Steuerberater freut sich über die zeitnahe Zusendung .
  • Teilen Sie Ihre Prognosen für das kommende Jahr.
  • Gewinnveränderungen zum Vorjahr? Überprüfen Sie, ob Vorauszahlungen angepasst werden müssen.
  • Denken Sie an die Meldung über Anteilstausch.

Und hier sind drei Tipps, um all das zu meistern:

1. Kluges Delegieren: Sie sind der Kapitän Ihres Schiffes, aber Sie müssen nicht alle Aufgaben alleine bewältigen. Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams und delegieren Sie Aufgaben, wo es sinnvoll ist. Tools wie Trello oder Meistertask können dabei helfen, den Überblick zu behalten.

2. Effektives Zeitmanagement: Planen Sie Ihre Woche strategisch. Widmen Sie bestimmte Zeiten spezifischen Aufgaben, um fokussiert und effizient zu bleiben.

3. Digitalisierung als Verbündeter: Setzen Sie auf digitale Lösungen, um Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Von der Buchhaltung bis zum Kundenmanagement gibt es zahlreiche Tools, die Ihnen den Alltag erleichtern können.

Abschließend möchten wir Ihnen sagen: Sie leisten Hervorragendes! Nehmen Sie sich auch die Zeit, Ihre Erfolge zu würdigen. Sie haben es sich verdient.

Die E-Rechnung im B2B-Bereich ab 1. Januar 2025: von der digitalen Kür zur Pflicht

Sie arbeiten bereits digital und haben die Papierbelegwelt hinter sich gelassen? Prima, dann sind Sie bestens gerüstet für den nächsten Schritt.

Sie drucken und versenden noch Papier? Dann nutzen Sie das Jahr 2024, um die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens voranzubringen.

Denn die Digitalisierung schreitet voran, und ab dem 1. Januar 2025 wird sie einen weiteren bedeutenden Meilenstein erreichen: die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland.

Was bedeutet das konkret, und wie können Sie sich darauf vorbereiten?

1. Grundlegendes zur E-Rechnungspflicht

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen an Firmenkunden elektronisch erstellen und versenden. Aber keine Angst! Das bedeutet nicht nur weniger Papierkram, sondern auch effizientere, schnellere und fehlerfreie Prozesse. Das Beste daran? Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld! Und so sieht der Zeitfahrplan aus:

  • Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Ab dem 01.01.2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. Es entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers bzw. der Empfängerin versendet werden.
  • Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen versenden.
  • Ab dem 01.01.2027 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden. (Ausnahme: EDI darf bis zum 31.12.2027 verwendet werden.)

Steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

2. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung

Jetzt fragen Sie sich sicher: „Wie mache ich das?“ Es gibt zwei gängige Formate für E-Rechnungen in Deutschland: ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist eine Kombination aus PDF und XML. Es ist sozusagen das „Swiss Army Knife“ der E-Rechnungen – einfach, praktisch und für fast jeden geeignet.

XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format. Denken Sie an XRechnung als den „James Bond“ der E-Rechnungen: smart, effizient und immer auf dem neuesten Stand der Technik.

Seit dem 27. November 2020 besteht übrigens in Deutschland bereits eine Verpflichtung zur E-Rechnung im B2G – also gegenüber staatlichen Einrichtungen. Ab 2024 wird es für viele Unternehmen darum gehen, Teile ihrer Rechnungsprozesse anzupassen.

Und wenn Sie sich sowieso mit dem Thema Rechnungen beschäftigen, nutzen Sie doch die Chance und optimieren Sie Ihren Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsprozess. Hier ein paar Tipps dazu.

3. Tipps, um den Rechnungsausgangsprozess zu optimieren

Jetzt wird’s konkret! Wie passen Sie Ihre Prozesse an?

  • Digital First: Erstellen Sie Rechnungen direkt in einem digitalen Format, anstatt sie erst zu drucken und dann zu scannen. (Und Word oder Excel sind bereits jetzt dafür ungeeignet, da sie nicht den GoBD entsprechen.) Fragen Sie beim Hersteller Ihres Rechnungsschreibungsprogramms, wie Sie ab 2025 Ihre Rechnungen E-Rechnungs-konform erstellen und versenden können.
  • automatisieren: Nutzen Sie Software-Lösungen, um Rechnungen automatisch an Ihre Kunden zu senden. Das minimiert Fehler und beschleunigt den Prozess.
  • Schnittstellen nutzen: Vernetzen Sie Ihre Buchhaltung, Ihr CRM und andere Systeme, um Daten automatisch auszutauschen.

