• Am Ziegelbrunn 37, 97437 Haßfurt, Telefon:+49 9521 9554-0

Die Wiederauferstehung der Zeiterfassungspflicht – und welche digitalen Helferlein Sie nutzen können

Seit Beginn des Jahres gilt die neue Zeiterfassungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz. Viele Unternehmen denken derzeit aktiv über 4 Tage Woche, Vertrauensarbeitszeit und „New Work“ insgesamt nach.

Der Grund für die Einführung: Die Mitarbeitenden sollen vor Überarbeitung geschützt werden.

Wir geben Ihnen die Basis-Informationen und nennen Tools, mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern.

Zeiterfassung konkret

  • Wer ist betroffen?

Alle Arbeitgeber – ausnahmslos. Sie sind also persönlich dafür verantwortlich, dass die Arbeitszeit aller Ihrer Mitarbeiter gesetzeskonform dokumentiert wird.

                Wichtige Ausnahme: „Echte“ leitende Mitarbeiter sind von der Pflicht befreit. Das gilt für Sie
                zum Beispiel als Geschäftsführer Ihrer eigenen GmbH.

  • Welche Arbeitszeitvorgaben gelten?
    Die maximal zulässige Arbeitszeit beträgt täglich 8 Stunden, Sonderregelungen gibt es zum Beispiel nach dem Jugend- und Mutterschutzgesetz.
  • Was genau muss aufgezeichnet werden?
    Der Beginn und das Ende der Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers muss incl. Pausen und Überstunden aufgezeichnet werden. Eine „Inhaltsangabe“ – also die konkreten Tätigkeiten der Mitarbeitenden müssen nicht genannt werden.
  • Wer muss aufzeichnen?

Verantwortlich sind Sie als Arbeitgeber.

Tipp: Verfassen Sie eine Richtlinie bzw. eine Betriebsvereinbarung, in der Sie klar regeln, dass Ihre Mitarbeiter täglich der Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen. Es reicht nämlich nicht, wenn Sie die Zeiterfassung zur Verfügung stellen. Sie sind verpflichtet die Erfassung auch zu überprüfen. Allein der Nachweis dieser Verpflichtung ist gewöhnungsbedürftig.

Tipp: Schreiben Sie in Ihre Vereinbarung auch gleich die Prüfungsroutine und wer sie ausführt. Ein „virtueller Haken“ schadet nicht.

Was passiert, wenn nichts passiert? Die Sanktionen.

Kommen Sie Ihrer Pflicht als Arbeitgeber an dieser Stelle nicht nach, wird ein Bußgeld i. H. v. max. 15.000 € oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr fällig. Die Kontrolle erfolgt über die Arbeitsschutzbehörde.

Beim ersten „Auffallen“ scheint die Behörde noch relativ „entspannt“ und fordert Sie kurzfristig auf, die Zeiterfassung einzurichten – das gilt allerdings nicht bei Branchen mit „Schuldvermutung“ wie etwa der Bau- oder der Gastronomiebranche.

Digitale Helferlein

Grundsätzlich muss die Zeiterfassungspflicht nicht digital erfolgen. Aber wer will schon jeden Abend alle Zettel einsammeln?

Um das für Sie passende Zeiterfassungstool zu finden, sollten Sie sich folgende 4 Fragen stellen:

  • Was muss das Tool auf jeden Fall können? Die Must-Haves
    Reicht Ihnen die Mindestfunktion: Arbeitsanfang und Ende? Oder wollen Sie für sich mehr wissen? Brauchen Sie etwa mehr Informationen für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung? Wie die Zahl der Überstunden oder auch Informationen zum Arbeitsinhalt – in der Handwerksbranche also den konkreten Kundenauftrag. Bei dieser Gelegenheit lohnt es sich auch, über eine „größere“ HR-Software mit umfassenden Funktionen wie digitaler Personalakte und Co nachzudenken.
  • Muss das Tool mobil über eine Handy-App nutzbar sein?
    Insbesondere im Handwerk und in allen Branchen, bei denen Außendienst eine Rolle spielt, sollten Sie nach einer Lösung mit App schauen. Viele Unternehmen nutzen Systeme, die ausschließlich per App funktionieren. Der Vorteil einer App: Die „Hürde“ der Eingabe „später“ am Schreibtisch wird ausgeschaltet.
    Achtung: Dafür muss ein Diensthandy bzw. die Einwilligung Ihres Mitarbeiters vorliegen, die App auf dem privaten Handy zu nutzen.
  • Gibt es für meine Branche eine Speziallösung?
    Für viele Branchen, in denen die Arbeitszeit schon immer eine Rolle spielt, gibt es bereits seit längerem individuelle Lösungen.
  • Ist die Lösung mit der Software meines Steuerberaters kompatibel?

