Es gibt erfreuliche Gründe wie ein längerer Urlaub und weniger erfreuliche Gründe wie Unfall oder Krankheit, die dazu führen, dass die Firma ohne Chef oder Chefin eine Zeit lang oder im schlimmsten Fall allein weiterlaufen muss.
Treffen Sie deshalb entsprechende Vorbereitungen, damit Sie beruhigt sagen können: „Ich bin dann mal weg.“ Denn davon hängt schließlich auch das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Familie ab.
Am besten eignet sich dazu ein sogenannter Notfallkoffer, der Ihnen auch gute Dienste leistet, um stressfreier in den Urlaub zu starten. Und wenn Sie diesen Koffer bereits haben, schauen Sie doch mal wieder rein, ob alles vollständig und aktuell ist.
Legen Sie diese Notfallakte für andere Personen übersichtlich an und teilen Sie einem Vertreter mit, wo sich die Unterlagen befinden. Eine lange Suche nach kurzfristig erforderlichen Angaben ist ein „No-Go“. Im digitalen Zeitalter können Sie Ihre Anweisungen bequem elektronisch
in einer Datei hinterlegen. Auch hier gilt: Ihr Stellvertreter muss wissen, wo er oder sie die Datei findet.
Zehn Inhalte für den Notfallkoffer
1. wichtige Adressdaten (Familienangehörige, Berater, Ansprechpartner bei der Hausbank, IT-Betreuer, Datenschutzbeauftragter)
2. Vertretungsregelungen – wer hat welche Befugnisse?
3. Aufbewahrungsort von Schlüsseln, z. B. für Räumlichkeiten, Tresor, Pkw
4. alle Passwörter, z. B. EDV-Zugang, Online-Banking, Webseite, soziale Medien
5. wichtige Geschäftspapiere, z. B. Verträge, Versicherungsscheine, (Bank-)Vollmachten, Patente, Buchhaltungen, Jahresabschlüsse etc.
6. Liste der wichtigsten Kunden mit Sonderkonditionen und individuellen Vereinbarungen
7. betriebsindividuelle Regelungen, die für das Tagesgeschäft wichtig sind
8. das Unternehmertestament
9. Vorsorgevollmacht – wichtig: Eine Vorsorgevollmacht kann einen behördlich angeordneten Betreuer vermeiden.
10. fertig formuliertes Informationsschreiben, das Kunden und Lieferanten im Ernstfall über die aktuelle Lage informiert.
Gut zu wissen: Mit einer Vorsorgevollmacht gewährleisten Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer Firma. Sie vermeiden ein gefährliches Machtvakuum und vermeiden behördlich angeordnete Betreuungsmaßnahmen. Entgegen mancher Annahme gibt es in Deutschland kein allgemeines gesetzliches Vertretungsrecht von Angehörigen für Unternehmensentscheidungen. Ein Unternehmertestament kann langfristig das Unternehmen, aber auch Ihre Familie absichern. So können Sie unnötige Liquiditätslücken durch Pflichtansprüche oder anfallende Steuerlasten vermeiden.