Stolperfalle Rechnungsversand: Unternehmen, die aktuell noch nicht digital versenden, könnten mit ihren Stammdaten in die Bredouille kommen. Denn dort müssen die entsprechen E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger*innen in der Software hinterlegt sein. Prüfen Sie das rechtzeitig und beginnen Sie zeitnah mit der Stammdatenpflege.

Unternehmen, die bereits mit dem digitalen Rechnungsversand via PDF arbeiten, wissen, dass bisher das Einverständnis der Kunden für den digitalen Rechnungsversand benötigt wurde. Dies wird mit der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B wegfallen.

4. Tipps, um den Rechnungseingangsprozess zu optimieren

Und wie sieht es auf der Empfängerseite aus?

  • direkt ins System: Lassen Sie E-Rechnungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem übernehmen. Legen Sie sich dazu eine einheitliche Mailadresse an, z.B. rechnungen@firmenname.de und bitten Sie alle Lieferanten, Rechnungen ausschließlich an diese Adresse zu mailen.

    Für Rechnungen, die Ihnen in Portalen zur Verfügung gestellt werden, können Sie Tools wie getmyinvoice oder invoicefetcher nutzen.
  • automatische Prüfung: Nutzen Sie Software, die Rechnungen auf Fehler oder Inkonsistenzen prüft.
  • Workflow-Management: Stellen Sie sicher, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine weitere administrative Hürde, sondern eine Chance, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Weniger Papier, weniger Fehler, weniger Zeitaufwand – klingt das nicht traumhaft? Unsicher, wie Sie starten sollen? Sprechen Sie uns an, wir begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung. Wir freuen uns auf die papierlose Zukunft!

ChatGPT – Fertiggericht oder selbst gekocht?

Eines gleich vorweg: Dieser Artikel ist von einer MI (Menschliche Intelligenz) geschrieben, nicht von einer KI (Künstliche Intelligenz). Ob es den Artikel besser macht, ist zwar nicht sicher, doch irgendwie fühlt es sich für die meisten Leserinnen und Leser sympathischer an, sich beim Lesen einen Menschen vorzustellen, der recherchiert, nachdenkt, an Sätzen feilt und versucht, sich in seine Leser hineinzuversetzen – zumindest ist das die naive Hoffnung der Autorin ;-).

Für den Fall, dass Sie in den letzten Monaten keine Online-Nachrichten gelesen haben:

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist eine textbasierte künstliche Intelligenz der Firma Open AI, die aus allen im Internet öffentlich verfügbaren Datenquellen Wissen zusammenträgt und mit Menschen in Echtzeit – wenn das System nicht gerade wieder überlastet ist 😉 – schriftlich interagiert.

Chat GPT wurde Ende November 2022 veröffentlicht und hatte bereits im Januar 2023 die Marke von 100 Mio. monatlichen Nutzern geknackt – Instagram hat dafür noch 2,5 Jahre und TikTok neun Monate gebraucht. Es gibt auch alternative KI-Textgeneratoren wie Jasper Chat oder YouChat, und Google hat mit Bard bereits seine eigene Anwendung vorgestellt. Doch die stellt Chat GPT in Sachen Reichweite – zumindest im Moment – alle in den Schatten.

Sie können ChatGPT also zu allen Themen Fragen stellen und recherchieren lassen, historische Daten zusammentragen, eine Tabelle analysieren lassen, Stellenanzeigen schreiben oder Textvorschläge für Werbebriefe machen lassen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Allerdings hat das System auch seine Grenzen.

Warum ist ChatGPT mit Vorsicht zu genießen?