Wenn Sie zwecks der Lohnabrechnung Daten an uns liefern wollen, ist es sinnvoll eine App zu nutzen, die die Daten direkt in unser System einspeist.

Das Angebot für Zeiterfassungsapps ist groß. Hier eine kleine Auswahl:

  • Toggltoggl.com/track/ kostenloses Tool bei bis zu 5 Mitarbeitern
  • Crewmeistercrewmeister.com umfassende Funktionen und mobile App. Daten per Excel exportierbar. Branchen unabhängig.
  • Clockin www.clockin.de Handwerksanwendung, bewusst einfach in der Anwendung. Auch für Gastronomie oder Physiotherapiepraxen.
  • Goodtime – www.goodtimerecording.com/de/ sehr günstiges Basistool für alle Branchen. Export möglich.
  • Clockodo – https://www.clockodo.com – geeignet für kleine und mittelständische

Unternehmen.

Fazit: Zeiterfassung als notwendiges Übel oder Start für eine moderne Personalarbeit

Wie so oft schießt die Gesetzgebung mit der Zeiterfassung für alle über das Ziel hinaus. Wenn die Arbeitszeit in Ihrem Betrieb eine zentrale Rolle spielt, lohnt es sich bei dieser Gelegenheit die „Personalverwaltung“ insgesamt zu modernisieren – und dabei Automationseffekte mitzunehmen. 

2024 – Es tut sich was bei Mindestlohn, Mini- und Minijobs

Das  neue Jahr bringt auch Änderungen für die Lohnabrechnung im Bereich Mindestlohn, Minijob und Midijob:

Ab 1. Januar 2024 bitte berücksichtigen:

1. Gesetzlicher Mindestlohn steigt auf 12,41 €
Der flächendeckende gesetzliche Mindestlohn erhöht sich ab Januar 2024 auf 12,41 € je Zeitstunde und ab Januar 2025 auf 12,82 €. Aktuell liegt der Mindestlohn noch bei 12,00 € je Zeitstunde.

2. Geringfügige Beschäftigung – Höhere Geringfügigkeitsgrenze ab 2024
Die Erhöhung des Mindestlohns hat auch Auswirkungen für geringfügig Beschäftigte.
Ab 01.01.2024 erhöht sich die Geringfügigkeitsgrenze von 520 € auf 538 €.
Die Grenze orientiert sich zukünftig an der Höhe des Mindestlohnes bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 10 Stunden und ändert sich mit jeder Änderung des Mindestlohnes.
Ein unvorhergesehenes Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze ist zweimal im Laufe eines Zeitjahres zulässig.
Die Jahresverdienstgrenze passt sich entsprechend auf 6.546 € an.

3. Midijob – Übergangsbereich liegt ab 2024 zwischen 538,01 € und 2.000 €
Der Midijob/Übergangsbereich entlastet Arbeitnehmer, die nur knapp über der „Geringfügigkeitsgrenze“ verdienen. Mit einem Entgelt zwischen 538,01 € und 2.000 € ist der Arbeitnehmer voll sozialversicherungspflichtig.

Im Übergangsbereich sind vom Arbeitnehmer verminderte SV-Beiträge zu zahlen. Der
Arbeitgeberanteil an den Beiträgen wird dagegen erhöht. Anstelle einer „beitragspflichtigen Einnahme“ gibt es bereits seit 01.10.2022 zwei fiktive Werte:
eine beitragspflichtige Einnahme zur Berechnung des Gesamtbeitrags
eine zweite beitragspflichtige Einnahme zur Berechnung des Arbeitnehmerbeitrags.

