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Steuernachzahlungen vermeiden und Prozesse optimieren

Die Verfahrensdokumentation macht es möglich

Von der Pflicht zur Kür. Die 7 wichtigsten Fragen und Antworten haben wir für Sie zusammengestellt

  1. Verfahrensdokumentation – was ist das?
  2. Warum benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?
  3. Was kann Ihnen passieren, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
  4. Welchen Inhalt muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation haben?
  5. Wie unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation?
  6. Welchen weiteren Nutzen hat die Verfahrensdokumentation noch?
  7. Wie sieht der weitere Ablauf aus?

Thermopapierbelege aufbewahren?

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co.
Eine der Fragen greifen wir hier auf.

Muss ich wirklich jeden Thermopapierbeleg (z.B. Tanken, Buchhandlung, Restaurant) kopieren, aufkleben und aufbewahren?

Im Prinzip ja. Die Aufbewahrungspflicht für Belege betrifft grundsätzlich das Originalformat.

Unser Tipp: Es gibt in den neuen Vorschriften der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ endlich eine Möglichkeit, die Papierbelege (und zwar alle, nicht nur die Thermobelege) nach dem Scannen zu entsorgen. In der „Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen“ müssen Sie dafür Ihren „Beleg-Prozess“ dokumentieren.

Und zum Scannen unterwegs gibt es verschiedene Apps für Ihr Handy – so brauchen Sie den Beleg nicht einmal mehr nach Hause zu tragen. Wir empfehlen dazu die DATEV App Upload mobil, da sie die Belege direkt in Unternehmen Online hochlädt.

Gut zu wissen: Diese Verfahrensanweisung beinhaltet auch den Umgang mit mobilen Belegen, also Belege, die per Handy-App fotografiert und digitalisiert werden.

Bei der Erstellung dieser Verfahrensanweisung gibt es zwar einiges zu regeln – immerhin hat die Mustervorlage 27 Seiten. Doch der Grundaufwand lohnt sich, wenn dauerhaft die Ablage der Papierbelege wegfällt.

Gerhard Ehinger, unser Experte für Verfahrensdokumentationen, zeigt Ihnen individuell wie Sie von der Umsetzung profitieren.

Sein Profi-Tipp: Fehlt bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD kann es zu erheblichen Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. Ein weiterer wichtiger Grund, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie gern.

Kassennachschau – Unverhofft kommt oft und künftig immer öfter

Alle wissen es, doch kaum einer glaubt, dass es wirklich so kommt.

Seit 2018 ist die Kassennachschau durch das Finanzamt möglich – ohne Ankündigung!

Es ist Realität: Die Prüferinnen und Prüfer kommen unangemeldet in die Geschäftsräume und kontrollieren überfallartig die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Die dürfen das.

Na gut, sagen Sie sich wahrscheinlich. Meine Kassenführung ist in Ordnung. Was soll da schon passieren?

Und dann passiert es 

Der ausgewiesene Amtsträger gibt sich ganz entspannt bei der Betrachtung der Kasse und Belege … und fragt plötzlich nach einem Handbuch für die Kasse(n) und nach einer Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

Sie sind in guter Gesellschaft, wenn Sie noch nichts von einer Verfahrensdokumentation gehört haben – hilft aber nicht weiter.

Fehlen solche Unterlagen – wie auch Bedienungs- oder Programmieranleitungen und –aufzeichnungen –, werden dem Prüfer Tür und Tor geöffnet für Hinzuschätzungen bei Einnahmen und Gewinn.

Sollten Sie zu Ihren Kassensystemen (alt oder neu) keine Bedienungsanleitungen mehr haben, dann sprechen Sie umgehend Ihren Kassenaufsteller an. Als kassenführender Unternehmer sollten Sie, auch wenn Systeme ersetzt werden, sämtliche Altdokumentationen oder Anleitungen aufbewahren (zehn Jahre) und erforderlichenfalls vorlegen können. Schlimmstenfalls müssen Sie sogar alte Kassensysteme aufbewahren, wenn nur mit deren Hilfe (alte) Kassendaten lesbar oder auswertbar gemacht werden können.

Wenn Sie sich bisher mit dem Thema Kassennachschau nicht befasst haben – tun Sie es jetzt. Checken Sie, ob die oben genannten Unterlagen vorliegen, und fangen Sie an – am besten mit unserer Unterstützung – eine Verfahrensdokumentation zu schreiben.

Auch wenn Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Kasse trainiert und hierfür den sogenannten Trainingsspeicher genutzt haben, dann dokumentieren Sie dies ganz besonders mit Namen und allen anderen wichtigen Daten, die zur Klärung und Beseitigung böser Unterstellungen vorstellbar sind.

Dann sind Sie gut vorbereitet. 

Waren Sie nicht gut vorbereitet oder werden tatsächlich Fehler entdeckt, die zu einer falschen Besteuerung geführt haben, dann passiert Folgendes: In aller Regel teilt Ihnen der Prüfer mit, dass aufgrund der Prüfungsfeststellungen ein Übergang zur Außenprüfung (Betriebsprüfung komplett) erfolgt. Die Mitteilung erfolgt schriftlich, und mit ihr wird festgelegt, welche Steuerarten in welchem Prüfungszeitraum zu prüfen sind.

Spätestens jetzt sollten Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater umgehend hinzuziehen. Sie haben meist Zeit, die Unterlagen in angemessener Zeit vorzubereiten, und vielleicht findet man auch einen Weg, wie man „die Kuh vom Eis kriegt“.

Die Außenprüfung soll grundsätzlich dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden; deshalb ist auch zu Ihren Gunsten zu prüfen. Wenn Ihnen der vorgesehene Zeitpunkt des Prüfungsbeginns aus wichtigen Gründen nicht passt, können Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin gemeinsam einen anderen Prüfungsbeginn beantragen. Die Zeit bis zum Beginn sollte dann genutzt werden, die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten. Parallel kann eine Strategie entwickelt werden, die mögliche Hinzuschätzungen erträglich macht. Oder Sie finden mit uns einen Weg, das vermutete Mehrergebnis mit anderen Maßnahmen zu kompensieren.

Möglicherweise gibt es auch mehrere Möglichkeiten, den „Spieß umzudrehen“!

Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, dann gibt es im Rahmen einer Schlussbesprechung die Möglichkeit, einzelne Sachverhalte nochmals ausführlich zu erörtern. Hierbei hat sich schon manchmal das Blatt gewendet.

Machen Sie mit uns die Kassennachschau – Simulation und sprechen Sie uns. Wir unterstützen Sie tatkräftig.

Mehr Infos und ein Video finden Sie hier