  • Fehlende Aktualität – es wird auf Wissen bis September 2021 zugegriffen. Alles, was danach kommt, findet keine Berücksichtigung.
  • Quellen sind nicht eindeutig identifizierbar – die Antworten sind perfekt formuliert, doch kann niemand nachvollziehen, ob die Quellen, die genutzt wurden, auch vertrauenswürdig sind. Ganz zu schweigen von den urheberrechtlichen Fragen, die das aufwirft, und der Tatsache, dass ChatGPT gern auch mal was erfindet.
  • Wertungen sind nicht erkennbar – je nachdem, woher die Quellen stammen, können sie auch kulturell oder politisch gefärbt sein, obwohl sie seriös und neutral klingen.
  • Kein Zugriff auf qualitativ geprüfte Inhalte, die hinter einer Bezahlschranke liegen – ChatGPT greift ausschließlich auf frei verfügbare Daten zu, viele journalistische und wissenschaftliche Inhalte fließen deshalb nicht in das Ergebnis ein.

Welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es für Sie als Unternehmer?

Trotz dieser Grenzen liefert ChatGPT bei vielen Themen hilfreiche Antworten und kann helfen, Zeit zu sparen. Hier drei Einsatzmöglichkeiten mit beispielhafter Fragestellung:

  • Recherche über die Bedürfnisse der eigenen Kunden, um das Marketing zu verbessern, z.B.: Was erwarten Kunden von einem guten Handwerker? Nenne die drei größten Herausforderungen, Ängste und Wünsche.
  • Redaktionsplan für monatliche Infobriefe oder Blogbeiträge, z.B.: Erstelle mir einen Redaktionsplan für monatliche Newsletter. Ich habe einen Blumenladen, und meine Kunden mögen besonders gern frische bunte Sträuße und Topfpflanzen, um die Wohnung zu verschönern.
  • Stellenanzeigen formulieren, z.B.: Formuliere eine Stellenanzeige für einen IT-Consultant, der schwerpunktmäßig Netzwerkinstallationen in Unternehmen durchführt.

Was ChatGPT so spannend macht, ist die Verfeinerung oder Vertiefung der Inhalte durch Ergänzungen oder Perspektivwechsel.

Die Kundenrecherche können Sie weiterführen: „Es handelt sich um Kunden über 50“, der Redaktionsplan für den Blumenladen wird variiert: „dieses Jahr steht alles im Zeichen der Rose“ oder die Stellenanzeige: „Schreibe diese Stellenanzeige mit Motiven aus dem Marvel-Universum“.

Und eine Maschine wird nie ungeduldig oder ist genervt und beantwortet jede weitere Frage genauso wie die erste.

Und was hat das jetzt mit einem Fertiggericht zu tun?

Die Formulierungsfähigkeiten von ChatGPT sind tatsächlich beeindruckend und werden in verblüffender Geschwindigkeit geliefert. Doch irgendwie fühlt es sich an wie ein Fertiggericht im Unterschied zu selbst gekochtem Essen. Sie sparen unglaublich viel Zeit, weil jemand anderes alles mundgerecht aufbereitet hat. Dafür wissen Sie nicht zu 100 %, welche Zutaten verwendet wurden oder ob sie gesund sind. Selbst kochen mit frischen Zutaten dauert zwar länger, doch da wissen wir, was drin ist, bestimmen selbst den Geschmack und haben die Gewissheit, dass es mit Liebe zubereitet wurde.

FAQ – Wie bekomme ich Daten aus meinen Programmen direkt zum Steuerberater?

Moderner Beleg-Vierkampf

Fotografieren, ausdrucken, kopieren, scannen, hochladen – Anstrengend.

Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit diversen Programmen?
• Fakturierung
• Online-Banking
• Warenwirtschaftssystem
• eigenes Buchhaltungssystem (z. B. eine Handwerks- oder eine Arztsoftware)
• Zeiterfassungssysteme (deren Daten werden für die Lohnbuchhaltung gebraucht)
• …
Um nur die wichtigsten zu nennen.

Kann Ihr Steuerberater direkt mit diesen Daten arbeiten?
Antwort: Ja, das geht. Jedenfalls in sehr vielen Fällen.

Unser Tipp: Ihre Software hat Schnittstellen – so können die Daten (meist in einer einzigen Datei) ausgegeben werden, um beim Steuerberater direkt wieder eingespielt zu werden. Entscheidend ist dabei das Format. Eine CSV-Datei kann fast jedes Programm ausgeben und auch wieder einspielen. Dabei braucht es allerdings noch ein „human interface“, also einen Menschen, der einmal definiert, welche Daten aus der Exportdatei wo im Zielprogramm ankommen sollen. Das kann entweder jemand in der Kanzlei oder ein EDV-Spezialist sein.