Frührentner beschäftigen – seit 01.01.2023 ohne Einkommensbegrenzung

Warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute liegt so nah …

Die Suche nach geeigneten Fachkräften ist und bleibt schwierig. Deshalb heißt es, alle Möglichkeiten auszuschöpfen. Sprechen Sie ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, die in Frührente sind oder gehen, ob sie nebenher noch Lust und Zeit haben, bei Ihnen zu arbeiten. Denn mit einem Nebenjob können jetzt auch Frührentner so wie bisher Rentner beliebig viel hinzuverdienen ohne Kürzungen bei der eigenen Rente.*

Auch für Frührentner, die eine Erwerbsminderungsrente erhalten, gibt es Erleichterungen: Die Hinzuverdienstgrenze wurde auf 17.823,75 € angehoben., d.h., er oder sie kann zusätzlich zur Rente 1.485 € monatlich verdienen, ohne dass die Rente gekürzt wird.

Win-win-Situation:

Laut einer Studie des IAB von August 2022 geben Rentner nichtmonetäre Gründe für die Erwerbstätigkeit im Ruhestand an, z.B. Spaß an der Arbeit, soziale Kontakte oder sinnvolle Beschäftigung. Als ehemaliger Arbeitgeber können Sie genau hier ansetzen, denn der
oder die (Früh-)Rentnerin kennt Ihren Betrieb, kann sein oder ihr Erfahrungswissen
einbringen und den Kolleginnen und Kollegen den Rücken freihalten.

Allerdings aufgepasst: Je nach Höhe der Rente und des Nebenverdiensts kann zusätzlich Einkommensteuer entstehen. Machen Sie also auf jeden Fall einen steuerlichen Check, damit Ihr Mitarbeiter hier nachträglich keine finanziellen Einbußen hat.

Hey Boss, Ich brauch mehr Geld

Angesichts der steigenden Kosten überlegen viele Arbeitgeber, wie sie ihren Mitarbeitern unter die Arme greifen können. Eine direkte Lohnerhöhung ist dabei allerdings nicht sinnvoll, weil unterm Strich beim Mitarbeiter nicht mehr viel hängen bleibt.

Eine steuer- und sozialversicherungsrechtlich schonende Alternative bietet hier die Nettolohnoptimierung. Wir stellen Ihnen die fünf beliebtesten Klassiker vor.

Tipp Nr. 1: Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Haben Sie Mitarbeiter, die täglich eine weite Anfahrt in Kauf nehmen? Dann honorieren Sie das mit einer Kostenerstattung. Oftmals ist der Arbeitnehmer gezwungen, eine weite Anfahrt zu seinem Arbeitsplatz in Kauf zu nehmen. Hierbei entstehen dem Mitarbeiter Kosten, die er entweder im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen kann, oder aber Sie als Arbeitgeber nutzen dieses Potenzial zur Nettolohnoptimierung, denn Sie können in Höhe des Werbungskostenabzugs Ihrem Arbeitnehmer diese Kosten erstatten. Als Arbeitgeber versteuern Sie die Fahrtkosten des Arbeitnehmers pauschal mit 15 % Lohnsteuer und lösen damit zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit aus. Die Berechnung der maximalen Erstattungshöhe stellt sich wie folgt dar: 15 Arbeitstage × Entfernungskilometer × 0,30 € (ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 €) ergibt den höchstmöglichen Erstattungsbetrag. Zu beachten ist aber, dass die Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden muss. Sie bietet sich also bei anstehenden Lohnerhöhungen an.

Tipp Nr. 2: Mitarbeiter-Cards

Unternehmen können ihren Mitarbeitern Sachbezüge gewähren, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn diese die Sachbezugsgrenze von 50 € monatlich nicht übersteigen. In diesem Rahmen bieten viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern sogenannte Tankgutscheine an. Diese Gutscheine gelten am Tag des Überreichens an den Mitarbeiter als zugeflossen. Seit einiger Zeit machen sogenannte Mitarbeiter-Cards von sich reden. Es handelt sich hier um eine Form der Prepaid-Kreditkarte. Als Arbeitgeber buchen Sie monatlich oder auch nur sporadisch einen Betrag von maximal 50 € auf die Karte, und Ihr Arbeitnehmer kann mit dieser dann Waren nach seinem Wunsch beziehen. Wichtig bei derartigen Karten ist, dass die Barauszahlung des Guthabens unmöglich sein muss. Das Ansparen von mehreren Monatsbeträgen hingegen ist hier möglich. Ein Bonbon: Feiert Ihr Mitarbeiter ein besonderes Ereignis (z.B. Geburtstag), können Sie Beträge von bis zu 60 € pro Anlass und Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich auf die Karte buchen.

