Krake oder Leitwolf – in drei Schritten erfolgreich Delegieren

Haben Sie heute schon wieder eine Aufgabe übernommen, die eigentlich jemand anders erledigen sollte? Willkommen im Club der Kraken – Arme überall, ständig beschäftigt und trotzdem nie fertig. Wenn Sie sich öfter denken „Das mach ich lieber selbst“, sind Sie nicht allein. Der sogenannte MILS-Effekt („Mach ich lieber selbst“) trifft viele Unternehmer und Führungskräfte. Doch wie kommen Sie vom Multitasking-Tentakelwesen zum souveränen Leitwolf? Die Antwort: durch kluges Delegieren. Und das geht einfacher, als Sie denken – in drei klaren Schritten.

Schritt 1: Die richtige Vorbereitung – mit den 6 W zum Ziel

Nicht nur in der Küche ist gute Vorbereitung das halbe Leben. Auch beim Delegieren entscheidet sie über Erfolg oder Frust. Die 6 W-Methode hilft Ihnen, Aufgaben strukturiert zu übergeben.

  • Was?
    Welche Aufgabe soll konkret delegiert werden? Klarheit spart Rückfragen.
  • Wer?
    Wer ist fachlich und persönlich geeignet? Manchmal ist die richtige Haltung wichtiger als Know-how.
  • Wann?
    Ab wann soll der Mitarbeiter starten – und wie viel Zeit steht realistisch zur Verfügung?
  • Womit?
    Welche Ressourcen, Tools oder Schulungen braucht es für die erfolgreiche Umsetzung?
  • Wie?
    Geben Sie Orientierung, aber lassen Sie Freiraum: So selbstständig wie möglich, so geführt wie nötig.
  • Warum?
    Machen Sie deutlich, warum die Aufgabe wichtig ist – und warum gerade dieser Mitarbeiter sie übernehmen soll.

Tipp: Je besser Sie diese Fragen beantworten, desto leichter wird es, Ihre Mitarbeiter zu überzeugen und zu motivieren.

Schritt 2: Das Delegationsgespräch – kurz, klar, konstruktiv

Auch wenn es nur fünf Minuten dauert: Ein Delegationsgespräch ist Pflicht. Es dient der Information, der Klärung – und vor allem der Motivation.

So gelingt’s:

  • Lassen Sie den Mitarbeiter das „Was?“ in eigenen Worten wiederholen – das verhindert Missverständnisse.
  • Informieren Sie sich vorher über seine Zeitressourcen. Dann überrascht Sie das „Wann-soll-ich-das-noch-machen“-Argument nicht.
  • Verwenden Sie Begriffe wie „Zusatzaufgaben“ mit Bedacht – sonst denkt der Mitarbeiter automatisch an Überstunden.
  • Seien Sie verbindlich, aber offen für Fragen. Und: Hören Sie gut zu!

Schritt 3: Kontrolle ist keine Gängelei

Delegation ist kein Loslassen im luftleeren Raum – sondern ein Prozess mit Zwischenstopps. Kontrolle ist dabei nicht Misstrauen, sondern Führung.

Best Practices:

  • Vereinbaren Sie gleich beim ersten Gespräch den nächsten Termin zur Rückmeldung.
  • Bei komplexen Aufgaben: Teilen Sie diese in drei überschaubare „Pakete“ und planen Sie Zwischenkontrollen ein.
  • Bauen Sie die Kontrollabstände je nach Erfahrung und Zuverlässigkeit des Mitarbeiters schrittweise ab – aber nie ganz.

Fazit: Weniger Krake, mehr KlarheitDelegieren heißt nicht: abladen. Es heißt: führen, entwickeln und Verantwortung teilen. Wer vorbereitet delegiert, klar kommuniziert und sinnvoll kontrolliert, gewinnt doppelt: mehr Zeit für das Wesentliche – und motivierte, selbstständige Mitarbeiter. So werden aus Kraken echte Leitwölfe.

Die sieben häufigsten Feedback-Fehler – und wie Sie diese vermeiden

Gutes Feedback zu geben ist eine Kunst. Gerade bei negativem Feedback, fällt es manchmal schwer das Persönliche vom Sachlichen zu trennen. Umso mehr, wenn man sich schon länger kennt und sich grundsätzlich gut versteht.