Die Kosten zu Beginn rentieren sich schnell, wenn nachher alles automatisch läuft.
Eine Reihe von Programmen hat auch komfortablere Standard-Schnittstellen zu den Programmen von uns Steuerberatern, die nicht so aufwendig eingerichtet werden müssen.

Sprechen Sie uns darauf an, und wir machen zusammen mit Ihnen einen „Schnittstellen-Check“. Denn die direkte Weitergabe spart Ihnen Zeit und vermeidet den Vierkampf.

3 Tipps für eine BP-konforme Rechnung

Nach getaner Arbeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Unterlaufen Ihnen hierbei Fehler, so kann es zu Reklamationen, verspäteten Zahlungseingängen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen kommen. Beachten Sie folgende drei Tipps, um negative Konsequenzen zu vermeiden – weitere vier Tipps erfahren Sie im nächsten Beitrag:

1. Rechnung GoBD-konform erstellen
Die verwendete Software zur Rechnungsschreibung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese von der Finanzverwaltung nicht bemängelt werden. So muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr veränderbar und mit einer fortlaufenden
Rechnungsnummer versehen sind.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit den Office-Programmen Excel oder Word, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu enormen Hinzuschätzungen führen.

Unser Tipp:
Stellen Sie Ihre Fakturierung auf professionelle Programme um, wie z.B. Lexoffice oder „Unternehmen online“ von der DATEV. Diese sind auch für kleine Betriebe geeignet und bieten sogar die Möglichkeit, Unterlagen GoBD-konform zu speichern. So können Sie in der Zukunft Ihren Papierverbrauch reduzieren.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf papierlose Prozesse.

2. Pflichtangaben vollständig erfassen
Zu den Pflichtangaben in einer Rechnung gehören gemäß § 14 UstG:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Leistungszeitpunkt
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
  • Entgeltminderungen
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Hinweise auf bestehende Steuerbefreiungen und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG

Sind die Angaben nicht vollständig, besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht gewährt. Daher ist es für Ihre Kunden wichtig, dass sämtliche Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind.

Achten Sie auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordern Sie bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Sie bezahlen. Andernfalls wird Ihnen das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.

3. frühzeitige Rechnungsstellung
Eine Pflichtangabe in den Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme des Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme
kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung und Inbetriebnahme. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigt werden müssen.

ACHTUNG: Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen. Dies gilt, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurde oder der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist.

Steuernachzahlungen vermeiden und Prozesse optimieren

Die Verfahrensdokumentation macht es möglich

Von der Pflicht zur Kür. Die 7 wichtigsten Fragen und Antworten haben wir für Sie zusammengestellt

  1. Verfahrensdokumentation – was ist das?
  2. Warum benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?
  3. Was kann Ihnen passieren, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
  4. Welchen Inhalt muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation haben?
  5. Wie unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation?
  6. Welchen weiteren Nutzen hat die Verfahrensdokumentation noch?
  7. Wie sieht der weitere Ablauf aus?

Thermopapierbelege aufbewahren?

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co.
Eine der Fragen greifen wir hier auf.

Muss ich wirklich jeden Thermopapierbeleg (z.B. Tanken, Buchhandlung, Restaurant) kopieren, aufkleben und aufbewahren?

Im Prinzip ja. Die Aufbewahrungspflicht für Belege betrifft grundsätzlich das Originalformat.

Unser Tipp: Es gibt in den neuen Vorschriften der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ endlich eine Möglichkeit, die Papierbelege (und zwar alle, nicht nur die Thermobelege) nach dem Scannen zu entsorgen. In der „Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen“ müssen Sie dafür Ihren „Beleg-Prozess“ dokumentieren.

Und zum Scannen unterwegs gibt es verschiedene Apps für Ihr Handy – so brauchen Sie den Beleg nicht einmal mehr nach Hause zu tragen. Wir empfehlen dazu die DATEV App Upload mobil, da sie die Belege direkt in Unternehmen Online hochlädt.

Gut zu wissen: Diese Verfahrensanweisung beinhaltet auch den Umgang mit mobilen Belegen, also Belege, die per Handy-App fotografiert und digitalisiert werden.

Bei der Erstellung dieser Verfahrensanweisung gibt es zwar einiges zu regeln – immerhin hat die Mustervorlage 27 Seiten. Doch der Grundaufwand lohnt sich, wenn dauerhaft die Ablage der Papierbelege wegfällt.

Gerhard Ehinger, unser Experte für Verfahrensdokumentationen, zeigt Ihnen individuell wie Sie von der Umsetzung profitieren.

Sein Profi-Tipp: Fehlt bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD kann es zu erheblichen Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. Ein weiterer wichtiger Grund, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

7 Arbeitszeitmodelle im Vergleich

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit geraumer Zeit im Wandel. Durch die Corona-Krise hat diese Entwicklung an Geschwindigkeit hinzugewonnen. In besonderem Maße gilt das für die Gestaltung der Arbeitszeit. Ein fester Arbeitstag von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr gehört mittlerweile zur Ausnahme.

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Damit Sie hier den Überblick nicht verlieren, stellen wir Ihnen die wichtigsten Modelle kurz vor:

1. Gleitzeit

Die Gleitzeit gehört zu den Klassikern und hat für die Beteiligten fast nur Vorteile. Hier können Mitarbeitende bis zu einem gewissen Rahmen selbst über die Arbeitszeiten bestimmen. Sie als Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber setzen den Rahmen, in dem Sie die Kernarbeitszeit festlegen, in der Anwesenheitspflicht besteht. Außerdem werden Rahmenarbeitszeiten bestimmt, wann frühestens mit der Arbeit begonnen wird und bis wann ein Arbeitstag spätestens dauern kann. Ein Arbeitszeitkonto verzeichnet bei der Gleitzeit die genauen Zeiten.

Ihren Mitarbeitenden ermöglichen Sie eine freiere Gestaltung der Zeit, und Sie übertragen diesen mehr Eigenverantwortung. Für Sie selbst kann mehr Organisation erforderlich sein, wenn Sie
sicherstellen müssen, dass der Arbeitsplatz zu einer bestimmten Zeit besetzt ist.

2. Homeoffice

Gerade in den Zeiten der Corona-Krise hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Es ermöglicht, einen Teil der Arbeit außerhalb des Büros zu erledigen. Die Verlegung des Arbeitsplatzes kann auf bestimmte Tage pro Woche beschränkt werden. Die genaue Regelung sollten Sie mit Ihren Mitarbeitenden individuell treffen. Dies gilt auch für die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit während des Homeoffice.

Da Störungen durch Kollegen, Kunden und Chef geringer sind, arbeiten die meisten Mitarbeitenden deutlich produktiver. Außerdem entfällt der Weg zur Arbeit. Erforderlich vor dem Start ins Homeoffice ist eine Vereinbarung, um dem Datenschutz gerecht zu werden. Außerdem ist im Homeoffice neben der Selbstorganisation ein gutes Stück Selbstdisziplin gefragt.
Auch die sozialen Kontakte sind deutlich reduzierter, was von den Mitarbeitenden häufig als belastend empfunden wird.

3. Jobsharing

Hier gibt es verschiedene Varianten. Zwei oder mehrere Mitarbeitende teilen sich einen einzelnen Arbeitsplatz. Zwei Mitarbeitende können jeweils exakt die Hälfte der Stunden arbeiten. Jobsplitting nennt sich die Regelung, da sich die Mitarbeitenden sämtliche Aufgaben zu gleichen Teilen unabhängig voneinander teilen.

Von Vorteil sind die Individualität und die flexible Einteilung der Arbeitszeit. Erforderlich sind ständige Absprachen im Team. Nur wenn die Beteiligten jederzeit über Aufgaben, Fortschritte und laufende Projekte informiert sind, lässt sich gemeinsam das Ziel erreichen.

4. Teilzeitarbeit

Gerade die Teilzeitarbeit bietet viele Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. Sie können etwa anbieten, dass sich die vereinbarte Arbeitszeit auf die gesamte Woche verteilt. Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, ob beispielsweise täglich stundenweise gearbeitet wird oder ob an zwei oder drei Tagen in der Woche ganztägig.

Für Mitarbeitende bietet diese Form der Beschäftigung viele Freiheiten, da Sie die Zeiten auf die Person zuschneiden können. Der Organisationsaufwand liegt auf Ihrer Seite. Sie müssen den
Überblick behalten, wer wann anwesend ist, um die Arbeitsplätze besetzt zu halten.