Tipp Nr. 3: Fahrradleasing/Job-Bike

Vor allem E-Bikes erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Besonders reizvoll wird es für Arbeitnehmer, wenn sie es über den Arbeitgeber leasen und nach Ablauf der Leasingzeit vergünstigt von der Leasinggesellschaft kaufen können.
Während der Leasinglaufzeit zahlt der Arbeitnehmer die monatliche Leasingrate durch den Verzicht auf Bruttolohn in Höhe der Leasingrate. Zeitgleich muss er ähnlich wie bei der Nutzung eines Firmen- Pkw 1 % vom auf volle 100 € abgerundeten Bruttolistenkaufpreis des Fahrrads monatlich versteuern. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind – anders als bei der Firmenwagennutzung – nicht zu versteuern und unterliegen auch nicht der Sozialversicherungspflicht. Wird das E-Bike zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt, entfällt die Versteuerung der privaten Nutzung. Der Mitarbeiter erhält durch die Job-Bike-Variante das Fahrrad günstiger als bei einem Privatkauf.

Tipp Nr. 4: Inflationsausgleichsprämie

Seit dem 26.10.2022 können Sie Ihren Arbeitnehmern eine Inflationsausgleichsprämie bis zu 3.000 € zahlen. Wie die Coronaprämie ist diese zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn zu zahlen. Die Prämie ist an keine weiteren Voraussetzungen gebunden und kann auch anteilig ausgezahlt werden, allerdings nur bis zum 31.12.2024.

Tipp Nr. 5: Betriebliche Gesundheitsförderung

Eine weitere Möglichkeit für Sie als Arbeitgeber, die Gesundheit Ihrer Arbeitnehmer zu unterstützen, ist es, Gesundheitskurse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands bzw. Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung anzubieten. In diesem Rahmen können den Mitarbeitern Maßnahmen bis zu einem Wert von 600 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Allgemeine Beiträge zu Fitnessstudios werden nicht gefördert, wohl aber zertifizierte Kursangebote (z.B. Rückenschulungen) in den Studios.

Experten-Tipp

Bei der Umsetzung der Nettolohnoptimierung ist es hilfreich, zunächst einmal einen „Warenkorb“ für die Mitarbeiter zu packen, aus dem sich jeder Arbeitnehmer seine persönliche Nettolohnoptimierung heraussuchen kann, da jeder Mitarbeiter seine eigene Vorstellung von attraktiven Angeboten hat.

Abstimmung mit Finanzamt ist sinnvoll
Generell gilt für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung, dass die genauen Rahmenbedingungen vertraglich festgelegt werden, um eine einheitliche Auffassung der einzelnen Bestandteile zu gewährleisten. Des Weiteren ist es durchaus sinnvoll, die gewünschten Ansätze mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzustimmen, um später ein böses Erwachen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Dabei unterstützen wir Sie natürlich gerne. Sprechen Sie uns an.

Scheinselbständigkeit – ein Gespenst geht um im Lohnbüro

Tipps von den SV-Ghost-Busters

Was sich hinter diesem Begriff verbirgt und welche Gefahren auf Sie lauern.

Wie ein Damoklesschwert schwebt der Begriff der Scheinselbstständigkeit über einem Auftragsverhältnis, welches Sie mit einem Soloselbstständigen eingehen.

Aber was genau ist nun „Scheinselbstständigkeit“?


Einfach gesagt wird eine Scheinselbstständigkeit vermutet, wenn der von Ihnen beauftragte Unternehmer in Ihren Betrieb so integriert ist, als ob er bei Ihnen angestellt wäre.
Und dies missfällt dem Gesetzgeber. Denn der von Ihnen beauftragte Unternehmer zahlt keine Beiträge in die gesetzliche Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung. Außerdem fällt dieser nicht
unter das Arbeitnehmerschutzgesetz. Sie müssen ihm keinen Urlaub gewähren, und wenn er krank ist, fallen bei Ihnen keinerlei Kosten an. Auch können Sie das Auftragsverhältnis von heute auf morgen
kündigen.

