Ist das Steuer, oder kann das weg? – Was müssen Sie wie lange aufbewahren?
Diese Fragen stellen sich nahezu jedem jedes Jahr. Und das auch zu Recht, denn mit zunehmender Digitalisierung hat man
- immer weniger Papier und
- immer mehr digital verfügbar.
Dazu kommt: Aufräumen kann Spaß machen und kann auch die Seele befreien. Das, oder so ähnlich, sagen jedenfalls die Feng-Shui-Berater. Doch was kann wirklich weg?
Zunächst mal die Fakten:
- Belege (Papier oder digital) sind seit dem Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren (Jahre 2017–2024).
- Manche Geschäftspapiere sind sogar nur sechs Jahre aufzubewahren.
- Bilanzen sind (eigentlich) laut Gesetz zehn Jahre in Papierform vorzuhalten (2015–2024). Hierbei gilt (noch), dass diese vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen sind. Die Unterschrift hat eigenhändig auf Papier zu erfolgen (auch wenn die gelebte Praxis inzwischen manchmal anders aussieht). Eine eingescannte Unterschrift ist nicht zulässig, wohl aber eine qualifizierte elektronische Signatur.
Wenn Sie vollständig digitalisiert sind, dann gilt Folgendes:
- Papierbelege können sofort weg, wenn sie digitalisiert wurden und wenn Sie eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen haben.
- Bilanzen müssen eigentlich noch in Papierform aufbewahrt werden, was allerdings fraglich erscheint, da jeder außenstehende Stakeholder die Bilanzen nur noch in digitaler Form möchte:
- das Finanzamt mit der E-Bilanz
- die Bank mit dem digitalen Finanzbericht
- Bundesanzeiger
Vielleicht fragen Sie sich, wie geht das „vollständig digitalisiert“? Was müsste man dazu tun? Im Grunde nicht sehr viel: Hier eine allgemeine Kurzanleitung dazu:
- Für Ausgangsrechnungen benutzen Sie bitte ein Fakturierungsprogramm und nicht Excel oder Word. Dann könnten Sie die Datei in die Buchhaltungssoftware einspielen. Bis einschließlich 2026 oder 2027 können Sie noch Papierrechnungen an B2B-Kunden versenden. Diese scannen Sie dann doch noch ein und leiten das in die Fibu weiter.
- Die Eingangsrechnungen werden in den nächsten Jahren sowieso zunehmend und spätestens ab 2028 nur noch digital als E-Rechnung bei Ihnen eingehen. Hier lassen Sie sich eine automatische Weiterleitung in die Buchhaltungssoftware bzw. das Portal dazu einrichten.
- Kassenbelege können Sie mit dem Smartphone und einer Scan-App digitalisieren und in die Buchhaltung weiterleiten.
- Bitte denken Sie an die Verfahrensdokumentation, welche Sie dazu erstellen müssen.
Natürlich gibt es bei jedem Unternehmen Besonderheiten, die eine individuelle Lösung benötigen. Hierzu können Sie uns ansprechen. Wir beraten Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.
Abschließend noch ein wichtiger Hinweis:
Bitte beachten Sie bei der Digitalisierung, dass hierbei die revisionssichere Archivierung nicht vergessen wird. Allein das Abspeichern auf dem PC ist nicht ausreichend. Sie müssen auch dafür Sorge tragen, dass keine Daten verloren gehen können, zum Beispiel durch eine zusätzliche Speicherung außer Haus.
