Viel zu tun? Checkliste für die laufenden Aufgaben einer Unternehmensleitung

14. Mai 2024 DigitalisierungAngela HamatschekLeave a comment

Als Einzelunternehmer stehen Sie täglich vor der Herausforderung, zwei sehr anspruchsvolle Rollen zu meistern: Sie sind einerseits Experten in Ihrem Fachgebiet, die mit Leidenschaft und Fachwissen ihr Geschäft vorantreiben. Andererseits sind Sie auch Manager Ihres eigenen Unternehmens, verantwortlich für die Organisation, Planung und strategische Ausrichtung. Diese Doppelfunktion erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, Organisationstalent und nicht zuletzt eine klare Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens.

In dieser Doppelrolle sind Sie gefordert, den Überblick über eine Vielzahl von Aufgaben zu behalten, die das Unternehmertum mit sich bringt. Von der Buchhaltung über Personalmanagement bis hin zur strategischen Planung – die Liste der Verantwortlichkeiten ist lang und vielseitig. Um Ihnen dabei zu helfen, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, haben wir eine Checkliste für das Jahr zusammengestellt. Diese soll Ihnen als Leitfaden dienen, um die vielfältigen Aufgaben strukturiert und effizient anzugehen. Denken Sie daran, diese Liste an Ihre individuellen Bedürfnisse und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Nun zu den Aufgaben und Tipps, die Ihnen helfen werden, das Jahr erfolgreich zu gestalten:

1. Der Papierkram-Tanz:

Altbelege, die nicht mehr benötigt werden? Es ist Zeit, sich von ihnen zu verabschieden. Schaffen Sie Ordnung!

2. Das Personal-Puzzle:

Beachten Sie die neuen Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung.
Der Mindestlohn hat sich geändert? Ein wichtiger Punkt für Ihre Gehaltsabrechnungen.
Überprüfen Sie Ihre Minijob-Verträge und passen Sie sie bei Bedarf an.
Entscheiden Sie weise bei der U1-Erstattung.

3. Externe Anfragen mit Finesse managen:

Haben Sie Änderungen im Transparenzregister eingetragen?
Ein Treffen mit dem Versicherungsmakler steht an – Zeit für einen Check der Deckungssummen.
Ist ein Relaunch Ihrer Homepage geplant? Jetzt könnte der richtige Zeitpunkt sein.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen zukunftsfähig bleibt. Was können Sie loslassen, was sollten Sie neu angehen?
Bereiten Sie sich auf anstehende Audits vor.

4. Der Banken-Dialog:

Halten Sie sich an die Kreditvorgaben Ihrer Bank.
Reichen Sie Ihre Planungsrechnung rechtzeitig ein.
Der Jahresabschluss steht an – halten Sie die Fristen ein.
Achten Sie auf auslaufende Kredite und deren Verlängerung.

5. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:

Gesellschafterbeschlüsse des vergangenen Jahres? Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater sie hat.
Neue Verträge? Ihr Steuerberater freut sich über die zeitnahe Zusendung .
Teilen Sie Ihre Prognosen für das kommende Jahr.
Gewinnveränderungen zum Vorjahr? Überprüfen Sie, ob Vorauszahlungen angepasst werden müssen.
Denken Sie an die Meldung über Anteilstausch.

Und hier sind drei Tipps, um all das zu meistern:

1. Kluges Delegieren: Sie sind der Kapitän Ihres Schiffes, aber Sie müssen nicht alle Aufgaben alleine bewältigen. Nutzen Sie die Stärken Ihres Teams und delegieren Sie Aufgaben, wo es sinnvoll ist. Tools wie Trello oder Meistertask können dabei helfen, den Überblick zu behalten.

2. Effektives Zeitmanagement: Planen Sie Ihre Woche strategisch. Widmen Sie bestimmte Zeiten spezifischen Aufgaben, um fokussiert und effizient zu bleiben.

3. Digitalisierung als Verbündeter: Setzen Sie auf digitale Lösungen, um Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Von der Buchhaltung bis zum Kundenmanagement gibt es zahlreiche Tools, die Ihnen den Alltag erleichtern können.

Abschließend möchten wir Ihnen sagen: Sie leisten Hervorragendes! Nehmen Sie sich auch die Zeit, Ihre Erfolge zu würdigen. Sie haben es sich verdient.

Frühjahrsputz im Büro – auch digital sinnvoll

6. Mai 2021 DigitalisierungErwin HamatschekLeave a comment

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

Vorsortierung
Bilden Sie drei „Haufen“:
• kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
• kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
• muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
Aufgabenorganisation
Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
geordnet:

A = Ablage/Scannen
Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
H = Handeln
Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
A = Abfall
Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.