Folgende Punkte deuten auf ein Angestelltenverhältnis hin:

  • Sie geben die Arbeitszeit vor.
  • Ihr Auftragnehmer verwendet Ihr Zeiterfassungssystem.
  • Er hat Anspruch auf Urlaub.
  • Er erhält Anweisungen zur Art der Tätigkeit, muss sich an Arbeitsanweisungen halten und erhält Vorgaben zur Arbeitsweise.
  • Ein festgelegtes Aufgabengebiet wird vorgegeben.
  • Der Arbeitsort des Auftragnehmers wird festgelegt, bzw. bei Außendienstmitarbeitenden wird das Einsatzgebiet festgelegt.
  • Im Krankheitsfall wird das Entgelt weitergezahlt.
  • Der Auftragnehmer war bereits früher in der gleichen Tätigkeit bei Ihnen beschäftigt.

Dagegen spricht viel für die Selbstständigkeit, wenn

  • der Auftragnehmer für das Ergebnis seiner Arbeit bezahlt wird und der zeitliche Aufwand unrelevant ist.
  • er einen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt.
  • eigenes Werkzeug und Material verwendet wird.
  • er nach außen in Erscheinung tritt, indem er Werbung mit eigenem Corporate Design macht und über eine Website verfügt.

Scheinselbstständigkeit liegt vor und dann …

Die Überprüfung der Auftragsverhältnisse mit Soloselbstständigen ist eine beliebte Spielwiese der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung.
Warum dies so ist, wird Ihnen gleich sehr schnell klar:
Die Deutsche Rentenversicherung kommt regelmäßig alle drei bis vier Jahre zum Prüfen in Ihr Unternehmen. Wird der Prüfer fündig und stellt eine Scheinselbstständigkeit für einen Auftragnehmer von Ihnen fest, so hat er ein Mehrergebnis in Höhe der gesetzlichen Sozialversicherung. Diese setzt sich aus Renten-, Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung zusammen. Insgesamt sind dies derzeit 38,65 %. Im schlimmsten Fall werden nun für vier Jahre die Beiträge nacherhoben. Da Sie den Arbeitnehmeranteil lediglich für drei Monate rückwirkend von dem Auftragnehmer zurückverlangen können, bleibt der Löwenanteil an Ihnen hängen. Und dies kann schnell zu Nachforderungen im fünfstelligen Bereich führen.

Gefahr erkannt – Gefahr gebannt:
Wie können Sie die Gefahr vermeiden?

Hier hat die Deutsche Rentenversicherung eine Lösung geschaffen, womit Sie im Vorfeld die Scheinselbstständigkeit ausschließen können: das Statusfeststellungsverfahren.
Bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung können Sie oder Ihr Auftragnehmer das Statusfeststellungsverfahren beantragen. Dabei kann jeder der Vertragspartner den Antrag alleine stellen.

Die Zustimmung des anderen ist nicht erforderlich. Das Antragsformular kann auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung heruntergeladen werden. Sie finden es unter „V0027– Antrag auf Feststellung des Erwerbsstatus“. Dieses Formular muss ausgefüllt und unterschrieben an die Clearingstelle in 10704 Berlin gesendet werden. Hierbei ist es erforderlich, den Sachverhalt so genau wie möglich zu beschreiben und auch so umfangreich wie nötig. Das Weglassen von wesentlichen Punkten, die zu einer falschen Entscheidung der Clearingstelle führen, kann im Falle einer Prüfung negative Folgen nach sich ziehen. Liegt Ihnen der Bescheid über die Feststellung des Erwerbsstatus vor, so ist dieser so lange gültig, wie sich die Vertragsverhältnisse nicht geändert haben.

Eine weitere Variante stellt der „arbeitnehmerähnliche Selbstständige“ dar.