Fehler 1: Falsches Ziel

Das Ziel von Feedback ist nicht, dem anderen klarzumachen, ob wir ihn gerade gut finden oder nicht. Es geht darum, das richtige Verhalten in einer konkreten Situation zu erreichen – also es entweder zu verstärken oder eben zu fördern.

Fehler 2: Person statt Verhalten

Sowohl positives als auch negatives Feedback betrifft immer ein Verhalten des anderen. Nie seine Person.

Beispiel:

Nicht: Du bist ein toller Mitarbeiter.

Besser: Danke für die tolle Unterstützung beim Kunden heute.

Der Grund: Der Gelobte im ersten Fall fühlt sich erst mal gut. Was aber, wenn Sie ihr oder ihm morgen negatives Feedback geben müssen?

Fehler 3: Du statt Ich – Angriff statt Beobachtung

Feedback greift den anderen nicht an – es geht darum, dem anderen mitzuteilen, wie sein Verhalten in einer konkreten Situation auf Sie wirkt –, und das so neutral wie möglich. Das macht es dem anderen leichter, das Feedback anzunehmen.

Beispiel:

Nicht: Du hast schon wieder die Aufgabe X nicht richtig/rechtzeitig erledigt.

Besser: Ich bin in Stress geraten, weil ich das selber machen/überprüfen musste. Das ist deine Aufgabe.

Fehler 4: Feedback sammeln

Statt sofort beim ersten Störgefühl etwas zu sagen, hält man es vielleicht aus persönlichen Gründen zurück. Irgendwann wird das Störgefühl so groß, dass es – meist an der falschen Stelle – herausplatzt. Und dann fällt Ihnen gleich alles auf einmal ein, was schon lange brodelt.

Unser Tipp: Sagen Sie sofort beim ersten „Aufploppen“ etwas. Noch können Sie Ihre Beobachtung sachlich und konkret formulieren – in Scheibchen also.

Fehler 5: Feedback diskutieren

Wenn Ihnen jemand seine Sicht spiegelt, geht es nicht darum, wer recht hat. Denn die Sichtweise eines Menschen ist individuell und damit nicht diskutabel. Das gilt auch, wenn Sie Feedbackgeber sind. Lassen Sie Ihre Gefühle nicht „zerreden“.

Unser Tipp: Streichen Sie den Satz:
„Das siehst du falsch“ einfach aus Ihrem Wortschatz – „Das sehe ich anders“ ist zielführender.

Fehler 6: Unspezifisch

Zu einem guten Feedback gehört neben einer klaren Beschreibung der eigenen Wahrnehmung auch eine klare Aufforderung, was vom anderen erwartet wird.

Beispiel Azubi:

Nicht: Du bist schon wieder zu spät.

Besser: Mir ist aufgefallen, dass du diese Woche an drei Tagen erst um 8:45 hier warst. Bitte sei ab jetzt pünktlich.

Fehler 7: Gut gemacht, aber … – das Feedback-Sandwich

Damit es nicht so hart klingt, „verpackt“ man das negative Feedback in positive Aussagen, auch bekannt als Feedback-Sandwich. Das heißt, Sie sagen zuerst etwas Positives, dann kommt die Kritik, und Sie schließen wieder mit einer positiven Aussage ab. Das führt nur dazu, dass künftig positive Aussagen sofort als „oje, jetzt krieg ich wieder eins aufs Dach“ wahrgenommen werden.

Damit insbesondere negatives Feedback ankommt, braucht es Klarheit. Verpacken Sie den Kaktus nicht in Luftpolsterfolie – Ihr Gegenüber soll ja sein Verhalten ändern.

Fazit:

Feedback ist ein mächtiges Werkzeug, im Arbeitsalltag die gute Zusammenarbeit zu fördern, weil jeder weiß, was von ihm erwartet wird, und durch das positive Feedback merkt, wenn er auf dem richtigen Weg ist.

Tipps beim Mitarbeiterwechsel

So sichern Sie den Wissensschatz

Demografische Werte, die nachdenklich machen: Rund 22% der Beschäftigten in Deutschland sind über 55 Jahre alt und bis 2040 wird es voraussichtlich 3,3 Millionen weniger Erwerbspersonen geben als heute (trotz Geburten und Zuwanderung). Denn der Großteil der Fachkräfte geht in den nächsten Jahren und Jahrzehnten in Rente.

