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Digitales Funkrauschen – wie Sie die Kommunikationskanäle sinnvoll bedienen

Auf wie vielen Kanälen sind Sie unterwegs? Mal eben telefonieren – mit oder ohne Video, ein paar Mails schreiben, per WhatsApp chatten. Heutzutage gehen wir ganz selbstverständlich mit dieser Medienvielfalt um. Doch im Berufsleben ist nicht immer jeder Kanal für alle Inhalte passend. Spätestens wenn Sie die vierte Mail mit Betreff AW:AW:AW:AW: bekommen, wäre dieser Sachverhalt vermutlich einfacher mit einem Telefonat erledigt gewesen.

Welches Medium passt also wofür am besten?

1. E-Mail: das digitale Massenmedium

Die E-Mail-Kommunikation zählt nach wie vor zu den beliebtesten Kommunikationsmitteln. Allein in Deutschland werden über 2 Mrd. E-Mails täglich versendet. Davon sind zwar 55 % Spam und ein weiterer Teil irrelevant – denken Sie nur an die Mails, bei denen Sie „nur“ im CC stehen. Gleichzeitig ist mit jeder Mail für den Empfänger eine Aktion verbunden (und sei es nur das Überfliegen und Löschen). Es lohnt sich also bereits vor dem Schreiben der Mail zu überlegen, ob das wirklich der beste Kanal ist.

E-Mails zum asynchronen Informationsaustausch
Asynchron werden die Kanäle bezeichnet, bei denen Sender und Empfänger die Informationen zeitversetzt bearbeiten. Wenn Sie also keine unmittelbare Antwort auf Ihre Nachricht erwarten, ist die EMail eine gute Wahl. Und wenn Ihr Anliegen leicht verständlich ist, können Sie es auch nutzen, um Fragen zu stellen oder um die Erledigung von Aufgaben zu bitten, die nicht eilig sind. Auch für den Informationsaustausch mit größeren Gruppen und Marketingaktionen eignen sich E-Mails gut.

Digitale Einbahnstraße
E-Mails sind eher Informations- als Kommunikationsmittel und daher digitale Einbahnstraßen. Sie eignen sich nicht für die Pflege Ihrer persönlichen Beziehungen und führen bei ausufernder Nutzung zu sinkender Produktivität. Denken Sie an das Pingpongspiel von Terminvereinbarungen oder den Versuch, einen komplexen Sachverhalt zu erklären, der dann missverstanden wird und erst mit mehreren Rückfragen – wieder per Mail – aufgeklärt wird. Hier ist auf beiden Seiten Frust vorprogrammiert.

Hier lohnt sich der Griff zum „Hörer“.

2. Telefon: Treten Sie in den Dialog

Wo die schriftliche Kommunikation an ihre Grenzen stößt, spielt das Telefongespräch seine Stärken aus. Kaum eine andere Kommunikationsform ist so effektiv wie der persönliche Dialog.

Nutzen Sie den persönlichen Draht
Wenn Sie Fragen zu konkreten Sachverhalten klären, in Gedankenaustausch treten oder einen Konflikt besänftigen möchten: Die Kommunikation per Telefon ist neben dem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht das wirksamste Mittel. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist es sinnvoll, sich regelmäßig mit Mitarbeitern und Kunden in Telefonaten auszutauschen, um den persönlichen Draht nicht zu verlieren und die gemeinsame Vertrauensbasis zu pflegen.

Die Generationen Y und Z
Menschen, die mit dem Smartphone aufgewachsen sind, sind es eher gewohnt, zu chatten als zu telefonieren – dazu gleich mehr in Punkt 3.

Verzichten sollten Sie dennoch nicht auf den Telefonanruf, wenn es das Thema erfordert. Wundern Sie sich allerdings nicht, wenn das Telefonat weggedrückt wird. Für die Jüngeren ist das normal und nicht unhöflich gemeint. Sollen an einem Gespräch mehr als zwei Personen
teilnehmen, erfordert die Einrichtung einer Telefonkonferenz ein wenig Organisation vorab – eine Kalendereinladung per E-Mail ist dann die sichere Wahl, bzw. mit einem Tool wie Doodle ersparen Sie sich das bereits beschriebene Pingpongspiel.

3. Chat: schnelles und zwangloses Miteinander

Im Unterschied zur E-Mail-Kommunikation sind Chat-Nachrichten das perfekte Medium für die schnelle Frage zwischendurch. Viele kennen das: Wir sitzen vor einer E-Mail und feilen minutenlang an der Formulierung, bevor wir „Senden“ klicken. Ganz anders beim Chat:
Hier schreiben wir unverkrampft direkt los. Zeitraubende Formalitäten sind weniger wichtig, solange der Umgangston freundlich ist. Das macht Chat schnell und effizient.