Wird Ihr Auftragnehmer als arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger eingeordnet, so liegt nur Rentenversicherungspflicht vor. Dies ist der Fall, wenn Ihr Auftragnehmer zwar aufgrund des Vertragsverhältnisses in wirtschaftlicher Abhängigkeit Dienstleistungen persönlich und im Wesentlichen ohne Mitarbeit von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern erbringt, aber nicht persönlich von Ihnen abhängig ist. Dieser Auftragnehmer wird einem Arbeitnehmer vergleichbar als sozial schutzwürdig eingeordnet.

Phantomlohn – neuer Prüfungsschwerpunkt der Deutschen Rentenversicherung

Ein Phantomlohn liegt vor, wenn Sie als Arbeitgeber weniger an Ihren Arbeitnehmer zahlen, als ihm rechtlich zusteht.
Im Sozialversicherungsrecht bemessen sich die Sozialversicherungsbeiträge nach dem entstandenen, nicht nach dem tatsächlich abgeflossenen Arbeitsentgelt.
Setzen Sie als Arbeitgeber die Vergütung Ihres Mitarbeitenden zu niedrig an, müssen Sie die Sozialversicherungsbeiträge für die entstandene,
geschuldete Vergütung zahlen, und zwar rückwirkend für bis zu vier Jahre.

Typische Beispiele für Phantomlohn:
• Bei der Ermittlung des Urlaubsentgelts haben Sie an die Arbeitnehmer gezahlte Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit nicht mitberücksichtigt.
• Das Gleiche gilt für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Ausnahme:
Ihre Arbeitnehmer haben im Vorfeld eine Lohnverzichtserklärung zu fiktiven Entgeltzahlungen unterzeichnet.
Lassen Sie sich dazu unbedingt von einem Rechtsanwalt beraten.

Mindestlohn steigt auf 12 €

Ab 1. Oktober 2022 wird der gesetzliche Mindestlohn auf  12 € angehoben.

Gleichzeitig wird die Entgeltgrenze für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) auf 520 € monatlich angehoben.
Das heißt, ab dem 01.10.2022 dürfen Ihre Minijobber maximal 43,33 Stunden im Monat arbeiten.

Anpassungen bei Mini- und Midijobs

Im Zuge der Erhöhung des Mindestlohns zum 1. Oktober 2022 auf 12 € gibt es auch Anpassungen bei Mini- und Midijobs.

Neben der bloßen Anhebung von Verdienstgrenzen wird es auch ganz neue Regelungen geben. Künftig orientiert sich die Geringfügigkeitsgrenze an einer Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zu Mindestlohnbedingungen. Sie wird dementsprechend mit Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns auf 12 € pro Stunde auf 520 € monatlich erhöht und dynamisch ausgestaltet.

Die Höchstgrenze für eine Beschäftigung im Übergangsbereich wird von monatlich 1.300 Euro auf 1.600 € angehoben.

Die Untergrenze beginnt dann bei 520,01 €. Die Formel zur Ermittlung der beitragspflichtigen Einnahme, nach der sich der Gesamtbeitrag für jeden Versicherungszweig bemisst, wird angepasst. Gleichzeitig wird eine neue Formel allein zur Berechnung der Arbeitnehmeranteile eingeführt.

Für Arbeitnehmende, die am 30. September 2022 Midijobber mit einem durchschnittlichen Arbeitsentgelt bis 520 € im Monat sind, gibt es eine Bestandschutzschutzregelung. Diese Beschäftigten können bis zum 31. Dezember 2023 weiterhin zu den alten Midijob-Bedingungen versicherungspflichtig bleiben und zwar in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, wobei der Versicherte eine Befreiung beantragen kann. Für die Rentenversicherung betrifft dies nur Midijobber, die in Privathaushalten beschäftigt sind.

Unser Tipp:

Prüfen Sie alle bestehenden Verträge mit Ihren Mini-und Midijobbern und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Handlungsbedarf prüfen – Mindestlohn 2021

Der Mindestlohn ist ein andauernder Streitpunkt in der Politik. Die einen wollen ihn ausbauen und erhöhen, die anderen am liebsten abschaffen oder wenigstens eindämmen. Tatsache ist, er ändert sich wieder. Hier nichts zu tun, wäre absolut gefährlich. Deshalb nun in aller Kürze die notwendigen Informationen.