Die erste große Zäsur gab es bereits 2020. Denn ab diesem Jahr gingen die ältesten Vertreter der geburtenstarken Babyboomer in den Ruhestand.

Machen Sie als Erstes Ihren eigenen Firmen-Stresstest: Wie viele Mitarbeiter sind über 55? Und welches Fach- und Erfahrungswissen geht Ihnen verloren, wenn diese früher oder später in Rente gehen? Und was ist, wenn diese Mitarbeiter mehr oder weniger gleichzeitig gehen?

Vorbereitung ist die halbe Miete

Manchmal beschleicht einen das Gefühl, Mitarbeiterweggang und -wechsel ist wie Weihnachten: Jeder weiß, dass es passiert, und doch kommt es jedes Mal völlig überraschend. Deshalb hier mal ein exotisches Gedankenspiel: Hören Sie auf, den Wechsel als die Ausnahme zu sehen, sondern als Normalität. Rechnen Sie damit, dass pro Jahr mindestens 10 % Ihrer Mitarbeiter gehen, und lassen Sie diesen Gedanken ein paar Minuten sacken, bevor Sie weiterlesen. Okay, bereit? Was passiert, wenn der Mitarbeiterwechsel zur Normalität erklärt wird? Erstens, wenn es dann nicht passiert, freuen Sie sich ein Loch in den Bauch. Zweitens, wenn es passiert, sind Sie nicht überrascht, sondern gut vorbereitet. Und das ist das „Erfolgsgeheimnis“. Es bleibt natürlich trotzdem Arbeit, diesen Wechsel zu gestalten. Mitarbeitersuche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind und bleiben eine Herausforderung. Doch Sie haben einen Maßnahmenplan, den Sie im Ernstfall aus der Schublade ziehen und abarbeiten.

Machen Sie Wechselmanagement zum Standardprozess

In den meisten Betrieben gibt es dokumentierte Abläufe, Prozesse und Checklisten. Gerade für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind oft schon Pläne vorhanden, zu Neudeutsch „Onboarding“. Doch wie sieht es mit der Ausarbeitung aus? Wie wird das Wissen gesichert, das der ausscheidende Mitarbeiter mitnimmt?

Strukturierte Wissenslandkarte erstellen

Manchmal ist Mitarbeitern gar nicht bewusst, welches individuelle Wissen sie haben. Und wenn sie sechs Monate vor Ausscheiden ihren Wissensschatz dokumentieren sollen, wissen sie nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kommt die strukturierte Wissenslandkarte ins Spiel. Kategorisieren Sie dazu die verschiedenen Wissensgebiete Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Fachwissen, Kundenwissen, Organisationswissen, Netzwerkwissen, Digitalwissen. In Form einer Mindmap können Sie diese Kategorien um Unterpunkte erweitern und vertiefen. Diese Mindmap nutzen Sie dann, um mit Ihren bestehenden Mitarbeitern ein Wissensgespräch zu führen und bei den einzelnen Punkten zu hinterfragen, welche Wissensbausteine und Besonderheiten es gibt, die nur der Mitarbeiter oder einige wenige beherrschen. Und so können Sie diese Punkte nach und nach dokumentieren. 

Wissenslandkarte

 Übrigens, solch eine Wissenslandkarte ist nicht nur bei bevorstehendem Mitarbeiterwechsel ein hilfreiches Tool, um Einzelwissen für die ganze Firma verfügbar zu machen. Je früher Sie damit anfangen, desto leichter lässt sich der Wissenstransfers gestalten. Sehen Sie also nicht untätig zu, wie sich das wertvolle Erfahrungswissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet. Investieren Sie besser jetzt Zeit und Geld, um diese immateriellen Werte zu erhalten, statt später mit erheblichem Mehraufwand neu aufzubauen.

Lotse Herbstausgabe 2020

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Förderprogramm Digital
  • Die elektronische Signatur
  • Liquiditätsgewinn durch Verlustrücktrag
  • Rückzahlung der Corona-Soforthilfe
  • Degressive Abschreibung
  • Risiken Gestalten
  • Virtuelle Beziehungspflege
  • Unterstützung für Ausbildungsbetriebe

Warum Ausbildung wichtig ist und welche Spielregeln dabei gelten

Unternehmensführung, Personalmanagement, Personalführung, Kapazitätsplanung sind nur ein paar Beispiele für das, was von Ihnen als Unternehmer zusätzlich zum Fachwissen abgefordert wird. Kein Geheimnis ist, dass es im Personalbereich zunehmend schwieriger wird. Nicht nur beim Recruiting, sondern auch im täglichen Umgang mit den Mitarbeitern sind Fehler manchmal schnell existenzbedrohend.