Schnelle Interaktion
Chat und Instant-Messaging eignen sich hervorragend für schnelle Frage-und-Antwort-Dialoge zu ganz konkreten Fragestellungen.
Sie benötigen zeitnahes Feedback zu einer Ihrer Aufgaben, können Ihre Mitarbeiterin oder Kollegen aber nicht anrufen, weil sie sich gerade in einer Konferenz befindet? Auch der Chat ist ein asynchrones Medium, d.h., der oder die andere antwortet, wenn es zeitlich für sie passt. Doch wenn der andere gerade online ist, ist die Antwort meist eine Frage von Sekunden. Mit Emojis bekommen die Nachrichten einen persönlichen Touch und sind damit für das lockere menschliche Miteinander besser geeignet als steife E-Mail-Nachrichten.

Disziplin und Ordnung
Gruppen-Chats und Dialoge zu komplexen Themen können schnell ausarten. Tools wie Slack oder MS Teams können schnell zu Produktivitätseinbußen führen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wann der Punkt erreicht ist, den Chat einzustellen und zum persönlichen Gespräch
überzugehen. Überlegen Sie deshalb, wie Sie Disziplin und Ordnung in ihre Chat-Kommunikation bringen, und legen Sie Regeln fest. Als Erstes gehört dazu das Festlegen der Kanäle mit den dazugehörigen Beteiligten, z.B. ein Firmenkanal für alle, Kanäle für jede Abteilung, Kanäle für Projektteams usw. – vergessen Sie nicht den Spaßkanal für die gute Laune. Und zweitens sind auch hier konkrete Chat-Zeiten sinnvoll, damit die Mitarbeiter ungestört ihre Aufgaben abarbeiten können.

4. Videokonferenz: ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Die Kommunikation per Video ist ein hervorragendes Mittel, um sowohl die persönliche Beziehung auszubauen als auch zielgerichtet Informationen auszutauschen. Wir sehen unser Gegenüber, erkennen am Gesichtsausdruck, wie es dem oder der anderen gerade geht, und minimieren so das Risiko von Missverständnissen. Und das Ganze auch noch zeit- und umweltschonend. An- und Abreisezeiten entfallen, wir verzichten auf Auto, Bus und Bahn und treffen uns entspannt zum vereinbarten Zeitpunkt.

Dialog mit Bildschirm teilen
Die letzten Monate haben es gezeigt: Fast alle Besprechungen, die wir bis jetzt mit persönlicher Anwesenheit durchgeführt haben, lassen sich in gleicher Qualität als Videokonferenz durchführen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht schafft Verbindlichkeit und stärkt die Beziehung. Mit der Funktion „Bildschirm teilen“ stellen wir sicher, dass alle Teilnehmer vom Gleichen reden, können Funktionen und Ergebnisse zeigen oder mit einem virtuellen Whiteboard auch gemeinsam Ideen entwickeln und Lösungen visualisieren.

Unternehmen können damit erheblich Reisekosten einsparen und Arbeitszeiten effektiver nutzen. Eine Investition in Videokonferenztechnik ist daher auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Quality Time für die besonderen Anlässe
Mit diesen vier digitalen Kanälen lässt sich der Großteil der Unternehmenskommunikation abdecken. Heißt das, Sie verzichten komplett auf persönliche Treffen? Sicher nicht, doch betrachten Sie diese Treffen als Quality Time. Strategiegespräche mit Ihren Kunden, Entwicklungsgespräche mit den Mitarbeitern, das Sommerfest für und mit dem Team sind besondere Anlässe, die dann auch bewusst zelebriert werden.

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Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation

Tipps, wie Sie in Verbindung bleiben

Gut und effizient mit dem Team und den Kollegen zu kommunizieren war schon immer eine Herkulesaufgabe. Wenn nun ein Teil des Teams persönlich anwesend ist, während der andere Teil der Kollegen vom Homeoffice aus tätig wird, scheint eine gute und effiziente Kommunikation auf den ersten Blick nicht möglich.

Ein schon vor Corona beliebter Kommunikationsweg sind E-Mails. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Die E-Mail ist schnell, unabhängig von der unmittelbaren Erreichbarkeit des Kommunikationspartners, und sie dokumentiert die Inhalte der Kommunikation. Der große Nachteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass Sie „zugemüllt“ werden, da zig E-Mails mit gegenseitigen Antworten ausgetauscht und Sie gerne in „Cc“ gesetzt werden. Da kann man schon mal schnell den Überblick verlieren! Besonders heikel wird es, wenn E-Mails mit kritischen oder missverständlichen Inhalten versendet werden. Die Gefahr, dass durch eine solche E-Mail die Beziehung nachhaltig gestört wird, ist hier besonders groß.

Wenn es E-Mails schon vor dem Telefon gegeben hätte, würden viele sagen: „Wow, mit der Erfindung des Telefons kann ich mit dem anderen sogar reden!“ Wird es kritisch, greifen Sie zum Telefonhörer, um mit dem Mitarbeiter persönlich die Angelegenheit zu besprechen.

Was ist kritisch? Mehr, als man auf den ersten Blick vermutet.
Beispielsweise:
• Kritik an den Ergebnissen bzw. dem Verhalten des Gegenübers
• persönliche Einschätzungen Ihrerseits zu Situationen
• Vermutungen über Vorkommnisse
• wenn gegensätzliche Interessen bestehen

Am nächsten kommen Sie einer persönlichen Besprechung mit einer Videokonferenz. Die Auswahl an dafür notwendiger Software ist hier riesig, wie z.B. MS Teams, Zoom, Go-to-Meeting, Blizz.

Egal, welche Software Sie einsetzen. Vor der Nutzung sollten Sie und auch Ihre Mitarbeiter folgende Fragen klären:
• Wie platziere ich sinnvoll die Kamera, damit ich nicht unvorteilhaft im Bild bin?
• Welchen Hintergrund sehen meine Gesprächspartner? Wie kann mittels der Software der Hintergrund gestaltet werden?
• Wie versende ich Einladungen/Termine, damit mein Gesprächspartner mit ein/zwei Klicks an der Videokonferenz teilnehmen kann?
• Welche Einstellungen kann ich vornehmen, damit die Videokonferenz die passende Lautstärke hat?
• Wie teile ich Dokumente?
• Wie kann ich – falls erlaubt und gewünscht – die Videokonferenz aufzeichnen?

Es ist also notwendig, vorab alle Beteiligten mit den Grundlagen vertraut zu machen, um die Akzeptanz für die Technik zu gewährleisten. Sind die Grundlagen gelegt, kann die Videokonferenz starten. Nehmen mehr als zwei Teilnehmer an der Konferenz teil, ist es sinnvoll, einen Moderator festzulegen. Dieser steuert den Ablauf der Besprechung, wie z.B. die Reihenfolge der Beiträge der Teilnehmer, Vorgangsweise bei der Präsentation von Ergebnissen (Fragen dazwischen oder am Ende gesammelt) etc.

Und ganz wichtig: ausreden lassen. Durcheinanderreden ist bereits in persönlichen Meetings störend, in Videokonferenzen ist dies ein echtes „No-Go“!

Ganz gleich, ob Ihr Teammeeting per Video oder in Präsenz stattfindet. Die Einhaltung einiger Regeln führt zu einem Mehrwert Ihrer Besprechungen. Diese sind:
1. Besprechungen durchführen, wenn diese notwendig sind (und nicht, weil es im Terminkalender steht).
2. Machen Sie nur Betroffene auch zu Beteiligten.
3. Zeitdisziplin: Besprechungen starten und enden immer pünktlich.
4. Inhaltsdisziplin: Jede Besprechung hat eine Agenda, und diese kennen die Teilnehmenden bereits im Vorfeld.
5. Prozessdisziplin: Der Moderator trägt die Verantwortung für den Ablauf, aber jeder Einzelne ist für das Ergebnis und für die Atmosphäre mitverantwortlich.
6. Störungen haben Vorrang, doch Nebenthemen werden verschoben.
7. Ergebnisdisziplin: Nach einer Besprechung gibt es ein Protokoll, auf das alle zugreifen können.
8. Umsetzungsdisziplin: Eine To-do-Liste hält fest: Wer macht was bis wann?

Auch wenn der virtuelle Kontakt mit hoher Frequenz und ausgeprägter Professionalität gelebt wird: Der persönliche Kontakt ist für ein „Wir“- und „Team“-Gefühl unersetzbar. Planen Sie daher regelmäßige Teamevents als Ausgleich zum wenigen persönlichen Kontakt. Gemeinsame kleine Aktivitäten wie „After-Work-Absacker“, Frühstück, Mittagessen oder auch der Jahreszeit angepasste sportliche Minievents wie Bowling, Spaziergänge, Radtouren etc. sind nur einige der Optionen.

Videolust statt Reisefrust

Wie Sie Videokonferenzen auch künftig sinnvoll nutzen können

In vielen Betrieben hat das verordnete Homeoffice zu neuen Kommunikationsformen geführt. Teambesprechungen und Kundenanfragen wurden mithilfe von Videokonferenzsystemen gelöst. Die körperliche Distanz konnte so ein Stück weit aufgehoben werden.

