Als Arbeitgeber haben Sie immer wieder die Aufgabe, für einen scheidenden Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu verfassen. Dabei stellt einen diese Aufgabe vor besondere Herausforderungen, schließlich stellt das Arbeitszeugnis für Ihren Arbeitnehmer einen wesentlichen Nachweis seiner Qualifikation dar – es ist ein Teil seiner „Visitenkarte“. Andererseits möchten Sie hier aber auch ein richtiges Bild von Ihrem scheidenden Arbeitnehmer wiedergeben. Wobei Ihnen die Rechtsprechung durch die Verpflichtung zur wohlwollenden Formulierung Grenzen setzt.

Aktuelle Rechts- und Gesetzeslage

Der Gesetzgeber hat sich bei den Vorgaben für das Arbeitszeugnis zurückhaltend gezeigt. Er hat dem Arbeitnehmer den Anspruch auf ein einfaches oder qualifiziertes schriftliches Arbeitszeugnis zugesprochen. Die Schriftform erfordert, dass der Aussteller die Urkunde eigenhändig unterzeichnet. Somit ist ein Zeugnis in elektronischer Form derzeit nicht möglich. Darüber hinaus müssen Sie das Zeugnis klar und verständlich formulieren und dürfen keine „versteckten Botschaften“ an einen potenziellen neuen Arbeitgeber einbauen.

Bis auf das Erfordernis der Schriftlichkeit werden somit keine ausdrücklichen Anforderungen in formeller Hinsicht gestellt.

Dem Arbeitszeugnis kommt eine entscheidende Rolle bei der beruflichen Fortentwicklung zu. Daher ist es nicht verwunderlich, dass durch die Rechtsprechung engere Regeln der Zeugnisgestaltung getroffen wurden. Ausschlaggebend ist die Verkehrsauffassung, also welche Anforderungen von einem Leser als selbstverständlich erwartet werden.

Als formelle Mindestanforderungen können angesehen werden:

• Briefpapier
• Briefkopf
• Datum der Erstellung
• keine optischen Mängel (z.B. Flecken, Eselsohren, Risse)
• Zwei ordentliche Knicke sind zulässig.
• Das Abdrucken der Adresse des Arbeitnehmers im Adressfeld ist unzulässig.

Auch der Text muss das Kriterium der Üblichkeit erfüllen. Hier sollten Sie auf Folgendes achten:

• übliche Schriftgröße und der herkömmlichen Lesegewohnheit angepasste Form
• keine offensichtlichen Korrekturen
• ordnungsgemäße Unterschrift mit dokumentenechtem Stift durch den Ersteller selbst
• keine persönliche Anrede

Zu erwartende Entwicklung

Es ist kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung keinen Einfluss auf die Zeugniserteilung haben wird. Hierarchieneutrale Arbeit und vernetztes Arbeiten stehen bei diesem Wertewandel im Mittelpunkt. Die bestehenden Prozesse sollen optimiert werden, schnelle Kommunikation, Effizienz und Zeitersparnis sind das Ziel.

Dies spiegelt sich im Trend des „Multiple Choice“-Zeugnisses wider. Dabei wird lediglich der Ausdruck eines internen Bewertungsbogens verwendet. In Spaltenform wird vom Vorgesetzten angekreuzt, ob der Arbeitnehmer bezüglich Arbeiten im Team, Selbsteinschätzung und anderen Bereichen die Anforderungen erfüllt (hier gibt es verschiedene Abstufungen). Der Name, die Position und das Aufgabenfeld werden maschinell gedruckt. Unter dem Zeugnis ist Platz für etwaige Anmerkungen und die gesetzlich geforderte handschriftliche Signatur.

Ein klarer Vorteil liegt in der Zeitersparnis und Übersichtlichkeit. Auch kann ein differenzierter Beurteilungsbogen tatsächlich ein aussagekräftigeres Bild des Bewerbers aufzeigen. Als zukünftiger Arbeitgeber können Sie die Bewerber besser vergleichen, und auch für den Arbeitnehmer wird das Zeugnis verständlicher. Das Zeugnis wird durch die Umstrukturierung transparenter, zudem bietet sich eine Vereinfachung durch digitale Bewerbungsverfahren.

Ob die tabellarische Abfassung von Arbeitszeugnissen zulässig ist, ist aber fraglich. Die knapp 25 Jahre alte Rechtsprechung ist hier nicht hilfreich. Man muss davon ausgehen, dass die Ersetzung eines klassischen Arbeitszeugnisses durch einen Beurteilungsbogen im Rechtsverkehr derzeit unüblich ist.

Unser Tipp

Da die Vorteile eines tabellarisch verfassten Arbeitszeugnisses auf der Hand liegen, ist es nur eine Frage der Zeit, wann sich dieses durchsetzen wird. Im Moment wird ein Arbeitszeugnis im Fließtext als ein Ausdruck der Wertschätzung gegenüber dem scheidenden Arbeitnehmer gesehen. Daher sollten Sie sich die Arbeit für ein ausformuliertes Arbeitszeugnis noch nehmen.

Achtung Stolperfalle

Ab 01.01.2019 können bestimmte geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der gesetzlichen Regelungen im neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz sozialversicherungspflichtig werden.

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn 9,19 € pro Stunde. Bisher konnten geringfügig Beschäftigte monatlich bis zu 50 Stunden arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungspflichtgrenze erreicht wurde. Durch die Anhebung des Mindestlohns wird die Zahl der Stunden auf nur noch 48 Stunden pro Monat reduziert. Anderenfalls wird die Geringverdienergrenze überschritten.

Die große Unbekannte

Eine vielleicht nicht bekannte Regelung steckt in dem neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz. Werden keine eindeutigen Regelungen zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit getroffen, gelten seit dem 01.01.2019 als gesetzliche Vermutung zur vereinbarten Arbeitszeit 20 Stunden als vereinbart – und nicht mehr wie bisher eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden.

Wenn Sie eine geringfügige Beschäftigung vereinbaren wollen, für die die Pauschsteuer zur Anwendung kommen soll, dann darf der Arbeitslohn monatlich 450 € nicht überschreiten. Erfolgt die Tätigkeit in Form der Arbeit auf Abruf, müssen Sie im Arbeitsvertrag unbedingt eine feste Arbeitszeit vereinbaren, deren Entlohnung im Monat die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt. Bei dem zurzeit allgemein geltenden Mindestlohn von 9,19 €/Stunde darf die Monatsarbeitszeit demnach 48,5 Stunden nicht übersteigen, wenn eine geringfügige Beschäftigung vorliegen soll. Fehlt eine Festlegung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, kommt das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz zur Anwendung, und es wird gesetzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche, d.h. ca. 80 Stunden pro Monat angenommen.

Beispiel: 

Seit dem 01.01.2019 gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche als vereinbart. Legt man den seit 01.01.2019 geltenden Mindestlohn von 9,19 € zugrunde, müssen bei einem Wochenfaktor von 4,33 Wochen pro Monat 798,85 € vergütet werden. Die Geringverdienergrenze liegt jedoch nur bei 450 €. Diese Grenze wird damit überschritten. 

Die rechtlichen Folgen können sein:

• Die Arbeitnehmer können Lohn nachfordern.
• Die Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

Wir raten Ihnen dringend, die Arbeitszeit der Minijobber vertraglich zu fixieren und ausdrücklich darauf zu achten, dass Arbeitszeiten fest vereinbart und hierüber geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden.