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Digitalisierung im Detail – die wichtigsten digitalen Helferlein für Ihren Betrieb

Digitalisierung und kein Ende – und das ist gut so. Effiziente – möglichst automatisierte – Arbeitsprozesse sind nicht zuletzt ein wichtiger Teil der Lösung des Mitarbeitermangels.

Muss das alles digital sein? Nicht unbedingt – natürlich soll die Digitalisierung „mit Hirn“ passieren. Je nach Branche sind die Möglichkeiten der Digitalisierung unterschiedlich.

Wir stellen Ihnen insbesondere digitale Helferlein vor, die Ihren Verwaltungsaufwand verringern – damit mehr Zeit für die „echte“ Arbeit bleibt.

  1. Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Nicht selten werden Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Angebot oder Stundenzettel schon digital abgelegt – z.B., weil Sie eine (Branchen-)Software nutzen. In den meisten Unternehmen ist die Ablage allerdings meist „hybrid“ – manches ist im Rechner, dort aber in verschiedenen Programmen, manches noch auf Papier. Da bleibt das Suchen nicht aus. Stellen Sie um auf e i n Ablagesystem, das alles an einem Ort gut durchsuchbar speichert, so findet jeder sofort alles. Insbesondere, wenn Sie junge Mitarbeiter ansprechen wollen: Papier ist out. Wählen Sie ein DMS in der Cloud, können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall zugreifen – Stichwort: Homeoffice und Außendienst.

Lösungen gibt es für jede Betriebsgröße – für Einpersonenbetriebe kann das ein günstiger Cloud-Speicher sein: Dropbox, Next-Cloud oder One-Drive von Microsoft. Auch StarFinder bietet tolle Möglichkeiten. Für größere Unternehmen empfiehlt sich ein DMS wie ELO oder Docuware. Der Vorteil: Diese Systeme haben meist Schnittstellen zu Ihren Systemen und auch den Systemen Ihres Steuerberaters.

  • Online-Terminkalender

Terminvereinbarung oder Telefon oder Mail endet oft im „Pingpong“ – mehrere Kontakte sind notwendig, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Über Online-Terminsysteme wie Calenso, Terminland oder Bookings von Microsoft können sich Ihre Kunden einfach online einen Termin buchen. Dabei bestimmen Sie natürlich, welche Termine online buchbar sind. Für Video-Meetings sind diese Tools zu zoom oder go to meeting anbindbar.

  • Digitale Unterschrift

Wenn Sie von Ihren Kunden Unterschriften z.B. für Lieferverträge oder Angebotsannahmen benötigen, sparen Sie über Tools zur digitalen Unterschrift den lästigen Postweg bzw. persönliche Termine nur wegen der Unterschrift.

Programme wie Adobe Sign, DocuSign oder FPSign können oft sogar in Ihr DMS (siehe oben) integriert werden.

  • Kalender und Auftrags-/Aufgabenmanagement

Als Handwerker haben Sie vielleicht eine professionelle Baustellen-Planungssoftware? Als Ärztin sicher einen Terminkalender. Sobald Sie im Team arbeiten, brauchen Sie einen Kalender, der für alle jederzeit einsehbar ist. Auch über das Handy von unterwegs. Das ist heute mit Outlook und Co. auch kein Problem mehr. Wer im Unternehmen gerade welche Projekte oder Aufgaben mit welcher Terminierung zu erledigen hat, ist meist nicht so einfach zu sehen. Insbesondere, wenn die Aufgaben zeitlich oder inhaltlich voneinander abhängen, geht schnell der Überblick verloren. Sie können auf Ihre Branchensoftware zurückgreifen? Wunderbar – nutzen Sie diese Möglichkeit. Ansonsten können Programme wie Meistertask oder Trello den Überblick vereinfachen. Terminierung und Erinnerungsfunktionen inklusive.

  • Moderne Kommunikationstools

Wie oft „fluchen“ wir über den „Telefon-Terror“ oder die „Mail-Flut“. Das geht auch anders. Für die interne Kommunikation (auch hier wieder Stichwort Homeoffice und Außendienst) sind Chat-Systeme eine große Vereinfachung. Tatsächlich regeln Sie als Handwerker wahrscheinlich schon einen Teil der Kommunikation über WhatsApp. Das eignet sich allerdings kaum für datenschutzrechtlich sensible Kommunikationen. Wire oder Teamwire sind DSGVO konform. MSTeams ist im Wesentlichen DSGVO-konform und wird von vielen Unternehmen bereits genutzt.

Und die Telefonanlage darf natürlich auch modern digital sein. Weiterleitungen ins Homeoffice oder aufs Handy sind heute von außen gar nicht mehr sichtbar. Und viele Telefonanlagen liefern den TeamChat sogar schon mit.

Fazit: Digital geht schon mehr als gedacht

Auch, wenn immer auf die langsame Digitalisierung geschimpft wird – für Ihren Büro- und Unternehmensalltag gibt es mittlerweile gute Lösungen, die Arbeitszeit sparen und den Überblick über Ihre Unternehmensprozesse bieten. Bestimmt hat Ihre Branchenzeitschrift eine „EDV-Ecke“. Überblättern Sie diese nicht, sondern gehen Sie die Digitalisierung aktiv an.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Auch Sie haben während der Krise einfach mal gemacht? Homeoffice, Videokonferenz, Chat?

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet? Schließlich hatten Sie gerade in den letzten Monaten andere Themen auf dem Zettel.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise. Und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es 3 Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal ob direkt in der PDF zum Beispiel auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der nächste sein.

Stufe 1: Einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer

bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und

zum Beispiel für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber

zum Beispiel bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. SIe ersetzt

allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift

angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.

Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur

von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflowgestaltung enthalten – Sie können fest legen wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloudlösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Keine Installation und Wartung zusätzlicher Software.

Anbieter – Beispiele – ohne Vollständigkeitsgarantie natürlich:

  • FP Sign  (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Kunden interessant, die ohnehin Adobe-Kunden sind.

Meist ist es kein Problem eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.