Der Mindestlohn soll bis 2022 in vier Schritten von derzeit 9,35 auf 10,45 €, jeweils brutto, je Zeitstunde steigen.

  • 01.01.2021 bis 30.06.2021: Mindestlohn 9,50 €
  • 01.07.2021 bis 31.12.2021: Mindestlohn 9,60 €
  • 01.01.2022 bis 30.06.2022: Mindestlohn 9,82 €
  • 01.07.2022 bis 31.12.2022: Mindestlohn 10,45 €

Arbeitgeber müssen dabei insbesondere die Folgen für bereits bestehende geringfügige Beschäftigungsverhältnisse beachten.

Wurde bisher die für eine geringfügige Beschäftigung maximal mögliche Arbeitszeit vollständig Ausgeschöpft, und soll auch künftig der Status als geringfügiges Beschäftigungsverhältnis erhalten bleiben, führt die Erhöhung des Mindestlohns zu einer Reduzierung der Arbeitszeit.

Bestehende Arbeitsverträge müssen daher zur Vermeidung einer künftig sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ggf. an die eringe maximale Arbeitszeit angepasst werden!

  • 01.01.2021 bis 30.06.2021: max. 47,36 Stunden/Monat
  • 01.07.2021 bis 31.12.2021: max. 46,87 Stunden/Monat
  • 01.01.2022 bis 30.06.2022: max. 45,82 Stunden/Monat
  • 01.07.2022 bis 31.12.2022: max. 43,06 Stunden/Monat

Fragen hierzu beantworten wir gerne und stehen Ihnen natürlich bei der Umsetzung zur Seite.

Stechuhr für alle? – Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeit erfassen klingt ein bisschen nach Stempeln aus vergangenen Industrietagen, ist aber zeitgemäß wie nie zuvor.

Nicht zuletzt aufgrund des Mindestlohngesetzes sind Sie als Unternehmer verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Seit Januar 2019 gilt der gesetzliche Mindestlohn von 9,19 €/Stunde. Zur Sicherstellung, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde gezahlt wird, besteht die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren.

Und dann ist da noch die europäische Arbeitszeitrichtlinie

Der Europäische Gerichtshof hat ein Urteil zur Zeiterfassung erlassen. Damit verpflichten die Europarichter auch deutsche Firmenchefs mit Blick auf die europäische Arbeitszeitrichtlinie, die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Ist das jetzt etwas Neues?

Nein. Zumindest Überstunden sind nach deutschem Recht grundsätzlich zu erfassen.

Die Dokumentationspflicht gilt generell für geringfügig Beschäftigte und die im Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine große Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen beispielsweise das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, der Speditions-, Transport- und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereiniger, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig die Arbeitszeit aufzeichnen.

Die Mindestlohndokumentationspflichtverordnung (wieder so ein Wortungetüm) befreit Arbeitnehmergruppen von Dokumentationspflichten, wenn aufgrund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrags kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn

  • ein Arbeitnehmer ein regelmäßiges Monatsentgelt über 2.958 € brutto erhält,
  • ein Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über 2.000 € brutto erhält und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von zwölf Monaten unberücksichtigt).

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten.

Was muss wie notiert werden? 

Auf einem Zettel oder Vordruck muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

  • den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag),
  • das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag) und
  • die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also beispielsweise die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen muss nicht aufgezeichnet werden.

 Merke: Eine Pause ist eine Pause ist eine Pause 

Auf gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten darf nicht verzichtet werden, zum Beispiel um früher Feierabend zu machen.

Was ist noch zu berücksichtigen? 

Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich. Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.

Bitte beachten Sie 

Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags dokumentiert sein, also eine Woche später.

Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Oben haben wir bereits auf Ruhepausen hingewiesen. Diese Regelung findet sich im Arbeitszeitgesetz. Hierin wurden Regelungen hinsichtlich Arbeitszeit und Ruhezeit getroffen. „Die werktägliche Arbeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten“ und „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden … zu unterbrechen“.

Wer kennt und befolgt das?