5. Abrufarbeit

Abrufarbeit ist eine Form der Teilzeitarbeit. Diese liegt vor, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden arbeitsvertraglich vereinbaren, dass diese ihre Arbeit entsprechend dem Arbeitsanfall erbringen. Die Vergütung erfolgt in der Regel nach Stundenlohn.

Der Vorteil liegt hier bei Ihnen, da die Mitarbeitenden nur bei Arbeitsanfall gerufen werden. Grundvoraussetzung ist hier eine vertragliche Vereinbarung. Aufgrund der Besonderheit müssen darin die wöchentliche Arbeitszeit, ein Ausgleichszeitraum und der Abruf der Arbeitsleistung vereinbart werden. Auch erfordert die Abrufarbeit eine hohe Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden.

6. Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es grundsätzlich keine festgelegten Arbeitszeiten, an denen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Stattdessen legen Sie klare Ziele und Aufgaben fest, deren Ergebnisse die Mitarbeitenden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erbringen müssen. Geeignet ist die Vertrauensarbeitszeit vor allem in der Projektarbeit und da, wo Mitarbeitende über eine hohe Selbstständigkeit verfügen.

Für die Mitarbeitenden beschert die Vertrauensarbeitszeit ein Höchstmaß an Flexibilität. Sie als Arbeitgeber schenken hier viel Vertrauen und übertragen Eigenverantwortung auf Ihre Mitarbeitenden. Die Vertrauensarbeitszeit erfordert ein großes Maß an Kommunikation. Ihre Zielvorgaben müssen fair und realistisch sein, sonst kommt es zur Überlastung.

7. Jahresarbeitszeit

Dies ist ein relativ neues Arbeitszeitmodell. Statt einer festgelegten wöchentlichen und monatlichen Stundenzahl ermitteln Sie anhand der durchschnittlichen Wochenarbeitsstundenzahl,
wie viele Stunden im Jahr die Mitarbeitenden leisten müssen. Ihre Mitarbeitenden können von Tag zu Tag, von Woche zu Woche ihr Pensum nach ihren Wünschen ausrichten. Solange sie das Gesamtpensum erfüllen, bleibt trotz der Schwankungen die Bezahlung konstant. Sie als Arbeitgeber können saisonale Schwankungen ausgleichen und Kündigungen bei Auftragsrückgang vermeiden.

Nachteilig ist die erforderliche lange Vorausplanung. Auch kann es bei Stoßzeiten zu hohen Belastungen bei den Mitarbeitenden kommen.

Fazit:

Flexible Arbeitszeitmodelle schaffen Anreize, um qualifizierte Mitarbeitende an Ihr Unternehmen zu binden und neue Talente von der Berufswahl zu überzeugen.

Für die flexible Arbeitszeit spricht:
• bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• mehr Flexibilität
• weniger Stress
• mehr Motivation
• individuelle Gestaltung

Dagegen spricht:
• höherer Verwaltungsaufwand und damit Kosten
• Verantwortung und Management
• Abgrenzung und Vermischung

Rechnungen per Mail – Tipps zur Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich? Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann geht der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Sie sind up to Date und nutzen DATEV Unternehmen online. Hier laden Sie die Original Belege innerhalb von 10 Tagen einfach über Upload Mail in die revisionssichere DATEV Cloud. So erfüllen Sie erstens die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung der Belege und haben zweitens die Rechnung immer schnell zur Hand.

Der Profi-Tipp: Mit der Belegsuche von DATEV Unternehmen online – Menüpunkt Startseite Belege – finden Sie schnell und einfach alle Belege in der Cloud wieder. Der Dateiname spielt dabei keine Rolle, mühsames Umbenennen der Dateien entfällt. Einfach ein Stichwort eingeben, die Volltextsuche durchforstet alle Dateiinhalte und zeigt den passenden Beleg an – schnell und ohne großen Zeitaufwand.

Diese Belegablage über DATEV Unternehmen online empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen. So ist alles einfach, sicher und schnell abgelegt und wiedergefunden.

Achtung: Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat. Haben Sie die Rechnung also in digitaler Form erhalten, sind Sie verpflichtet, diese digitale Rechnung aufzubewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, gilt das auch für den Mailtext – im Zweifel zehn Jahre.

90% unserer Mandanten arbeiten digital und genießen die Vorteile der papierlosen Zusammenarbeit. Sie haben Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online?
Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

Frühjahrsputz im Büro – auch digital sinnvoll

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
    
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.