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Der Digi-Train auf der Buchhaltungslinie nimmt Fahrt auf – Steigen Sie um in die erste Klasse

Jeden Monat immer wieder das Gleiche: für den Steuerberater die Buchhaltung vorbereiten. Wir kennen keinen, bei dem das eine Lieblingsbeschäftigung wäre. Machen Sie das selber? Oder vielleicht Ihr Partner? In größeren Betrieben haben Sie eine Bürokraft dazu. Trotzdem ist das lästig.

Zu allem Übel sollen alle Belege auch noch im Betrieb gescannt und dem Steuerbüro ins Portal hochgeladen werden.

Fachlicher Exkurs: Hintergrund sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD genannt. Denn diese fordern, dass eine Nachverfolgung vom Beleg zur Kontierung und umgekehrt möglich ist. Insbesondere kann das Belegbild mit dem Buchungssatz verbunden werden. Dazu braucht es aber einen digitalen Beleg.

Digi-Train Stufe 1: Dokumentenscanner

Die Belege sortieren und dann dem Steuerberater geben, damit der diese scannt, macht nun wirklich keinen Sinn. Den Deckel-auf- Deckel-zu-Scanner haben Sie ja hoffentlich durch einen Dokumentenscanner ersetzt? Der macht es einfach: Belegstapel auflegen, Scan-Taste drücken, und fertig. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Sie immer alle Belege im Haus haben und sich die Fahrten zum Steuerberater ersparen. Wenn Sie das bereits machen, dann Glückwunsch: Sie sitzen bereits im Digi-Train. Okay, noch in einem hinteren Wagen, sozusagen zweiter Klasse.

Digi-Train Stufe 2: Automatisierung

Was aber, wenn es noch smarter geht? Dass Sie im Idealfall gar nichts mehr machen müssten? Dass Sie nach vorne, in die erste Klasse wechseln können? Automatisierung ist das Stichwort. Stand heute lässt sich vielleicht nicht alles zu 100 % automatisieren, aber eventuell zu 80 %. Um das zu erreichen, müssten Sie an ein paar Stellschrauben drehen, etwas Geld in die Hand nehmen, eine neue Prozessbeschreibung für die Mitarbeiter erstellen und Ihre Verfahrensdokumentation anpassen. Schauen wir uns dazu die Bank, die Eingangsrechnungen und die Ausgangsrechnungen genauer an:

Kontoauszüge
Zuerst einmal die Kontoauszüge: Dass die Kontoauszugsdaten direkt vom Steuerberater abgerufen werden können, ist nichts Neues. Das machen Sie wahrscheinlich auch schon lange. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Es gibt keine fehlenden Kontoauszüge mehr. Dazu brauchen wir also nichts mehr schreiben.

Eingangsrechnungen
Nun zu dem für Sie wahrscheinlich neuen Prozess der Eingangsrechnungen: Lassen Sie sich im ersten Schritt eine weitere E-Mail-Adresse einrichten, nämlich Eingangsrechnung@… . Fordern Sie dann im zweiten Schritt alle Lieferanten auf, Ihnen nur noch die Rechnung per E-Mail an diese neue Adresse zukommen zu lassen. Das dauert eine Weile, bis jeder Lieferant das geändert hat.
Manche machen es leider nie. Da haben wir dann schon die Lücke in unserem Idealfall, denn hier müssten Sie nach wie vor scannen.

Nun kommen die Rechnungen dort an. Jetzt brauchen Sie noch ein kleines Softwaretool. Hier nennen wir mal „get my invoices“ oder den „invoicefetcher“. Lassen Sie dann eine automatische Weiterleitung von Eingangsrechnung@… an eines dieser Programme einrichten. Diese Softwareprogramme holen Ihnen nämlich zusätzlich alle von einigen Lieferanten in Portale abgelegte Rechnungen ab. Danach erfolgt eine Weiterleitung aller so gesammelten Rechnungen in das Portal des Steuerberaters.

Ausgangsrechnungen
Nun zu Ihren Ausgangsrechnungen: Versenden Sie diese per E-Mail? Dann lässt sich auch hier eine automatische Weiterleitung einrichten, sodass diese beim Versenden an den Kunden automatisch ins Portal des Steuerberaters gelangen. Alternativ kann die Datei des Fakturierungsprogramms übermittelt werden.

Sie sehen, die Digitalisierung macht erst richtig Spaß, wenn sie zur Automatisierung von Prozessen beiträgt. Oftmals kommt man im Tagesgeschäft nicht dazu, alles sofort umzusetzen. Das ist nicht schlimm. Machen Sie aber kleine Schritte und beginnen Sie mit einem Teilbereich. Im Digi-Train müssen Sie nicht immer sofort in der ersten Klasse in einem der vorderen Waggons sitzen, aber Sie sollten auf jeden Fall im Zug sein.
Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

3 Tipps für eine BP-konforme Rechnung

Nach getaner Arbeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Unterlaufen Ihnen hierbei Fehler, so kann es zu Reklamationen, verspäteten Zahlungseingängen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen kommen. Beachten Sie folgende drei Tipps, um negative Konsequenzen zu vermeiden – weitere vier Tipps erfahren Sie im nächsten Beitrag:

1. Rechnung GoBD-konform erstellen
Die verwendete Software zur Rechnungsschreibung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese von der Finanzverwaltung nicht bemängelt werden. So muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr veränderbar und mit einer fortlaufenden
Rechnungsnummer versehen sind.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit den Office-Programmen Excel oder Word, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu enormen Hinzuschätzungen führen.

Unser Tipp:
Stellen Sie Ihre Fakturierung auf professionelle Programme um, wie z.B. Lexoffice oder „Unternehmen online“ von der DATEV. Diese sind auch für kleine Betriebe geeignet und bieten sogar die Möglichkeit, Unterlagen GoBD-konform zu speichern. So können Sie in der Zukunft Ihren Papierverbrauch reduzieren.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf papierlose Prozesse.

2. Pflichtangaben vollständig erfassen
Zu den Pflichtangaben in einer Rechnung gehören gemäß § 14 UstG:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Leistungszeitpunkt
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
  • Entgeltminderungen
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Hinweise auf bestehende Steuerbefreiungen und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG

Sind die Angaben nicht vollständig, besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht gewährt. Daher ist es für Ihre Kunden wichtig, dass sämtliche Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind.

Achten Sie auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordern Sie bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Sie bezahlen. Andernfalls wird Ihnen das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.

3. frühzeitige Rechnungsstellung
Eine Pflichtangabe in den Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme des Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme
kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung und Inbetriebnahme. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigt werden müssen.

ACHTUNG: Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen. Dies gilt, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurde oder der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist.

Mehrwertsteuer – Weiterführende Informationen

Mit Anwendungsbeispielen für Teilzahlungen und Checkliste

Die Regierungskoalition hat im Rahmen ihres Konjunktur- und Krisenbewältigungspakets den Umsatzsteuersatz vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 von 19 % auf 16 % bzw. von 7 % auf 5 % gesenkt. Auf den ersten Blick für die Wirtschaft erfreulich. Wie bei Steuern insgesamt, besonders aber bei der Umsatzsteuer, sind es die Details bei der Umsetzung, die es Ihnen nicht ganz so einfach machen werden. Und zum 1. Januar 2021 müssen Sie ja den umgekehrten Weg in die „alte“ Umsatzsteuer zurück gehen.

Im PDF zum Download erhalten Sie die wichtigsten Informationen, die Ihnen den Handlungsbedarf aufzeigen.

Checkliste Mehrwertsteuersenkung