Und: Der Zweck des Gesetzes ist es, …

„den Sonntag und die staatlich anerkannten Feiertage als Tage der Arbeitsruhe und der seelischen Erholung der Arbeitnehmer zu schützen.“

Hat jetzt nicht unbedingt etwas mit Aufzeichnungspflichten zu tun, ist aber interessant zu lesen. Und seelische Erholung können wir doch alle gut gebrauchen.

 

Jeder bringt was mit? Was ist dran an BYOD Bring Your Own Device

Statt dem langsamen Diensthandy oder PC würden viele Mitarbeiter gerne ihre privaten Smarthphones oder auch Tablets im Büroalltag nutzen. Hier spricht man von BYOD („Bring your own device“). Hier lauern allerdings einige rechtliche Fallen für den Arbeitnehmer– und geber.

In Schulen und Universitäten hat sich der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones in deren Netzwerke bereits zu einem Trend entwickelt. BYOD ist also keine Vision, sondern wird schon heute in vielen Unternehmen, sowie im Bildungswesen ganz groß geschrieben.

Datenschutz hat oberste Priorität

In der Geschäftswelt jedoch ist dieses Prinzip noch umstritten, besonders in Hinsicht auf die in Deutschland strengen Vorschriften und Regelungen rund um den Datenschutz, das Lizenzrecht und Steuern. Desweiteren werden Firmendaten auf nicht oder nur teilweise kontrollierbaren Geräten verarbeitet. Hier ist natürlich die rechtliche Haftung zu klären. Bildungsinstitutionen erlauben sich bereits, Einstellungen auf den Geräten vorzunehmen, um die Sicherheit der Daten und des Netzwerks sicherzustellen. Allerdings kann dies auch als ein Eingriff in die Privatsphäre betrachtet werden.

Private und betriebliche Inhalte klar trennen

Der Arbeitgeber muss stets gewährleisten, dass auf den mobilen Endgeräten der Arbeitnehmer die beruflichen und privaten Sachverhalte klar getrennt bleiben. Denn natürlich wird es auch für den Arbeitnehmer nicht einfacher, Privates und Berufliches zu trennen, wenn berufliche E-Mails stets auf dem Smartphone oder Tablet präsent sind. Während Dienst-E-Mails vom Arbeitgeber gelesen werden dürfen, ist der Zugriff auf private Mails unzulässig. Jedoch müssen die Angestellten dem Arbeitgeber bei Nutzung eines privaten Gerätes eine umfangreiche Kontrolle ermöglichen. Auch muss es dem Arbeitgeber bei Diebstahl oder Verlust eines Gerätes möglich sein, die Daten aus der Ferne löschen zu können, damit kein Schaden durch Dritte entsteht.

Alles auf freiwilliger Basis

Rechtlich gesehen ist BYOD ein freiwilliges Prinzip. Kein Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer vorschreiben, private Endgeräte am Arbeitsplatz zu nutzen. Es ist allerdings grundsätzlich möglich, entsprechende Regelungen und Vereinbarungen in eine zusätzliche Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu schreiben.

Für junge Mitarbeiter ist BYOD ein Arbeitgeber-Plus

Aber klar ist: Besonders junge Mitarbeiter sind mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes oft unzufrieden und legen großen Wert darauf, zukunftsorientiert und mit moderner und schneller Hardware zu arbeiten.

Allerdings ist das Phänomen BYOD weiter zu beobachten. Verschiedene Probleme und Sicherheitsrisiken sind bekannt und werden bereits diskutiert. Seitens des Arbeitgebers müssen die Risiken beherrscht werden können, die durch die Nutzung von privaten Endgeräten im beruflichen Umfeld entstehen. Daher wird BYOD voraussichtlich wohl erst einmal eher eine Ausnahme bleiben.

Unser Tipp: Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Smartphone stellen. Sofern Sie ihrem Mitarbeiter ein Smartphone zur Verfügung stellen, das nur dienstlich genutzt werden darf, haben sie weitreichende Befugnisse. Hier dürfen Sie Einsicht in das Gerät verlangen. Wenn Sie jedoch auch die private Nutzung erlauben, gilt das Fernmeldegeheimnis und Sie dürfen nicht kontrollieren, was mit dem Telefon gemacht wird. Die Anschaffung können Sie als Betriebsausgabe absetzen und dem Mitarbeiter als steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung zukommen lassen.