Ist das Steuer, oder kann das weg? – Was müssen Sie wie lange aufbewahren?

Diese Fragen stellen sich nahezu jedem jedes Jahr. Und das auch zu Recht, denn mit zunehmender Digitalisierung hat man

  1. immer weniger Papier und
  2. immer mehr digital verfügbar.

Dazu kommt: Aufräumen kann Spaß machen und kann auch die Seele befreien. Das, oder so ähnlich, sagen jedenfalls die Feng-Shui-Berater. Doch was kann wirklich weg?

Zunächst mal die Fakten:

  1. Belege (Papier oder digital) sind seit dem Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren (Jahre 2017–2024).
  2. Manche Geschäftspapiere sind sogar nur sechs Jahre aufzubewahren.
  3. Bilanzen sind (eigentlich) laut Gesetz zehn Jahre in Papierform vorzuhalten (2015–2024). Hierbei gilt (noch), dass diese vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen sind. Die Unterschrift hat eigenhändig auf Papier zu erfolgen (auch wenn die gelebte Praxis inzwischen manchmal anders aussieht). Eine eingescannte Unterschrift ist nicht zulässig, wohl aber eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wenn Sie vollständig digitalisiert sind, dann gilt Folgendes:

  1. Papierbelege können sofort weg, wenn sie digitalisiert wurden und wenn Sie eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen haben.
  2. Bilanzen müssen eigentlich noch in Papierform aufbewahrt werden, was allerdings fraglich erscheint, da jeder außenstehende Stakeholder die Bilanzen nur noch in digitaler Form möchte:
  3. das Finanzamt mit der E-Bilanz
  4. die Bank mit dem digitalen Finanzbericht
  5. Bundesanzeiger

Vielleicht fragen Sie sich, wie geht das „vollständig digitalisiert“? Was müsste man dazu tun? Im Grunde nicht sehr viel: Hier eine allgemeine Kurzanleitung dazu:

  1. Für Ausgangsrechnungen benutzen Sie bitte ein Fakturierungsprogramm und nicht Excel oder Word. Dann könnten Sie die Datei in die Buchhaltungssoftware einspielen. Bis einschließlich 2026 oder 2027 können Sie noch Papierrechnungen an B2B-Kunden versenden. Diese scannen Sie dann doch noch ein und leiten das in die Fibu weiter.
  2. Die Eingangsrechnungen werden in den nächsten Jahren sowieso zunehmend und spätestens ab 2028 nur noch digital als E-Rechnung bei Ihnen eingehen. Hier lassen Sie sich eine automatische Weiterleitung in die Buchhaltungssoftware bzw. das Portal dazu einrichten.
  3. Kassenbelege können Sie mit dem Smartphone und einer Scan-App digitalisieren und in die Buchhaltung weiterleiten.
  4. Bitte denken Sie an die Verfahrensdokumentation, welche Sie dazu erstellen müssen.

Natürlich gibt es bei jedem Unternehmen Besonderheiten, die eine individuelle Lösung benötigen. Hierzu können Sie uns ansprechen. Wir beraten Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.

Abschließend noch ein wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie bei der Digitalisierung, dass hierbei die revisionssichere Archivierung nicht vergessen wird. Allein das Abspeichern auf dem PC ist nicht ausreichend. Sie müssen auch dafür Sorge tragen, dass keine Daten verloren gehen können, zum Beispiel durch eine zusätzliche Speicherung außer Haus.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Auch Sie haben während der Krise einfach mal gemacht? Homeoffice, Videokonferenz, Chat?

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet? Schließlich hatten Sie gerade in den letzten Monaten andere Themen auf dem Zettel.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise. Und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es 3 Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal ob direkt in der PDF zum Beispiel auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der nächste sein.

Stufe 1: Einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer

bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und

zum Beispiel für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber

zum Beispiel bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. SIe ersetzt

allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift

angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.

Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur

von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflowgestaltung enthalten – Sie können fest legen wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloudlösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Keine Installation und Wartung zusätzlicher Software.

Anbieter – Beispiele – ohne Vollständigkeitsgarantie natürlich:

  • FP Sign  (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Kunden interessant, die ohnehin Adobe-Kunden sind.

Meist ist es kein Problem eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.