In allen Kreisen, selbst an Stammtischen, wird der akute Fachkräftemangel beklagt. Manche Unternehmer haben aus diesem Grund schon den Betrieb aufgegeben. Das ist eine traurige Tendenz, die sicherlich noch zunehmen wird.
Aber was tun? Ein Baustein hierzu kann die Ausbildung sein, gefolgt von guter Personalführung. Leichter gesagt als getan, denn nicht immer ist das Ausbilden aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen möglich.

Rechtlich dürfen Sie nämlich nur dann ausbilden, wenn Sie die fachliche Eignung dazu haben, sprich die Ausbildereignungsprüfung abgelegt haben. Das können auch Mitarbeiter sein, die die Azubis betreuen. Zu dieser fachlichen Eignung gehören im Wesentlichen die erforderlichen beruflichen Fertigkeiten und Kenntnisse oder berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse.

Im Handwerk ist darüber hinaus im Einzelfall nur fachlich geeignet,wer die entsprechende Meisterprüfung bestanden hat oder dessen fachliche Eignung von der Handwerkskammer widerruflich anerkannt wurde.

Diese rechtliche Voraussetzung wird übrigens durch die nach Landesrecht zuständigen Behörden überwacht. Dabei können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Das soll Sie aber bitte jetzt nicht abschrecken, denn wenn Sie weiterlesen, zeigen wir Ihnen auf, dass es sich wirklich lohnt auszubilden.

Tatsächlich werden Sie trotz erfüllter rechtlicher Voraussetzungen nur dann ausbilden, wenn die Ressourcen, insbesondere die zeitlichen und personellen Kapazitäten dafür vorhanden sind.

Das erinnert dann aber sehr an die Geschichte von dem Autor Stephen Covey:

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zersägt. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit. Der Spaziergänger tritt etwas näher heran und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre
Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“ Der Holzfäller schaut nicht einmal hoch, sondern zischt nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“

Ähnlich geht es doch vielen bei der Ausbildung auch: Haben Sie nicht selber schon Unternehmer sagen hören: „Für Ausbildung haben wir keine Zeit!“

Dabei gibt es so viele Vorteile auszubilden:
• Sie ziehen sich Ihren Nachwuchs selbst heran. Auf Fachkräfte von außen sind Sie dann nicht mehr so sehr angewiesen.
• Sie formen die jungen Leute, wie es Ihr Betrieb erfordert, und geben ihnen gleich Ihre Unternehmensphilosophie mit.
• Wenn die Azubis dann ausgelernt haben, brauchen Sie keine lange Zeit der Einarbeitung mehr.
• Sie kennen bereits die Stärken und Schwächen der Einzelnen, sodass Sie die jungen Leute nach der Ausbildung gezielt einsetzen können. Frust-Kündigungen, weil jemand am falschen Platz ist, bleiben Ihnen erspart.
• Fachkräfte zu finden ist teuer. Headhunter verlangen oft ein Viertel des Jahresgehalts an Provision. Umgerechnet ist das circa das erste Jahresgehalt eines Azubis. Ab dem zweiten Lehrjahr trägt er sich dann oftmals schon alleine.
• Junge Leute haben andere Ideen und Fähigkeiten. Sie werden zum Beispiel mit der Digitalisierung anders umgehen als langjährige Mitarbeiter.
• usw.

Brauchen Sie noch mehr Argumente? Wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie jetzt sagen, okay, ich will ausbilden, dann informieren Sie sich bitte bei Ihren Kammern oder Verbänden über die für Ihren Betrieb geltenden Voraussetzungen. Wichtig: Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern, die nachher die jungen Leute ausbilden sollen. Holen Sie diese schon frühzeitig mit ins Boot und binden Sie diese auch schon in das Vorstellungsgespräch ein. Denn, derjenige, der nachher die Hauptlast bei der Ausbildung trägt, sollte auch ein Veto-Recht bei der Einstellung haben. Das ist übrigens ein weiterer Vorteil für die Ausbildung: Ihre Mitarbeiter suchen sich aus, mit wem sie arbeiten wollen. Das ist gelebte Wertschätzung.