Ist das Steuer, oder kann das weg? – Was müssen Sie wie lange aufbewahren?

Diese Fragen stellen sich nahezu jedem jedes Jahr. Und das auch zu Recht, denn mit zunehmender Digitalisierung hat man

  1. immer weniger Papier und
  2. immer mehr digital verfügbar.

Dazu kommt: Aufräumen kann Spaß machen und kann auch die Seele befreien. Das, oder so ähnlich, sagen jedenfalls die Feng-Shui-Berater. Doch was kann wirklich weg?

Zunächst mal die Fakten:

  1. Belege (Papier oder digital) sind seit dem Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2025 nur noch acht Jahre aufzubewahren (Jahre 2017–2024).
  2. Manche Geschäftspapiere sind sogar nur sechs Jahre aufzubewahren.
  3. Bilanzen sind (eigentlich) laut Gesetz zehn Jahre in Papierform vorzuhalten (2015–2024). Hierbei gilt (noch), dass diese vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen sind. Die Unterschrift hat eigenhändig auf Papier zu erfolgen (auch wenn die gelebte Praxis inzwischen manchmal anders aussieht). Eine eingescannte Unterschrift ist nicht zulässig, wohl aber eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wenn Sie vollständig digitalisiert sind, dann gilt Folgendes:

  1. Papierbelege können sofort weg, wenn sie digitalisiert wurden und wenn Sie eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen haben.
  2. Bilanzen müssen eigentlich noch in Papierform aufbewahrt werden, was allerdings fraglich erscheint, da jeder außenstehende Stakeholder die Bilanzen nur noch in digitaler Form möchte:
  3. das Finanzamt mit der E-Bilanz
  4. die Bank mit dem digitalen Finanzbericht
  5. Bundesanzeiger

Vielleicht fragen Sie sich, wie geht das „vollständig digitalisiert“? Was müsste man dazu tun? Im Grunde nicht sehr viel: Hier eine allgemeine Kurzanleitung dazu:

  1. Für Ausgangsrechnungen benutzen Sie bitte ein Fakturierungsprogramm und nicht Excel oder Word. Dann könnten Sie die Datei in die Buchhaltungssoftware einspielen. Bis einschließlich 2026 oder 2027 können Sie noch Papierrechnungen an B2B-Kunden versenden. Diese scannen Sie dann doch noch ein und leiten das in die Fibu weiter.
  2. Die Eingangsrechnungen werden in den nächsten Jahren sowieso zunehmend und spätestens ab 2028 nur noch digital als E-Rechnung bei Ihnen eingehen. Hier lassen Sie sich eine automatische Weiterleitung in die Buchhaltungssoftware bzw. das Portal dazu einrichten.
  3. Kassenbelege können Sie mit dem Smartphone und einer Scan-App digitalisieren und in die Buchhaltung weiterleiten.
  4. Bitte denken Sie an die Verfahrensdokumentation, welche Sie dazu erstellen müssen.

Natürlich gibt es bei jedem Unternehmen Besonderheiten, die eine individuelle Lösung benötigen. Hierzu können Sie uns ansprechen. Wir beraten Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.

Abschließend noch ein wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie bei der Digitalisierung, dass hierbei die revisionssichere Archivierung nicht vergessen wird. Allein das Abspeichern auf dem PC ist nicht ausreichend. Sie müssen auch dafür Sorge tragen, dass keine Daten verloren gehen können, zum Beispiel durch eine zusätzliche Speicherung außer Haus.

Sechs gute Gründe für ein digitales Dokumentenmanagementsystem

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem. Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten. Wir arbeiten bereits seit über 5 Jahren so und können es jedem nur ans Herz legen.

 

Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

1. Sie schonen die Umwelt

Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt.

2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten 

für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.

3. Höhere Konzentration

Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.

4. Höhere Produktivität

Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.

5. Optimierte Arbeitsabläufe

Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.

6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld

Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstelle und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

 

 

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.

Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln.

Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.