Langsam kehren die Mitarbeiter wieder in die Büros zurück, persönliche Kundengespräche sind – wenn auch unter Auflagen – wieder möglich. Und natürlich ist jeder froh, dass es wieder ein persönliches Miteinander gibt. Doch Homeoffice und Kommunikation mit Videokonferenzen haben auch ihre guten Seiten – und das können Sie sich auch in Zukunft zunutze machen:

  • Alle Mitarbeiter sind und bleiben einsatzfähig, auch wenn sie nicht ins Büro kommen können – auch wenn es nur wenige Tage betrifft, weil beispielsweise Schneechaos herrscht und der Verkehr zusammenbricht.
  • Teilzeitmitarbeiter können besser ins Team eingebunden werden, indem sie sich bei Teambesprechungen dazuschalten können.
  • Zeitbudget und Nerven werden geschont – für manche Besprechungstermine ist die An- und Abreisezeit genauso oder gar länger als die Besprechung selbst.
  • Die Umwelt dankt es uns – weniger Verkehrsaufkommen, Staus vermeiden und keine Parkprobleme. Wir können alle unseren Beitrag zur Klimastabilisierung leisten.

Möglicherweise denken Sie jetzt: Aber wieso braucht es dazu Videokonferenzen? Da braucht es extra Technik, und wenn das Internet schwächelt, ist man auch schnell genervt. Da ist es doch einfacher, zu telefonieren – das haben wir immer schon so gemacht.

Die Videokonferenz bietet gegenüber dem Telefonat zwei große Vorteile:

  1. Sie sehen Körpersprache und Mimik Ihres Gegenübers. Auch wenn es manchmal aus technischen Gründen ruckelt, wird eine engere Bindung erzeugt als nur über die Stimme.
  2. Sie können Ihren Bildschirm teilen: die Besprechungspunkte in einer Teamsitzung, in der Sie für alle sichtbar die Ergebnisse festhalten. Das Angebot für den Kunden, das Sie live kommentieren. Oder Sie entwickeln gemeinsam eine Idee mithilfe von Mindmap-Lösungen. (Mindmaps sind grafisch orientierte Themensammlungen, die ausgehend von einem Hauptpunkt die Unterpunkte als Zweige mit Verästelungen darstellen.)

Diese zwei Punkte sorgen dafür, dass die Teilnehmer den Inhalten besser folgen können und konzentrierter an der Sache arbeiten.

Natürlich gibt es dabei ein paar Spielregeln zu beachten – je nachdem, ob Sie eine Teambesprechung mit vielen Teilnehmern oder ein Eins-zu-eins-Gespräch mit einem Kunden führen. Hier die wichtigsten Spielregeln, gleich so formuliert, dass Sie diese Ihren Kunden zur Verfügung stellen können:

  • Bitte stellen Sie alle Störquellen und Ablenkungen aus, wie Telefon/Handy, Mailprogramm und andere Anwendungen wie Facebook, Instagram & Co. Denken Sie eventuell auch daran, Alexa auszuschalten, um die Privatsphäre zu gewährleisten.
  • Nutzen Sie einen eigenen Raum oder eine ruhige Ecke, um Umweltgeräusche zu minimieren.
  • Wenn Sie von zu Hause arbeiten, bitten Sie Ihre Familienmitglieder, während der Besprechung ungestört zu sein.
  • Ein aufgeräumter Schreibtisch minimiert weitere Ablenkungen und hilft bei der Fokussierung auf das Thema.
  • Sie erhalten einen Tag vorher von uns den Zugangslink und die Besprechungspunkte. Wenn Sie noch weitere Themen haben, schicken Sie uns diese bitte vorweg.
  • Wir sind 10 Minuten vorher bereits im Meeting-Raum. Sie können gern dazukommen, wenn Sie die Technik noch mal kurz justieren möchten. Oder Sie versorgen sich in aller Ruhe mit Getränken und öffnen die Dateien, mit denen wir dann arbeiten werden.
  • Wir teilen unseren Bildschirm mit Ihnen, sodass wir gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Bei Bedarf können wir die Rollen auch tauschen, sodass Ihr Bildschirm übertragen wird.
  • Je nach Bedarf legen wir Pausen ein, hier stimmen wir uns kurzfristig während der Besprechung ab.

Diese Spielregeln mit einem Erläuterungstext und weitere Spielregeln für Teambesprechungen können Sie gern bei uns anfordern.

Natürlich ist eine Videokonferenz kein vollwertiger Ersatz dafür, mit Mitarbeitern und Kunden an einem Tisch zu sitzen. Doch stellt sie in Zukunft eine sinnvolle Ergänzung dar. Nutzen Sie die Chancen, die darin stecken, um Reisezeiten zu minimieren und bei Bedarf das Homeoffice öfter zu nutzen.