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Lotse Mandantenmagazin Herbst 2021

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Die 7 Tipps für eine BP-konforme Rechnung
  • Fotovoltaikanlagen – gut für die Umwelt, Änderungen bei der Steuer
  • Digitales Funkrauschen – welcher Kanal für welche Botschaft?
  • Nachhaltig Wirtschaften – sinnvoller Trend
  • Ausgebrannt? So schützen Sie sich vor Burn-Out

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Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Auch Sie haben während der Krise einfach mal gemacht? Homeoffice, Videokonferenz, Chat?

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet? Schließlich hatten Sie gerade in den letzten Monaten andere Themen auf dem Zettel.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise. Und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es 3 Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal ob direkt in der PDF zum Beispiel auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der nächste sein.

Stufe 1: Einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer

bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und

zum Beispiel für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber

zum Beispiel bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. SIe ersetzt

allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift

angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.

Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur

von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflowgestaltung enthalten – Sie können fest legen wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloudlösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Keine Installation und Wartung zusätzlicher Software.

Anbieter – Beispiele – ohne Vollständigkeitsgarantie natürlich:

  • FP Sign  (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Kunden interessant, die ohnehin Adobe-Kunden sind.

Meist ist es kein Problem eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.

Lotse Herbstausgabe 2020

Die aktuelle Ausgabe ist auf dem Weg zu unseren Mandanten. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Förderprogramm Digital
  • Die elektronische Signatur
  • Liquiditätsgewinn durch Verlustrücktrag
  • Rückzahlung der Corona-Soforthilfe
  • Degressive Abschreibung
  • Risiken Gestalten
  • Virtuelle Beziehungspflege
  • Unterstützung für Ausbildungsbetriebe

Umweltbewusst weiter

Erneut als QuB Betrieb (Qualitätsmanagement umweltbewusster Betriebe) zertifiziert bis 2022

Mit der Zertifizierung zum QuB Betrieb haben wir alle unsere Prozesse durchleuchtet, unser tägliches Handeln hinterfragt und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess hinsichtlich des betrieblichen Umweltschutzes angestoßen. Seit Februar 2015 sind wir als umweltbewusster Betrieb in den Umweltpakt Bayern aufgenommen wurde.

Wir freuen uns, dass wir erneut das Zertifikat erhalten haben und nehmen das als Ansporn, noch umweltbewusster zu handeln.

Zertifikat QuB

Sechs gute Gründe für ein digitales Dokumentenmanagementsystem

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem. Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten. Wir arbeiten bereits seit über 5 Jahren so und können es jedem nur ans Herz legen.

 

Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

1. Sie schonen die Umwelt

Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt.

2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten 

für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.

3. Höhere Konzentration

Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.

4. Höhere Produktivität

Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.

5. Optimierte Arbeitsabläufe

Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.

6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld

Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstelle und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

 

 

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.

Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln.

Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.